Snelle transitie door goede informatievoorziening

July

2021

Vanaf januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het preventieve en curatieve jeugdbeleid. Hieronder valt de gespecialiseerde zorg, de geestelijke gezondheidszorg voor jeugd (Jeugd-GGZ) en zorg voor jeugd met een licht verstandelijke beperking (Jeugd-LVB). Het decentraliseren van hulp bij de opvoeding van kinderen tot gespecialiseerde jeugdzorg had verstrekkende gevolgen. Je bent als organisatie ineens zelf aan zet. Hoe bereid je je voor op deze transitie? De Bascule schakelde ons in en samen gingen we aan de slag.

De Bascule was in 2014 een onafhankelijke GGZ-instelling voor Jeugd en Gezin. In 2019 is De Bascule gefuseerd (met Spirit) en nu bekend onder de naam Levvel.

De Bascule was, net als in vele andere GGZ-instellingen, onvoldoende voorbereid op de transitie die voor januari 2015 stond gepland. De organisatie wist wel wat de resultaten van de organisatie waren, maar kon niet voldoen aan de informatievraag van de gemeenten. Daarbij konden ze minder goed op detailniveau nagaan wat speelde, terwijl dit wel noodzakelijk is om tot besluitvorming te komen. Tijd voor actie.

Door interviews in de organisatie te houden werd duidelijk hoe de huidige informatievoorziening was ingeregeld en wat het werkelijke knelpunten waren.

Er werd ook vooruitgeblikt naar de wensen en eisen voor de toekomst en de borging van het proces rondom de informatievoorziening. Hieruit kwam naar voren dat er onvoldoende aansturing en eigenaarschap was met betrekking tot informatievoorziening. De informatievoorziening zou meer een standaardproces moeten zijn. Het zou dus een processturing moeten hebben.

Eén aanspreekpunt, de Informatie Manager

In overleg met opdrachtgever en voorzitter RvB is een aanbeveling gedaan gebaseerd op ASL en BISL om een Informatie Manager aan te stellen.

1. ASL beschrijft het beheer, onderhoud en vernieuwing van informatiesystemen en applicaties intern de ICT-organisatie.
2. BISL geeft richtlijnen hoe de gebruikersorganisatie omgaat met informatiesystemen en applicaties.

Deze twee raamwerken samen bieden een goede basis om processen, die zowel ICT als de gebruikersorganisatie raken, te beschrijven. Ze geven richtlijnen tot invulling van de organisatie van processen, waaronder de informatievoorziening.

We hebben een helder, gewenst functieprofiel beschreven, waaraan de Informatie Manager moest voldoen. En daarbij aangegeven op welke wijze deze persoon moest samenwerken met de RvB, Directie, Automatisering en Functioneel Applicatie Beheerders. De nieuwe Informatie Manager werd hiermee primair verantwoordelijk voor het proces tot informatievoorziening.

Deze rol is ook in de nieuwe organisatie, Levvel, doorgezet. De Informatie Manager blijft hiermee de spil in het proces rondom informatievoorziening en speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling van het bedrijf.

Bostec is onderdeel van Arlande.