De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) hebben vier gemeenschappelijke diensten die de faculteiten ondersteunen bij het onderwijs en onderzoek.
In 2023 heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de verdere verbetermogelijkheden voor de gemeenschappelijke diensten. De huidige kwaliteit van de dienstverlening staat daarbij niet ter discussie, maar de vraag is of er nog meer uit de samenwerking gehaald kan worden. Het gaat daarbij niet alleen om de samenwerking tussen de gemeenschappelijk diensten onderling, maar ook de samenwerking met staven en faculteiten.
Het onderzoeksrapport was helder: verbeteringen bleken wenselijk en verdere doorontwikkeling mogelijk. De vier directeuren tekenden de weg vooruit in een roadmap en voor de coördinatie hiervan is Annemiek Huisman van Arlande gevraagd. Annemiek had net een opdracht afgerond bij het College van Bestuur van de HvA en was daardoor een passende kwartiermaker voor deze opdracht.
Governance als fundament: zonder structuur geen vooruitgang Samenwerken voor meer impact De ambitie van beide onderwijsinstellingen is om de ondersteuning door de diensten te optimaliseren. Hoe? Door de vier diensten meer te laten samenwerken en projecten gezamenlijk op en aan te pakken. Ook was er behoefte om het beleid van de UvA en HvA beter op elkaar af te stemmen, zodat dit voor diensten uitvoerbaarder en efficiënter is. En dat onder leiding van een coördinator. In haar rol als programmamanager stuurt Annemiek op voortgang en rapporteert zij hierover aan de directeuren en de colleges van bestuur van UvA en HvA.
Verwachtingen spiegelen en bijstellen: een sleutel tot succes Annemiek: “Ik gaf strategisch advies aan de vier directeuren en de projectleiders. Bij de start van de uitvoering van de roadmap bleek verschil in verwachtingen over het overkoepelende doel en dat dit verschil niet expliciet werd gemaakt. Door dit te signaleren en te spiegelen richting de directeuren, zorgde ik dat het goede gesprek aan de juiste tafel gevoerd werd. Hierbij maakte ik ook gebruik van mijn opgebouwde netwerk binnen de organisatie.”
Eigenaarschap creëren begint met duidelijkheid Met vier diensten op verschillende locaties is het afstemmen van (beleids)keuzes gericht op de gezamenlijke ontwikkeling niet altijd makkelijk. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Ligt de focus op de individuele dienst of is er toch sprake van een dienstoverstijgend belang? De oplossing om integrale beslissingen te kunnen nemen is om één persoon verantwoordelijk te maken voor de coördinatie. En om helderheid te creëren over verantwoordelijkheden, om zo eigenaarschap mogelijk te maken. Het inrichten van de programmagovernance was de benodigde stap om vooruit te kunnen.
Van visie naar structuur: de kracht van programmagovernance Governance heeft betrekking op verschillende aspecten binnen een organisatie en gaat over zowel besturen en richting geven aan de organisatie en verantwoordelijkheid en zeggenschap inregelen binnen een organisatie.
Annemiek: “Good governance stelt het bestuur en management in staat onderbouwde beslissingen te nemen en aan de gestelde kaders te voldoen. Samen vooruitkijken, samenwerken en besluiten nemen wordt makkelijker als alle neuzen dezelfde kant op staan.
Bestendigen van samenwerking: governance in de praktijk In 8 maanden tijd zorgde Annemiek samen met de vier dienstdirecteuren voor de inrichting van een governancestructuur. Iedereen weet nu wat hij of zij moet doen en welke rapportagestructuur er is. Dit geeft de 4 directeuren én de projectleiders helderheid en structuur.
Annemiek: “Ik ben onder de indruk van de sfeer bij de diensten; iedereen is betrokken en heel benaderbaar. Ik heb gezien dat er al veel verbindingen tussen de diensten onderling en met de HvA/UvA zijn en er wordt door het management ook ruimte geboden voor eigen initiatieven om de verbindingen waar mogelijk verder uit te breiden. In mijn rol heb ik bijgedragen aan meer samenwerking door belemmeringen in kaart te brengen en de directeuren en projectleiders te adviseren over mogelijke oplossingen.”
“Annemiek heeft ons geholpen met de roadmap en ons een spiegel voorgehouden door met ons het goede gesprek te voeren. Hierdoor is de samenwerking nog verder verbeterd en kunnen de verschillende onderwerpen worden doorontwikkeld.”Directeur Administratief Centrum, Carola Galjaard 
