Graafschap College start flexibiliseren onderwijs met standaardisatie processen

May

2024

Met bijna 10.000 studenten en meer dan 1.000 medewerkers is het Graafschap College het grootste regionaal opleidingscentrum (roc) voor beroepsonderwijs en educatie in de Achterhoek en een deel van de Liemers. Ze biedt mbo-onderwijs aan in nagenoeg alle richtingen, vanuit meerdere locaties in Doetinchem, Groenlo en Winterswijk. Het Graafschap College is een grote organisatie, maar richt zich kleinschalig in. De verschillende locaties hebben een eigen karakter en sfeer. Ze doen er alles aan om studenten een veilige en vertrouwde leeromgeving te bieden.

Eén Graafschap College als partner voor een leven lang ontwikkelen

Om met het onderwijs blijvend aan te sluiten op de snelle veranderingen van de maatschappij en in het werkveld, werken de onderwijsteams voortdurend aan innovatief, hybride en gepersonaliseerd onderwijs. Binnen de opleidingen Zorg & Welzijn is behoefte aan flexibilisering van het onderwijs. Om dat op te starten en de impact van veranderingen te bepalen is het belangrijk de huidige situatie in beeld te brengen. Op verschillende plekken binnen de organisatie ontstaat de behoefte om processen inzichtelijk te maken. Hiervoor werd Lianne de Vries als CONSULTANT PROCESMANAGEMENT aangesteld.

Processen in kaart door workshops

Voor diverse stakeholder groepen heeft Lianne workshops georganiseerd om zo de processen uit te werken en te digitaliseren aan de hand van het MORA Hoofdprocesmodel. Daarnaast is na marktonderzoek een tekentool geselecteerd en een publicatiemethode bedacht. Lianne: “Zo komt er meer overzicht, eenduidig begrip van een proces en transparantie over afdelingen heen. Collega's snappen beter hoe hun werkzaamheden onderdeel uitmaken van het grotere geheel en kwamen tijdens workshops zelf tot verbeteringen voor een soepel flow."

De opdracht is verdeeld in drie sporen:

Het uitwerken van de processen met stakeholders

Het testen en selecteren van een passende tekentool voor de processen

Het onderzoeken van de beste publicatiemethode van de uitgewerkte processen

‍

“Ik startte met het identificeren van de juiste stakeholders voor de workshops. Toen die aan boord waren, was het soms de uitdaging om tijd te vinden in de agenda’s en ritmisch aan de slag te gaan. Bijna elke workshop had weer andere deelnemers en dat is heel goed: de mensen zijn expert op hun gebied en die expertise wil ik op papier krijgen in een procesvorm. Tegelijkertijd ontmoeten mensen elkaar in een nieuwe setting en brainstormen over hoe ze hun werk doen en hoe het handiger/sneller kan. Dit leverde een geweldig resultaat op, onderlinge verbinding en draagvlak."

- Lianne de Vries

Lianne’s rol bestond uit het organiseren van de drie sporen, waarvan het grootste deel het begeleiden van werkgroepen in hun procesdeken en professioneel beschrijven van processen omvat. De stakeholders in werkgroepen komen van verschillende plekken in Zorg & Welzijn.

Lianne organiseert en begeleidt workshops voor verschillende groepen om hun proces a.d.h.v. de MORA hoofdprocessen (model van MBO Digitaal) uit te werken. De uitwerkingen worden gedigitaliseerd op het intranet van het Graafschap College, zodat voor iedereen transparantie en eenduidigheid in verwachtingen, werkzaamheden en afhankelijkheden is.

In de workshops begeleidde Lianne het denken in processen en het juist opschrijven van de stappen. Dat werd gedaan door vragen te stellen, te herhalen, te toetsen en zaken voortdurend specifiek te maken (wat, wie, in welk systeem, wat levert de stap op). Ook belangrijk was de teamontwikkeling en het maken van een leuke, interactieve ervaring met humor in overvloed.

Resultaat

Het eindresultaat van de workshops zijn beschreven processen aan de hand van BPMN 2.0; logisch en gestructureerd weergegeven, eenduidig en in één oogopslag overzichtelijk. Het resultaat van de andere twee sporen is een centrale, transparante en aantrekkelijke weergave die makkelijk vindbaar is voor de collega’s. Daarbij zijn relevante documenten en links gekoppeld aan de stappen in een proces. Zo heeft het Graafschap College nu inzicht en een tastbare basis voor verandering.