ROC Midden Nederland biedt overzicht en gepersonaliseerde informatie met lancering informatieportaal MijN Start

ROC Midden Nederland verzorgt met zo’n 2.000 medewerkers het onderwijs voor ongeveer 20.000 studenten. Het onderwijsaanbod is ondergebracht in 12 mbo-colleges, VAVO Lyceum en mbo voor professionals met locaties in Utrecht, Amersfoort en Nieuwegein.

ROC Midden Nederland (ROC MN) beschikte over een intranet om informatie te delen met docenten en studenten. Echter, uit onderzoek bleek dat zowel medewerkers als studenten de voor hen relevante informatie niet goed konden vinden. Op het intranet stond veel informatie, maar het vinden van de juiste informatie was lastig en tijdrovend. Bovendien was het beheer op de documentatie onvoldoende belegd, waardoor de (eenmaal gevonden) informatie sterk verouderd kon zijn.

Intranet als ondersteuning van primair proces

‍De impact van dit platform strekt zich onder andere uit tot afdelingsmanagers, die worden ontlast in het verzamelen en organiseren van informatie ter ondersteuning van hun team en het primaire proces. Hiermee wordt de wendbaarheid van de organisatie vergroot en wordt een geïntegreerde, toegankelijke digitale omgeving gecreëerd die communicatie en samenwerking optimaliseert.

Florian: “De implementatie van MijN Start pakken we aan als programma. Ik zorg voor afstemming met de vele partijen die betrokken zijn, zodat de informatie juist, compleet en geverifieerd is. Alles dient in samenhang opgetuigd te worden met daarbij een kwaliteitsimpuls aan de informatievoorziening binnen het ROC MN. Zo dragen we gezamenlijk met zijn bij aan het succes van deze implementatie.”

Elles bood ondersteuning en coördineerde deze grote verandering op meerdere vlakken, waaronder communicatie, contentmanagement, integratie van bronsystemen en beheer.

Elles: “De betrokken partijen, zowel binnen ROC MN als daarbuiten, erkennen voor zichzelf een waardevolle rol in de totstandkoming van de resultaten van MijN Start. Dit geeft een grote positieve impact op primaire proces. De medewerker is minder tijd kwijt met zoeken naar de juiste informatie en deze tijd komt toe aan het onderwijs.”

Verandering & Communicatie

‍In het onderwijs komt een verandering vaak naast de reguliere werkzaamheden.

‍Elles: “Medewerkers moeten tijd vrijmaken om met het nieuwe intranet te leren werken en content naar het nieuwe intranet te migreren. We hebben workshops en inloopspreekuren georganiseerd om de medewerkers te ondersteunen bij het werken in het nieuwe Content Management Systeem (CMS), de “achterkant” van het intranet. Deze momenten waren er ook om samen te kijken naar oplossingen bij dingen die anders werken in het nieuwe systeem. Niet alles kan 1:1 worden overgezet. Soms is het een uitdaging om te kijken naar hoe iets eerst was en hoe het in de nieuwe situatie wordt. Met elkaar in gesprek gaan en blijven is essentieel bij verandering.”

Agenda en rooster in één oogopslag

‍Als grootste voordeel van MijN Start ziet Florian de combinatie van de twee meest gebruikte tools van docenten en studenten. In MijN Start worden drie belangrijke thema’s in één oogopslag getoond:

• Je Outlook agenda (afspraken en getailleerde info van les op bepaalde dag);
• Je persoonlijke lesrooster;
• Het nieuwsoverzicht.

Florian: “Deze weergave is uniek in onderwijsland. Hiermee is het vervelende klikken tussen je persoonlijke agenda en de rooster applicatie verleden tijd.”

Resultaat

‍De lancering van dit platform is bij aanvang van het nieuwe schooljaar ‘24- ‘25 gelanceerd. Met de inzet van Elles is er een duidelijk en kwalitatief fundament ontwikkeld waarmee de volgende fase van het project gestart kan worden. En dat is de implementatie van het Student Portaal. Programmamanager Florian begeleidt dit project met als doel om het Student Portaal in januari 2025 te lanceren.

“Onder deskundig projectleiderschap van Florian Harderwijk heeft ROC Midden Nederland tijdig en binnen budget Mijn Start voor medewerkers gelanceerd. Samen met de vakspecialisten van ROC Midden Nederland heeft Florian MijN Start succesvol geïmplementeerd. MijN Start helpt medewerkers om hun weg te vinden binnen ROC MN en is de centrale plek waar alles samenkomt. Een MijN Start voor studenten is nu in ontwikkeling.”

Nicoline Meijer, Directeur Marketing & Communicatie, opdrachtgeefster.