Implementatie online archief zorgt voor nieuwe manier van werken bij de Marnix Academie

De Marnix Academie is een gespecialiseerde hogeschool op het gebied van onderwijs, een opleidings- en kennisinstituut voor onderwijsprofessionals. Deze professionals zijn werkzaam in het basisonderwijs, het voortgezet onderwijs, het MBO of de kinderopvang. De overgang van een fysiek naar een online archief was noodzakelijk om te voldoen aan de archiefwet en de toegankelijkheid van documenten te verbeteren. De Marnix Academie stond voor de uitdaging om het online archief te laten landen in de organisatie en de medewerkers te activeren dit archief te gaan gebruiken. Een opdracht waarbij Serena Thier, ervaren verandermanager bij Arlande, samen met het team van de Marnix Academie een verandermanagement plan schreven en realiseerden.

‍Van 100 naar 2700 documenten in het online archief

‍Dankzij de samenwerking met de Marnix collega’s nam het aantal gedocumenteerde processen en documenten significant toe, van 100 naar meer dan 2700! Hiermee beschikt de Marnix Academie nu over een ingericht en geborgd online archief. Dit draagt bij aan een beter overzicht en vindbaarheid van documenten.

‍Advies voor effectiever gebruik documentbeheer

‍Door de gesprekken met diverse medewerkers over het online archief ontdekte Serena dat er bij veel medewerkers behoefte is aan duiding over het gebruik van documentbeheer. Gewenst inzicht in: Welke documenten worden opgeslagen op Teams of Onedrive? Of hoe lang bewaar ik documenten? Samen met de adviseurs van de Marnix Academie schreef ze een adviesrapport over documentbeheer.

Dit rapport bevatte 3 belangrijke aanbevelingen:

• efficiënter beheer van documenten

• het verminderen van dubbele opslag  

• opleiden van Microsoft office ambassadeurs  

Het advies werd vastgesteld tot een beleidsstuk en vertaald tot een implementatieplan.

Inmiddels heeft Serena haar werkzaamheden overgedragen aan een medewerker van de Marnix Academie. Het eigenaarschap ligt daarmee weer binnen de organisatie. En gezien de positieve feedback van medewerkers en bestuur op het advies- en implementatieplan van Serena, is de waarde van het project bevestigt.

“Nadat het project stil heeft gelegen heeft Serena een doorstart voor elkaar gekregen. Ondanks het stoffige imago van archiveren heeft zij de collega’s in beweging gekregen en overgezet in de actiestand. Dit is heel waardevol voor ons geweest.”

‍Marc Linthorst, Manager Bedrijfsbureau Marnix Academie