HLTsamen: Van crisisorganisatie naar stabiele projectorganisatie

De opzet van deelprojecten

Onder deze projectorganisatie, waarbij Suzanne Jongerius de projectleider rol vervulde, vielen meerdere deelprojecten. Naast het realiseren van huisvesting, moest er ook gezorgd worden voor andere basisbehoeften. Denk aan zorg, onderwijs, leefgeld, werk en dagbesteding. Vanwege de kwetsbare situatie van de ontheemden, was veiligheid een belangrijk onderwerp. Ook moest onder meer de communicatie, juridische zaken, financiën en burgerzaken goed ingericht worden, evenals het welzijn en uitvoerende werkzaamheden op de opvanglocaties.

Al de bovengenoemde deelonderwerpen zijn onderverdeeld onder verschillende deelprojecten.

Voor het oppakken en uitvoeren van deze deelprojecten zijn deel-projectleiders en experts ingehuurd en aangesteld. Samen met de projectleider en projectondersteuning vormden zij het projectteam, dat regelmatig bij elkaar kwam en (gezamenlijk) uitvoering gaf aan de werkzaamheden.  

“Het project voor de opvang van Oekraïense ontheemden binnen HLTsamen heeft veel maatschappelijke impact (gehad). Het is heel bijzonder om hier op deze directe wijze aan bij te hebben kunnen dragen.”

Suzanne Jongerius, projectleider bij Arlande.

Resultaat

De duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en werkzaamheden zorgde voor een goede onderlinge samenwerking en daadkracht, waardoor het projectteam en HLTsamen goed kon inspelen op de steeds veranderende situatie en wettelijke kaders. Zo heeft HLTsamen veel uitdagingen het hoofd kunnen bieden. De relevante processen werden geïnventariseerd, geoptimaliseerd en geïmplementeerd.

Lange termijn

Door de aanhoudende situatie in Oekraïne en het feit dat er geen uitzicht is op het einde van de oorlog, werd de initiële opdracht verder uitgebreid. Ging het in eerste instantie om het opvangen van 204 Oekraïners voor 6 maanden, werd de taakstelling in de loop van de maanden steeds groter en de termijn steeds verlengd. Dit bracht ook verschillende extra uitdagingen met zich mee. Veel locaties waren bijvoorbeeld maar tijdelijk beschikbaar of te duur voor de langere termijn. De ontheemden hebben door het langere verblijf behoefte aan (en recht op) meer voorzieningen. Er moest gekeken worden naar zelfredzaamheid, toeleiding naar werk, inburgering en draagvlak binnen de gemeenschap. Ook de wettelijke kaders en de financiële compensatieregelingen vanuit het Rijk werden aangepast.

Om al deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft Suzanne een advies opgeleverd. De projectorganisatie functioneerde grotendeels parallel aan de reguliere organisatie. In het advies is de nadruk gelegd op de inbedding van de projectorganisatie in de staande organisatie, het borgen van de werkzaamheden en de kennis en de koppeling met de bestaande processen, gericht op verscheidene vergelijkbare doelgroepen. Op basis van dit advies kan de HLTsamen verder met het realiseren van duurzame opvang van de ontheemde Oekraïners.