De dienst Onderwijslogistiek en Studentondersteuning (kortweg: O&S) binnen NHL Stenden richt zich op allerlei zaken die het onderwijs mogelijk maken. Van roostering tot toetslogistiek en van administratie tot studentenwelzijn. Voor de hogeschool bestaande uit 14 academies, ruim 2.500 medewerkers en circa 25.000 studenten bestaat deze dienst uit 200 medewerkers, werkzaam in 13 verschillende teams.
In 2018, toen NHL Hogeschool en Stenden Hogeschool fuseerden, is voornamelijk aandacht besteed aan het feitelijk samenbrengen van de onderwijsinstellingen. Een aantal jaren later werd Kira Haggenburg gevraagd de inmiddels ontstane ‘eilandjes’ binnen de dienst O&S om te vormen naar één geheel. Het door haar uitgewerkte samenwerkingsplan ging uit van drie pijlers: ketensamenwerking, flexibele dienstverlening en wendbaarheid bij verandering. Organisator en verbinder Sanne Huizer nam het stokje van Kira over.
Om een succesvolle koers uit te zetten besprak Sanne met de teamleiders wat er al was aan- of opgepakt. Ze ondersteunde hen bij de uitwerking van ketenprocessen, maar nam ook een faciliterende rol op zich bij het opzetten van meerdere teamsessies. Omdat Sanne ‘onpartijdig’ werkt, werd haar objectieve blik in deze sessies erg gewaardeerd en haar rol geregeld ingezet om pijnpunten binnen een team te benoemen, zonder een medewerker of collega aan te vliegen.
De combinatie van een gestructureerde uitwerking van processen en het begeleiden van teamleiders en medewerkers past Sanne goed. In de door haar georganiseerde teambijeenkomsten focuste ze zich op het inrichten en professionaliseren van processen, maar integreerde ze ook altijd ruimte voor teamontwikkeling. Bovendien droeg ze voorafgaand en op het moment van de teamsessie vanaf de zijlijn ideeën aan om het geheel te stroomlijnen, al waren de teamleiders op de voorgrond aan zet.
Vanuit de kracht van herhaling lukte het Sanne om zowel teamleiders als medewerkers scherp te houden op het uiteindelijke doel. Datgene wat met elkaar besloten was, werd behaald. Sanne zette lijnen uit, ondersteunde waar nodig én hield een scherpe visie op het uiteindelijke resultaat. Het principe ‘voor doen, samen doen, zelf doen’ kwam binnen haar opdracht dan ook geregeld langs. Datgene wat aansloeg, nam ze mee in haar aanpak binnen andere teams. Zo werd haar blauwdruk uiteindelijk dienst breed geïmplementeerd en ontstond er een nog betere samenhang, die bovendien herkenbaar is voor de teamleiders onderling.
Het tot uiting brengen van het door Kira uitgewerkte samenwerkingsplan pakte Sanne in duo-vorm op. Waar zij zelf aansloot als adviseur van het MT, bracht een interne collega jarenlange ervaring van de medewerkers en dienst O&S. Deze collega kende de organisatie goed, ving geluiden op en sprak haar collega’s bij de koffieautomaat. Zo kon Sanne op een onafhankelijke manier voorbeelden in het MT inbrengen en brachten haar frisse ogen verbinding binnen de verschillende teams.
Tijdens haar opdracht werkte Sanne veel samen met de teamleiders, maar schakelde ze ook met andere medewerkers uit de dienst(en). Samen zorgden ze ervoor dat de uitgedachte processen concreet werden verbeterd of geïmplementeerd. Haar expertise over structuur en processen werd gretig benut, terwijl de medewerkers hun eigen kennis en kunde rondom de inhoud konden inbrengen. Zo bouwde Sanne al groeiend mee aan een werkwijze die nu door medewerkers zelf opgepakt wordt.
Een concreet voorbeeld hiervan is het organiseren van de teamdagen voor verschillende teams. Op deze dagen, die ieder kwartaal worden georganiseerd, begeleidde Sanne de teams op zowel ‘harde’ als ‘zachte’ vaardigheden: van inhoudelijke processen tot het geven van onderlinge feedback. Ze stond met de teams stil bij de dagelijkse werkzaamheden, maar besprak ook toekomstige kansen en uitdagingen. Door te prioriteren en gezamenlijk keuzes te maken werd bepaald waar ieder team het aankomende kwartaal én jaar mee aan de slag ging. Ieder team bestond bovendien uit een andere dynamiek van type mensen, waardoor de uitkomsten ook Sanne soms verraste.
Als uiteindelijke resultaat ziet Sanne een andere manier van handelen binnen de teams. De medewerkers focussen zich niet meer enkel op hun eigen werkzaamheden, maar realiseren zich dat ze onderdeel zijn van een groter geheel. Ze bewegen laagdrempeliger naar collega’s toe, er wordt verder vooruit gedacht én gepland.
Nu de basis staat, is het aan dienst O&S om zelf ermee verder te gaan. Het samenwerkingsplan laat de verschillende teams anticiperen en klaarstomen voor de toekomst. Een toekomst waarin het slim organiseren van personele inzet en processen een belangrijk aspect is én blijft. Op de achtergrond zal Sanne in 2024 betrokken blijven als adviseur, reminder en stabiele factor voor het MT.
Als solide organisator met een groot verantwoordelijkheidsgevoel zorg ik voor structuur en verbinding. Vanuit vertrouwen en resultaatgerichtheid krijg ik zaken voor elkaar.
bekijk pagina