KNAW klaar voor vaste teamleider door focus en inzicht in processen

December

2023

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) staat bekend als hoeder en duider van de wetenschap in Nederland. De KNAW is het forum, de stem en het geweten van Nederlandse wetenschapsinstituten en ondersteunt onderzoeken en collecties tot aan de (inter)nationale top. Aan de basis van al haar activiteiten ligt de overtuiging dat kennis en creativiteit de belangrijkste grondstoffen zijn voor welzijn en welvaart.

De KNAW vervult drie (wettelijke) taken. Zij is het genootschap van excellente wetenschappers uit alle disciplines, de bestuurder van wetenschappelijke onderzoeksinstituten en adviseur van de regering op het gebied van wetenschapsbeoefening. Om inhoud te geven aan haar taken fungeert de KNAW als forum voor het wetenschappelijke debat en voor de uitwisseling van wetenschappelijke informatie, voert zij beleid en beheer voor wetenschappelijke instituten, brengt zij adviezen en verkenningen uit, onderhoudt zij internationale wetenschappelijke betrekkingen, kent zij wetenschappelijke prijzen toe en voert zij enkele subsidieprogramma’s uit.

Als middelpunt van 12 onderzoeksinstituten in Nederland fungeert het stafbureau van de KNAW als een shared service center, waarbinnen onder andere de afdeling informatiemanagement en ICT actief is. Ter aansturing van deze afdeling is Jos Noorlander gevraagd als tijdelijke teamleider van de servicedesk, inclusief tweedelijns ondersteuning.

“Mijn opdracht binnen de KNAW was tweeledig. Enerzijds werd ik ingezet als vervanger van de eerdere teamleider, zodat deze functie op korte termijn weer kon worden ingevuld. Anderzijds is mij gevraagd om de werkdruk van de servicedeskmedewerkers te onderzoeken en verbeteren. De medewerkers uit dit team ondersteunen niet alleen KNAW-medewerkers, maar verlenen ook on site support aan diverse onderzoeksinstituten. Ik merkte al gauw dat er efficiënter gewerkt kon worden. Het ontbrak vaak aan duidelijk procesomschrijvingen, wat resulteerde in weinig structuur. Door de hoeveelheid werk werden medewerkers bovendien niet getriggerd om zelf initiatief te nemen of om proactief ergens mee aan de slag te gaan. Er was simpelweg geen tijd voor hen om processen, werkzaamheden of documentatie te verbeteren.”

‍Jos Noorlander, Interim Manager bij Arlande

Gestructureerde aanpak

Bij het aanlanden binnen de KNAW startte Jos met een grondige inventarisatie en analyse van zijn afdeling. Wie doet wat, en hoe pakt eenieder de verschillende werkzaamheden precies op? Inspelend op individuele wensen en behoeften zocht hij naar een efficiëntere manier van werken. Daarbij focuste hij zich op de strategische kant en speelde hij tactisch en al coachend in op de operatie. Ook liet hij medewerkers vertellen hoe ze hun werk willen doen, in plaats van andersom.

Het ontbreken van sommige processen zorgde ervoor dat ieder een eigen manier van werken hanteerde. Na zijn eerste analyse heeft Jos er dan ook bewust voor gezorgd dat er aanvullende (externe) ondersteuning werd ingezet om meer lucht te creëren. Door diverse posities binnen het team op te vullen konden bestaande teamleden de huidige situatie in alle rust beoordelen, terwijl op de achtergrond nieuwe teamleden ervoor zorgde dat de werkzaamheden operationeel doordraaiden. Met het bestaande team is Jos werkzaamheden vast gaan leggen in processen en projecten, waardoor men nu beter weet wat er op welk moment verwacht wordt.

Resultaat

Vlak voor de zomervakantie van 2023 heeft Jos het teamleidersstokje overgedragen aan een nieuwe, vaste teamleider. In elf maanden heeft Jos met zijn analyse het team en management van de KNAW kunnen laten inzien wat de huidige situatie betrof en waar verder aan gewerkt kon worden om de werkzaamheden beter uit te kunnen voeren. Het servicedesk team wat de afgelopen maanden is opgebouwd bestaat inmiddels primair uit vaste medewerkers en kan hierdoor met een schone lei beginnen en vol energie bouwen aan de IT-toekomst van de KNAW.

“Onze servicedeskmedewerkers kenden het afgelopen jaar naast wijzigingen in werkzaamheden ook veranderingen in veel randzaken en wisselingen binnen de afdeling. De analyse van Jos heeft ons geholpen om te focussen op de juiste punten, in plaats van enkel in te spelen op datgene wat vandaag onze aandacht vraagt. Nu de richtlijnen, processen en werkzaamheden voor de komende tijd duidelijk zijn uitgetekend, kan de nieuwe teamleider dit als houvast gebruiken om verder te bouwen. Hij zal zich bovendien gaan focussen op de teamdynamiek en aan verdere teambuilding werken”.

Hans Mulder - HoofdInformatiemanagement & ICT – KNAW