Door digitalisering kun je de administratieve last binnen scholen verminderen. Om dat te bereiken vraagt digitalisering om standaardisering en een gemeenschappelijk optreden. Hans Swart, programmamanager Netwerk Examinering en Digitalisering (NED) binnen MBO Digitaal: “Sinds 2021 is MBO Digitaal, vanuit NED, gestart met het initiatief om te focussen op digitalisering en koppelingen tussen diverse examineringssystemen”. Het project ligt in het verlengde van de MORA, de mbo-referentiearchitectuur.
Door onderlinge processen en systemen aan elkaar te verbinden hoeft niet iedere mbo-school het wiel opnieuw uit te vinden. “Door de jaren heen is er een spaghetti aan koppelingen ontstaan”, legt Hans uit. “Leveranciers worden door individuele mbo-scholen steeds weer gevraagd nieuwe ontwikkelingen te realiseren, waardoor in zowel de technische realisatie als het proces geen standaardisatie wordt gevormd tussen mbo-scholen en leveranciers voor de hele mbo-sector. Al deze individuele acties zijn in de toekomst niet meer haalbaar. Leveranciers wensen al jaren dat het mbo komt met een eenduidige functionele vraag. Als we niets doen, komt de digitalisering in het mbo-onderwijs heel versnipperd op gang”.
Om een eenduidige werkwijze rondom het examineringsproces te realiseren, werd het project OKE (Onderwijs Koppelingen Examinering) afgetrapt met een tweedaagse. Alle betrokken partijen kwamen samen om te bouwen aan de eerste basis van het projectplan. Hans: “Dat gaf inzicht in het uiteindelijke doel, de hoeveelheid werk én de behoefte aan sturing en voortgangscontrole”. Namens Arlande is Ruud Martin, mede gezien zijn ervaring bij ROC Nijmegen, als projectleider al gauw aangehaakt om het team te ondersteunen en adviseren.
“Het doel is om een eenduidige manier van werken te realiseren betreffende het examineringsproces voor alle mbo-scholen in Nederland. We wensen een eenvoudige koppeling te bouwen, waardoor iedere mbo-school efficiënt kan werken. Het is aan ons om inzicht te geven in de mogelijkheden en het bijbehorende proces, zodat de verschillende leveranciers daar vervolgens op aan kunnen haken. Wij bieden de handvaten om te versnellen, zodat deze efficiëntie ook daadwerkelijk kan worden doorgevoerd binnen de scholen”, legt Ruud uit.
De door Hans aangestuurde, maar gezamenlijk ontwikkelde visie op digitalisering ziet Ruud als de basis. “Het is de grondslag en geeft weer hoe de feitelijke koppelvlakken het mbo-onderwijs kunnen optimaliseren. Bovendien is de visie uitgewerkt op ieder niveau, waardoor we de betrokkenheid binnen elke mbo-instelling kunnen beleggen”. Wanneer het spannend wordt of op momenten dat het belangrijk is om de basis in gedachten te houden, zorgt Hans voor aansluiting bij de visie als basis voor het handelen binnen het project.
Dat de mbo-sector vooruit wil, en snel, is helder. In de eerst helft van 2023 ontwikkelde het NED, in samenwerking met mbo-scholen, examenleveranciers en examenapplicatieleveranciers, een toekomstbestendige visie. Deze visie op digitalisering in het mbo wordt in het najaar van 2023 gepresenteerd én getoetst in diverse relevante gremia.
Terwijl Hans vooruitkijkt, focust Ruud op de dagelijkse gang van zaken. Hij brengt structuur in de organisatie rondom de digitalisering van examinering, beheert de projectplanning, adviseert en ondersteunt de betrokken partijen. “Ruud is iemand die niet alleen een structuur opbouwt, maar zich er ook daadwerkelijk aan houdt. Hij werkt aan de benodigde actiepunten en jaagt de werkgroep leden na als er iets van hen verwacht wordt. Ruud werkt heel gedegen en biedt ondersteuning op het juiste moment. Een succesvol programma kan gedijen bij een goede structuur en voortgang, dat geeft comfort. Dat is in mijn ogen precies wat Ruud levert”, aldus Hans.
Al vrij snel na de komst van Ruud werd gestart met de eerste inventarisatie. Ruud: “Daarin hebben we ons vooral gericht op het borgen van alle belangrijke randvoorwaarden, zoals governance en agendering van onderwerpen in allerlei werkgroepen. We stelden vast welke gegevens we willen uitwisselen en vastleggen in de koppelingen. Ook hebben we onderzocht welke koppelvlakken er al zijn, waardoor we op basis van een systeem en informatie architectuur een standaard konden opstellen. Geen waslijst meer van uitzonderingen, maar een duidelijke structuur en organisatie rondom alle functionele wensen van mbo-scholen”.
