Sinds begin 2022 woedt er een slepende oorlog in Oekraïne. Vanwege deze oorlog is er een grote vluchtelingenstroom op gang gekomen richting andere Europese landen, waaronder Nederland. Via een crisisorganisatie hebben deze mensen bij aankomst een eerste tijdelijke opvangplek gekregen binnen de gemeenten in Nederland. Vanaf maart 2022 hebben de gemeenten vanuit het Rijk de opdracht gekregen om, naar rato van het aantal inwoners per gemeente, voor langere tijd opvangplekken te creëren voor de Oekraïense ontheemden. De gemeenten binnen HLTsamen hebben besloten deze taakstelling gezamenlijk te vervullen.
Om de initiële, kortdurende opvang te realiseren, werd er vanuit de gemeente een crisisstructuur ingericht. Om voor langere termijn opvang te realiseren, was er binnen HLTsamen behoefte aan een stabiele projectorganisatie.
In opdracht van Jeroen Tomassen, gemeentesecretaris van Teylingen en directeur van HLTsamen, werd Suzanne Jongerius aangesteld om deze projectorganisatie op te zetten en aan te sturen. Hierbij was het van belang om de - onder druk staande - reguliere gemeentelijke organisatie te ontzorgen. Onderdeel van de opdracht was daarnaast het opstellen van een processtructuur en advies over de borging in de staande organisatie. Suzanne legde bestuurlijke verantwoording af aan de drie burgemeesters van de gemeenten en had contact met betrokken externe partijen zoals de Veiligheidsregio’s, het Rijk en regionale samenwerkingspartners.
Bij aanvang van de opdracht werd duidelijk dat er veel werk te verzetten was. Naast de behoefte om een projectorganisatie- en structuur op te zetten, liepen de werkzaamheden voor de al actieve opvang van Oekraïners gelijktijdig door. Dit kwam boven op de reguliere werkzaamheden van de gemeentelijke organisatie en de verschillende crises (denk aan woning-, asiel-, COVID-19- en klimaatcrisis) waarmee deze te maken had. Hierdoor was de druk de eerste periode hoog, het ontbrak aan kennis en capaciteit. Het was een uitdaging om naast de ‘waan van de dag’ te zorgen voor een stabiele, toekomstbestendige projectorganisatie. Met behulp van collega Jochem Smits, die aangehaakt werd en in de uitvoering veel werk overnam, kon Suzanne zich focussen op de inrichting van de (overkoepelende) projectorganisatie.
Onder deze projectorganisatie, waarbij Suzanne Jongerius de projectleider rol vervulde, vielen meerdere deelprojecten. Naast het realiseren van huisvesting, moest er ook gezorgd worden voor andere basisbehoeften. Denk aan zorg, onderwijs, leefgeld, werk en dagbesteding. Vanwege de kwetsbare situatie van de ontheemden, was veiligheid een belangrijk onderwerp. Ook moest onder meer de communicatie, juridische zaken, financiën en burgerzaken goed ingericht worden, evenals het welzijn en uitvoerende werkzaamheden op de opvanglocaties.
Al de bovengenoemde deelonderwerpen zijn onderverdeeld onder verschillende deelprojecten.
Voor het oppakken en uitvoeren van deze deelprojecten zijn deel-projectleiders en experts ingehuurd en aangesteld. Samen met de projectleider en projectondersteuning vormden zij het projectteam, dat regelmatig bij elkaar kwam en (gezamenlijk) uitvoering gaf aan de werkzaamheden.
De duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en werkzaamheden zorgde voor een goede onderlinge samenwerking en daadkracht, waardoor het projectteam en HLTsamen goed kon inspelen op de steeds veranderende situatie en wettelijke kaders. Zo heeft HLTsamen veel uitdagingen het hoofd kunnen bieden. De relevante processen werden geïnventariseerd, geoptimaliseerd en geïmplementeerd.
Door de aanhoudende situatie in Oekraïne en het feit dat er geen uitzicht is op het einde van de oorlog, werd de initiële opdracht verder uitgebreid. Ging het in eerste instantie om het opvangen van 204 Oekraïners voor 6 maanden, werd de taakstelling in de loop van de maanden steeds groter en de termijn steeds verlengd. Dit bracht ook verschillende extra uitdagingen met zich mee. Veel locaties waren bijvoorbeeld maar tijdelijk beschikbaar of te duur voor de langere termijn. De ontheemden hebben door het langere verblijf behoefte aan (en recht op) meer voorzieningen. Er moest gekeken worden naar zelfredzaamheid, toeleiding naar werk, inburgering en draagvlak binnen de gemeenschap. Ook de wettelijke kaders en de financiële compensatieregelingen vanuit het Rijk werden aangepast.
Om al deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft Suzanne een advies opgeleverd. De projectorganisatie functioneerde grotendeels parallel aan de reguliere organisatie. In het advies is de nadruk gelegd op de inbedding van de projectorganisatie in de staande organisatie, het borgen van de werkzaamheden en de kennis en de koppeling met de bestaande processen, gericht op verscheidene vergelijkbare doelgroepen. Op basis van dit advies kan de HLTsamen verder met het realiseren van duurzame opvang van de ontheemde Oekraïners.
Het verbeteren en veranderen van processen, organisaties, afdelingen en teams is essentieel om de gewenste doelen te bereiken. Ik ben mensgericht en een organisator en zorg samen met de organisatie voor een mooi resultaat.
bekijk pagina