Breng alle stakeholders in beeld en leg vast wat de behoeften zijn. Praat met zorgmedewerkers en leg het huidige proces vast: wie ontvangt de oproep, binnen welke tijd reageert wie en hoe escaleert een alarm?
Harry: “Maak processen meetbaar. Doe geen aannames. Meten is weten. Kijk naar piekmomenten, nachtzorg en overdrachten. Zonder heldere processen wordt elke oplossing een moeizaam traject.”
Het fundament ligt bij inzicht in het werk van de zorgmedewerker – niet in de mogelijkheden van de leverancier.
Wijs één proceseigenaar aan — liefst een zorgmanager die de vloer kent. Regel daarnaast een bestuurlijke sponsor met mandaat en budget.
Marc: “Je wilt geen project dat ongecontroleerd en geleidelijk uitbreidt qua omvang nadat het project is gestart. Extra taken, functies of eisen hebben direct invloed op tijd en budget. Eigenaarschap helpt om deze ‘scopecreep’ te voorkomen.”
Een betrokken sponsor houdt het tempo vast en zorgt dat besluiten daadwerkelijk worden genomen.
Gebruik je cameratoezicht of slimme sensoren? Weet wat mag en niet mag. Bepaal doel, noodzaak en proportionaliteit, en kies oplossingen die voldoen aan de AVG en NEN-normen.
Harry: “AVG en NEN-normen zijn geen bijzaak. Ze beschermen bewoners én organisatie.”
Maak duidelijke afspraken over bewaartermijnen, logging en autorisaties en informeer bewoners en familie transparant. Zo voorkom je risico’s en creëer je vertrouwen.
Selecteer een partner met bewezen VVT-ervaring en gevoel voor jouw organisatiecultuur. Vraag referenties op bij vergelijkbare instellingen, toets service en bereikbaarheid, en bespreek exit-mogelijkheden.
Marc: “Laat je niet verleiden door gadgets. Vraag om een proefopstelling en beoordeel stabiliteit, dekking en gebruiksgemak. Ga uit van behoefte, belofte en bewijs – kopen komt later.”
Zo neem je de organisatie mee van denken naar weten en bouw je aan duurzame samenwerking.
Vertaal de behoefte van de werkvloer naar concrete user stories: wie krijgt welk alarm, wanneer en hoe? Wat is stille alarmering, hoe werkt escaleren bij uitblijven van reactie, welke rapportages zijn nodig?
Imre: “Gebruik geen techniektaal, maar zorgtaal. Laat het ontwerp bewijs leveren dat het proces beter wordt.”
Zo worden medewerkers betrokken en ontstaat draagvlak. Uniformering van processen helpt bovendien om medewerkers flexibel over locaties in te zetten.
Zorg voor een betrouwbaar netwerk met goede wifi-roaming, ‘Quality of Service’ en segmentatie. Leg integraties vast met ECD, telefonie, brandmeldsystemen en toegangscontrole.
Harry: “De continuïteit van de zorg komt behoorlijk in de knel bij uitval van een zorgoproepsysteem. Een robuust netwerk is noodzakelijk.”
Kies bewust voor cloud of on-premise, borg ‘security en privacy by design’ en zorg voor monitoring met heldere escalatiestructuren.
Maatwerk lijkt klantgericht, maar maakt beheer en updates complex en kostbaar.
Marc: “Standaardiseren is geen keurslijf — het is de basis voor groei. Door processen te standaardiseren, bouw je een stabiele en betaalbare organisatie. Pas dan kun je echt verbeteren, vernieuwen én flexibel blijven.”
Standaardiseren om te kunnen flexibiliseren: het klinkt saai, maar het werkt.
Laat verpleegkundigen meedenken, testen en verbeteringen aandragen.
Harry: “Communiceer uitvoerig met zorgpersoneel en vraag hen mee te denken.”
Werk met superusers per team en observeer het echte gebruik in de praktijk. Acceptatie volgt uit betrokkenheid — weerstand verdwijnt zodra medewerkers hun eigen verbeteringen terugzien.
Maak een kort, herhaalbaar opleidingsprogramma, ook voor tijdelijke krachten. Combineer e-learning met praktijktraining en plan opfrissessies.
Imre: “Borgen is discipline, geen eenmalig moment.”
Leg werkafspraken vast in protocollen en meet naleving. Nieuwe collega? Dan direct inwerken op het zorgoproepsysteem. Zo blijft kennis actueel en borg je continuïteit.
Richt een regieorganisatie in met duidelijke rollen, overlegstructuren en SLA’s.
Harry: “Blijf meten. Met deze data stuur je bij.”
Definieer KPI’s zoals responstijd, storingsduur en gebruikerstevredenheid. Maak een beheerplan met afspraken over incidentmanagement, updates en lifecyclebeheer — zodat continuïteit gegarandeerd blijft.
De implementatie van een zorgoproepsysteem raakt meer dan technologie. Het gaat over veiligheid, werkdruk en vertrouwen.
Marc: “We zien dat medewerkers zich prettiger voelen als de techniek betrouwbaar is en aansluit bij hun manier van werken. Dat scheelt stress én fouten.”
Imre: “De grootste winst? Bewoners die zich vrijer voelen, medewerkers die minder hoeven te rennen en managers die eindelijk inzicht hebben in wat er echt speelt.”
Zorgorganisaties die investeren in mensgerichte technologie kunnen de kloof tussen zorgvraag en personele capaciteit overbruggen.
Marc: “De kunst is om technologie in te zetten als hefboom voor betere zorg. Dat vraagt leiderschap, visie en structuur.”
Harry: “Onze rol als interimmanager is om dat proces te begeleiden – met oog voor de praktijk en respect voor de mensen die het werk doen.”
Harry is Interim Manager bij Arlande. Hij is gespecialiseerd in management in de breedste zin van het woord. Hij heeft projecten uitgevoerd op het gebied van Interim, project, proces en portfoliomanagement.
bekijk profiel
Marc Janssen, Lead vakgroep Interim Management bij Arlande publiceert veelal vanuit zijn eigen verwondering over thema’s bij klanten en maatschappij.
bekijk profiel
Imre is Projectmanager bij Arlande. Hij is gespecialiseerd in het uitvoeren van (technische) IT projecten. Kwaliteiten die mij kenmerken liggen op het vlak van het aanbrengen van structuur, duidelijkheid, heldere haalbare planningen en een open en heldere communicatie.
bekijk profiel