Van crisis naar continuïteit: hoe GGD GHOR haar IV-landschap structureel versterkte

Van tijdelijke inzet naar structurele inbedding 

De transitie van tijdelijke organisatie naar staande organisatie werd projectmatig aangepakt. Noah richtte een speciaal projectteam op. Dit team stelde een plan van aanpak op met duidelijke projectdoelen en deliverables: 

1. Inventarisatie opgerichte applicaties 
Tijdens de Coronapandemie is in zeer korte tijd een bijzonder uitgebreid applicatielandschap ontwikkeld. Nadat de pandemie was beëindigd, bleef een deel van dit landschap actief, ondanks dat sommige oplossingen niet meer nodig waren. Met de transitie naar de staande organisatie en de afname in capaciteit, ontstond hierdoor een behoefte voor het in kaart brengen van een het huidige landschap, de zogenaamde ‘ist’-situatie, zodat vanuit hier bepaald kon worden wat wel en wat niet gemigreerd kon worden. Het team was verantwoordelijk voor het in kaart brengen van deze ist-situatie. Voor de applicaties die wel gemigreerd werden was het team verantwoordelijk voor succesvolle migratie en adoptie aan de kant van de staande organisatie. 

2. Pakket van eisen voor overname applicaties
‍Het team benaderde alle IV-loketten binnen de staande organisatie. Aan deze loketten werd gevraagd welke minimale eisen en voorwaarden zij stelden aan de diensten en applicaties, voordat deze konden worden overgenomen. Aan de hand van dit pakket aan minimale eisen werden alle applicaties beoordeeld. Hieruit volgde verschillende werkzaamheden, zoals het inventariseren van missende gegevens en informatie, het afstemmen en inrichten van eigenaarschap voorapplicaties waar dit nog ontbrak en het begeleiden van adoptie.  

3. Grondige validatie en controle contracten
‍Sommige applicaties hadden nog lopende contracten, terwijl zij niet langer relevant waren. Deze contracten werden beëindigd. Voor andere applicaties moesten contracten juist worden verlengd om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. 

"Ik ben het meest trots op de realisatie van het burgerportaal GGDafspraak.nl. Dit platform heeft zich ontwikkeld tot hét Corona afspraken portaal voor GGD GHOR Nederland, uniform over de25 GGD’en.

Michiel

Eén portaal, één aanpak, 25 GGD’en 

Het resultaat van dit transitieproject was een helder overzicht van alle dienstenen applicaties die moesten worden overgedragen naar de staande organisatie, inclusief de bijbehorende werkzaamheden en verantwoordelijkheden voor het beheren en in gebruik nemen van de applicaties. 

Dankzij een gestructureerde aanpak konden de IV-loketten in de staande organisatie de COVID-bestrijdingsdiensten succesvol overnemen. Hierdoor bleven de diensten voor de burger optimaal beschikbaar en werd de continuïteit van de bestrijding van het virus gewaarborgd, zonder dat een aparte crisisorganisatie hiervoor nodig was.

“De transitie van crisisorganisatie naar een geïntegreerdonderdeel van de vaste organisatie was een complex en gevoeligproces. Mede dankzij de inzet van Michiel en Noah is deze overgang niet alleenzorgvuldig, maar ook duurzaam gerealiseerd. Zij brachten structuur enoverzicht, maar ook daadkracht en pragmatisme. In hun projectaanpak hielden zijoog voor het doel en grotere geheel.”

Theodoor Deddens en Covid IV programmamanager GGD GHOR

‍