“Leraren vragen leerlingen om dingen op te schrijven in een schriftje en vast te leggen. Hoe vaak doen wij dat nog als volwassenen?’’ vroeg Prinses Laurentien op de jubileum onderwijsconferentie van Arlande. Tijdens een recentelijke praktijkcasus bij een ROC ergens in Nederland werd deze vraag weer relevant.
Er was bij het ROC sprake van versnipperende informatie met als zichtbare symptomen vroegtijdige uitval van studenten of juist dat zij langer studeerden. Voldoende aanleiding dus om met elkaar een stap naar voren te zetten.
Een herkenbare neiging is om dan direct een actielijst te maken en aan de slag te gaan. Een valkuil waar eenieder vaak in trapt. Met als gevolg dat we voor de korte termijn het werk prettig voor onszelf organiseren, maar dit ‘opeens’ als een boemerang weer terugkomt omdat het werk op de langere termijn toch niet zo prettig georganiseerd blijkt te zijn.
Het eerst verkrijgen van een gezamenlijk beeld was dan ook voor ons het uitgangspunt. Dit deden we door met alle disciplines binnen het ROC de onderwijs en ondersteunde processen op te schrijven en vast te leggen. Net zoals de leerling dat wordt gevraagd door de leraar in het voorbeeld van Prinses Laurentien. Het proces werd door het vastleggen visueel, wat bijdroeg aan het gemeenschappelijke beeld en het gaf onverwachte inzichten, “Oh, ja had dat eerder gezegd dan had ik het gedaan”. De verspillingen en uitgangspunten werden helder.
Met een vast multidisciplinair team gingen wij wekelijks in werksessies de waardestroom analyseren, aanvullen en ideeën bedenken. Het ROC had aangegeven dat de student centraal moest staan bij het verbeteren van de situatie. Hiermee werd het onderzoeken van de variatie in klantvraag en processen belangrijk. Denk hierbij aan het onderwijsconcept, opbouw en volgordelijkheid van curriculum, aantal studenten en studies en piekperiodes. Uiteraard gold dit ook voor de technologische ondersteuning. “Gepersonaliseerd leren is een waanzinnige uitdaging, voor zowel roostermaker als student” vatte de situatie goed samen.
Wanneer de huidige situatie inclusief oorzaak, symptomen, gevolgen, samenhang en verbetermogelijkheden bekend zijn, kunnen effectieve maatregelen ondernomen worden. Het starten met verbeteren is spannend. Werkt de interventie of niet? Wekelijks bijeenkomen met het team om voortgang, resultaat en effecten te bespreken, bleek goed te werken. Aan de slag, testen en feedback ophalen. Hoe gaaf was het om op deze manier met elkaar te werken.
Oké, we waren op stoom, maar hoe hielden we koers? Ofwel, hoe hielden we focus en bleef de energie goed? Veelal zien we op een gegeven moment dat de focus minder wordt, omdat het probleem is opgelost. Dat is niet de bedoeling. Policy Deployment werd nu dan ook ingezet om te werken aan beter onderwijs voor morgen.
Policy Deployment wordt ingezet bij vertaling van strategie naar doelen en de handelingen om die doelen te bereiken. De doelen op de lange termijn (3-5 jaar) vertaal je naar jaardoelen, aan de jaardoelen koppel je verbeterinitiatieven, en aan de verbeterinitiatieven koppel je KPIs en korte termijn doelen. Klinkt logisch toch? Policy Deployment werd ingezet op elk niveau in de organisatie, zowel los als volgordelijk (top-down), en was een goed middel om het verhaal te vertellen van wat er moet gebeuren om de ambitie te realiseren.
Om de lange termijn doelen te behalen, is het essentieel om jaardoelen op te stellen. Jaardoelen zijn om te zetten naar afdelingsdoelen of projecten. Enfin, zo werk je door. Op deze manier krijg je gericht beweging binnen het gestelde kader. Ook worden hiaten tijdig inzichtelijk, waardoor je in vroegtijdig stadium actie kan ondernemen. Kortom, waardecreatie op alle niveaus.
Peter de Beurs, Ard van Diepen, Onno-Hans Noteboom en Kasper Nobel van advies- en managementbureau Arlande delen graag hun meeste recente ervaringen over de waardecreatie door onderwijslogistiek.
In de eventkalender van Arlande staan de geplande data voor een dialoogsessie. Daar kun je je aanmelden voor zo’n sessie. Wil je meer meten over onze aanpak, training of de mogelijkheden voor een incompany traject? Graag komen wij met jou in contact.
Als projectleider ben ik betrokken projecten op het gebied van sturingsinformatie en organisatieontwikkeling. Mijn bijdrage zit in het zien van de (dys) functionaliteiten in organisaties waarbij ik in staat ben om vanuit de relatie stapsgewijs verbeteringen aan te brengen.
bekijk pagina