4500 Zorgcirkel medewerkers binnen drie maanden over op AFAS HRM

August

2025

De Zorgcirkel is een grote zorgorganisatie met 4500 medewerkers die zich dagelijks inzetten voor de ouderenzorg in Noord-Holland. Innovatie en efficiëntie zijn essentieel in deze sector en daarom besloot de Zorgcirkel om AFAS ook in te zetten voor hun HR-activiteiten, naar aanleiding van eerdere positieve ervaringen met AFAS Financiën.

De livegang van AFAS HR per 8 januari 2025 vroeg echter om méér dan een technische implementatie. De organisatie moest begeleid worden in de overgang, met aandacht voor mens, proces en inhoud. Typisch een klus voor Arlande. Verandermanager Lianne de Vries, met mentaliteit “Ja, en!” pakte deze uitdaging met beide handen aan.

Een veranderaanpak in razend tempo

‍Toen Lianne startte in september 2024, stond er veel op het spel: “We hadden drie maanden de tijd om 4500 medewerkers voor te bereiden op het werken met een compleet nieuw HR-systeem.” De context was complex: meerdere HR-systemen draaiden naast elkaar en de organisatie zat midden in de overgang naar één systeem.

Lianne stelde direct orde op zaken door een integraal veranderplan te maken. Hierin bracht zij samen met haar team van HR- en communicatieprofessionals in kaart:

Welke doelgroepen er zijn en wat zij moeten weten, kunnen en voelen
Welke kernboodschappen voor wie van belang zijn
Welke middelen zijn er voor communicatie en HR-activiteiten

Dit leidde tot een veranderplan waarin HR-, communicatie- en veranderactiviteiten waren geïntegreerd, met een opbouw van inhoud en intensiteit richting het moment van livegang.

Focus op kennis, vaardigheden en mindset

‍Het veranderplan was niet alleen gericht op communicatie, maar ook op gedragsverandering. Lianne: “Kennis is de basis, maar verschillende doelgroepen hebben verschillende kennis en vaardigheden nodig om met het systeem te werken. En minstens zo belangrijk is de juiste mindset: snappen waarom deze verandering nodig is.”

Daarnaast hield ze rekening met dynamiek: “Halverwege het traject ontdekten we bijvoorbeeld dat de vrijwilligers meer betrokken moesten worden. Dat pasten we meteen aan in ons plan.”

Samenwerking als succesfactor

‍De kracht van de aanpak lag in de afstemming. Lianne werkte nauw samen met HR, MarCom, de personeels- en salarisadministratie, maar ook met functioneel beheer en kwaliteitszorg. “In de dagelijkse sturing leg ik focus op drie aspecten: de persoon, het proces en de inhoud. Wat hebben mensen nodig om samen te werken? Wat verwachten ze van elkaar? Welke deadlines hebben we en hoe gaan we de producten opleveren?”

Het team sprak wekelijks over de voortgang en leverde concrete producten op. Denk aan heldere one- pagers voor teamleiders tot blogs, nieuwsberichten, trainingsmateriaal en fotoreportages. Daarbij stuurde ze bij waar nodig. Door de herfstvakantie en andere planningsissues heen wist Lianne de lijn vast te houden, mét maandelijkse rapportages aan de stuurgroep.

Het team werkte hard, bleef realistisch, besprak de afwegingen en leverde de gewenste kwaliteit. Lianne: “Soms kun je iets niet voor elkaar krijgen zoals je in eerste instantie wilde, of is een gebruiker ontevreden over een functionaliteit. Mijn ervaring is dat als je oprecht luistert en uit kan leggen waarom een bepaalde keuze nodig is, mensen wél begrip krijgen, zelfs al hadden ze liever een andere uitkomst gezien. De menselijke verbinding blijft essentieel voor een gedragen verandering.”

Concreet en adaptief in uitvoering

‍Twee voorbeelden illustreren de complexiteit van deze opdracht:

Een one-pager leek klaar voor gebruik, maar bleek beleidskeuzes te vereisen die nog niet waren gemaakt. Door snelle schakeling met de stuurgroep werd dit opgelost.
Voor vragen over het systeem was een proces ingericht, maar de praktijk bleek weerbarstiger: er kwamen meer vragen binnen dan voorzien, met kortere responstijden. De oplossing? Extra capaciteit vrijmaken en vragen categoriseren op discipline en complexiteit – inclusief governance-inrichting. De vragenstellers werden begeleid in de acties: er werd gecommuniceerd dat hun vragen waren ontvangen en de beantwoording wat langer kon duren. Op die manier werd de verwachtingen gemanaged.

Resultaat: live én geborgd

‍Op 1 januari 2025 was het zover: AFAS HRM werd succesvol gelanceerd bij de Zorgcirkel. Dankzij de intensieve voorbereiding onder leiding van Lianne begonnen de duizenden medewerkers met kennis van zaken en vertrouwen aan de nieuwe werkwijze.

Ook na de livegang bleef de aandacht hoog: januari en februari stonden in het teken van nazorg en borging. Lianne: “Alles is met elkaar verweven. De communicatie, de livegang, de samenwerking. Ik ben trots dat het gelukt is om dat overzicht te behouden.”

Verbinding op strategisch en tactisch niveau

Lianne schakelde voortdurend tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ze stemde af met diverse belanghebbenden met uiteenlopende belangen, woog prioriteiten tegen elkaar af en maakte keuzes, bewaakte het onderlinge verband tussen de verschillende activiteiten, stuurde het team dagelijks aan op concrete opleveringen én legde verbindingen, zowel horizontaal tussen afdelingen als verticaal richting management en uitvoering.

“De livegang van AFAS HRM binnen onze organisatie, met 4500 medewerkers, was een enorme uitdaging – in tijd, omvang én impact. Dankzij de doortastende en mensgerichte aanpak van Lianne zijn we erin geslaagd deze verandering niet alleen succesvol te realiseren, maar ook écht te laten landen in de organisatie. Zij bewaakte overzicht en voortgang, gaf richting én ruimte en hield oog voor de mensen. Haar betrokkenheid en sturing hebben het verschil gemaakt.”

Marco de Wit, Projectleider AFAS voor deZorgcirkel

Daarom Arlande

‍Arlande ondersteunt organisaties in het publieke domein bij complexe veranderingen, met oog voor mens, proces en inhoud. Lianne’s rol bij de Zorgcirkel onderstreept hoe cruciaal verandermanagement is bij digitale transformaties.