Van losse initiatieven naar een strategisch gestuurd portfolio (Careyn)

February

2026

Veel zorgorganisaties herkennen het: steeds meer projecten, veranderende prioriteiten en structurele schaarste aan capaciteit. Ook bij Careyn, een grote zorgorganisatie actief in ouderenzorg en thuiszorg, groeide de behoefte aan overzicht en samenhang. Met het inrichten van portfoliomanagement maakte Careyn de stap van sturen op gevoel naar sturen op inzicht, met duidelijke prioriteiten en als doel meer rust in de organisatie.

Hoe Careyn grip kreeg op haar zorgportfolio met portfoliomanagement

Vanwege gebrek aan inzicht werd Niels Meeder van Arlande gevraagd om te starten in de rol van PMO met een duidelijke opdracht: breng de voortgang voor de lopende projecten in kaart. Wat begon als een rol met één focuspunt, groeide al snel uit tot een steeds bredere en complexere portfoliomanagementrol.

De ambitie van Careyn

‍Van losse projecten naar samenhang en strategische sturing. Niet langer brandjes blussen, maar bewust keuzes maken. Met één helder overzicht van het totale portfolio, duidelijke prioriteiten en een werkwijze die rust, voorspelbaarheid en eigenaarschap brengt in een complexe zorgomgeving.

Daarom Arlande

‍Careyn zocht een professional die verder kijkt dan rapportages alleen. Iemand die structuur kan aanbrengen, maar ook meebeweegt in een dynamische zorgcontext, mensen weet mee te nemen en processen kan helpen vormgeven.

Arlande werd gevraagd vanwege haar ervaring in de zorg en haar expertise in portfoliomanagement en organisatie-inrichting. Niels bracht daarin precies de combinatie die nodig was: analytisch sterk, verbindend in de samenwerking en in staat om in zijn rol door te groeien.

Niels, portfolio management officer bij Arlande: “Het mooiste aan deze opdracht is dat je echt iets achterlaat. Door de inventarisatie rondom de gevraagde capaciteit voor de strategische projecten is er nu inzicht wat er gevraagd wordt vanuit de organisatie over 2026. Dat was er simpelweg nog niet. Je bouwt samen aan het fundament van portfoliomanagement.”

"Ik heb Niels ervaren als een prettige en betrouwbare collega met een positieve instelling".

Emilie Steeghs, interim portfoliomanager Careyn

Aanpak & rol van Niels;

1. Start met inzicht en structuur

‍Niels begon met het verbeteren van voortgangsrapportages door integrale voortgangrapportages te ontwikkelen. Hierdoor ontstond voor het eerst een concreter beeld van lopende projecten en hun voortgang.

2. Verbreding naar het volledige portfolio

Met de komst van een nieuwe directeur ontstond de ambitie om niet alleen te rapporteren, maar het gehele projectportfolio strategisch te organiseren. Niels groeide mee in deze ontwikkeling en nam, in samenwerking met de portfoliomanager, een rol in het:

categoriseren van projecten (strategisch, afdeling & district/netwerk);
koppelen van projecten aan opdrachtgevers op directieniveau;
inzichtelijk maken van de gevraagde capaciteit voor de strategische projecten.

3. Fundament voor projectmanagement
Samen met het Projectbureau ontwikkelde Niels de basis voor het volledige projectmanagementproces:

afspraken over fasering en besluitvorming volgens de gewenste methodiek;
formats en procesbeschrijving voor het projectmanagementproces;
duidelijke rollen voor projectmanagers en opdrachtgevers.

Dit proces wordt momenteel verder uitgewerkt en zorgt ervoor dat nieuwe initiatieven straks structureel worden beoordeeld, wat leidt tot weloverwogen strategische keuzes over de inzet van middelen en prioriteiten. Daarnaast werkte hij samen met portfoliomanager en applicatiebeheerders aan de verfijning van een portfolio- & projectmanagement app, waarmee inzicht ontstaat in voortgang, budgetten en planning.

4. Stabiliteit in een onrustige fase
In een periode waarin het team sterk wisselde, bracht Niels continuïteit. Door te blijven investeren in samenwerking, enthousiasme en praktische oplossingen, groeide het Projectbureau van 6–8 naar 13 medewerkers en ontstond er opnieuw vertrouwen en eigenaarschap.

Resultaat

‍Met dank aan de bijdrage van Niels beschikt Careyn nu over:

een gedefinieerde strategie voor de inrichting van het projectmanagementproces;
een nieuw ingerichte MS Teams structuur, gebaseerd op deze strategie;
een toolbox met producten t.b.v. het projectmanagementproces;
concreet inzicht in de benodigde capaciteit richting 2026 voor de strategische projecten, inclusief een stappenplan voor de inventarisatie van de capaciteit van de overige projecten;
een stevig fundament voor verdere professionalisering.

Het proces is vastgesteld en goedgekeurd door het directieteam en vormt de basis voor toekomstige keuzes.

“Wat ik het meest waardeer in onze samenwerking met Niels, is hoe hij rust en structuur wist te brengen in een periode vol verandering. Zijn scherpe analyses, verbindende stijl en pragmatische aanpak hebben ons niet alleen overzicht gegeven, maar ook het vertrouwen om als organisatie écht strategische keuzes te maken. Dankzij zijn bijdrage staat er nu een stevig fundament voor portfoliomanagement waar we op kunnen bouwen”.

Arjo Hoogwerf, directrice Innovatie, Kwaliteit & Projecten (IKP) bij Careyn