De belangrijkste taak van het projectteam was het vinden van groei en balans. Keuzes maken. Daarbij werkten zij nauw samen met scholen, leveranciers en kennispartners zoals SURF en Kennisnet. “Gezamenlijk hebben we de koppelvlakken beschreven in de standaard ontwikkeltaal OOAPI, waar we de inhoud procedureel op kunnen gaan bouwen”, stelt Ruud. De komende maanden worden gebruikt om de technische realisaties en tests door middel van pilots uit te voeren. De betrokken leveranciers werken (ook in de zomervakantie) hard door, zodat in september kan worden gestart met de finale test- en acceptatiefase. Hans: “De leveranciers zijn nu aan zet en de scholen staan al in de startblokken”.
In de tweedaagse werd de opzet voor het testen met pilots besproken. Met een min of meer landelijk dekkend aantal applicatie- en examenleveranciers en zo’n tien mbo-scholen worden nog voor de herfstvakantie van 2023 de uiteindelijk bedachte koppelvlakken en processen vanuit de pilots getoetst en naar alle waarschijnlijkheid opgeleverd voor implementatie in de hele mbo-sector.
In de voorbereidende fase werd uiteraard ook gesproken over financiering van het geheel. Hans legt uit: “Vanuit het project OKE hebben we met alle betrokken partijen besloten ons eerst te richten op de inhoud en kansen die digitalisering ons bieden. Door het financiële aspect niet als uitgangspunt te nemen, ligt de focus op het resultaat en de kansen die we kunnen benutten. Natuurlijk kosten de voorbereiding en pilots tijd. We zijn dan ook erg gelukkig met de financiering vanuit het groeifonds Npuls en de inzet die alle betrokkenen vanuit de leveranciers en mbo-scholen leveren”.
Rond de herfstvakantie wenst het projectteam een werkbare oplossing te leveren die vanuit de pilots een kwaliteitsborging heeft gekregen, doordat deze ook door een externe testcoördinator is getoetst. “Zo laten we zien dat het gaat om een bewezen, werkbare oplossing”, zegt Ruud. “Op basis daarvan kunnen alle leveranciers, die zich richten op software rondom de digitalisering van examinering, aan de slag en zullen wij de implementatiefase binnen scholen aanzwengelen”.
Zodra de pilots zijn afgerond, zijn de mbo-scholen verantwoordelijk voor de implementatie. Om het uiteindelijk beoogde doel te behalen is het projectteam desondanks opgeschaald. Ruud legt uit: “We hebben ons team uitgebreid met twee BOP coördinatoren. Deze nieuwe rol richt zich op de verwachte veranderingen van de aspecten Beleid, Organisatie en Processen. We hebben twee hele goede mensen kunnen aantrekken met de juiste kennis en ervaring om de pilotfase om te zetten naar realiteit. Samen met een interne specialist, of wellicht zelfs een digitaliseringsteam, binnen de mbo-scholen zorgen zij ervoor dat we de implementatie laten slagen”. Hans daagt de mbo-scholen graag uit: “Het is aan ons allen om ermee aan de slag te gaan. Laten we er landelijk gezien een sport van maken om samen de regie te pakken over de examineringsprocessen.”
Bij de kanteling van analoog naar digitaal komt van alles kijken. Dat beseffen beide heren zich maar al te goed. Hans vertelt: “Onze BOP collega’s zullen zoveel mogelijk feitelijke informatie delen, scholen adviseren, voorbereiden, motiveren en ondersteunen. Het project OKE blijft de drijvende kracht achter het verhaal, om uiteindelijk alle mbo-scholen te bereiken. Door digitaal, efficiënter en effectiever te werken kunnen we onze kennis- én arbeidsproductiviteit verhogen en kunnen docenten meer tijd besteden aan het primair proces: onderwijs”.
Ruud sluit af met: “Meedenken en -werken aan flexibilisering en standaardisering geeft mij een enorme boost. De mogelijkheden voor administratieverlichting in het mbo-onderwijs zijn nog ongekend. Denk aan het standaardiseren van leveranciersmanagement, service level agreements en verwerkingsovereenkomsten, privacy en wetgeving. Er zijn enorme winsten mogelijk, die ervoor kunnen zorgen dat docenten weer toekomen aan dat waar ze van houden: lesgeven en begeleiding van studenten”.
De wereld verandert sneller dan we ooit hadden kunnen vermoeden. Ik sta ervoor om met eenieder die uitdaging voortdurend aan te gaan en deze snelheid niet als bedreiging te zien. Maar vooral om gebruik te maken van de kansen die voortdurend aan het oppervlak komen.
bekijk pagina