In de tweede helft van 2021 heeft Arlande een gemeenschappelijk belastingkantoor geholpen om hun organisatie toekomstbestendiger te maken.
Hoge ambitie In de tweede helft van 2021 heeft Arlande een gemeenschappelijk belastingkantoor geholpen om hun organisatie toekomstbestendiger te maken. Binnen de belastingwereld spelen momenteel verschillende ontwikkelingen die impact hebben op de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de impact van de toeslagenaffaire, maar ook innovaties op het gebied van belastingheffing en inning. Daarnaast is het een ambitieuze organisatie die de lat hoog legt voor zichzelf. De interne doorontwikkeling van de organisatie krijgt hierom continu aandacht.
Strategie & procesgericht werken Onderdeel van de opdracht was het herijken van de strategie . De organisatie had behoefte aan meer focus, een duidelijke prioritering en een inhoudelijke herijking van de strategie. Een ander belangrijk onderdeel van de opdracht was het vormgeven van procesgericht werken . Procesgericht werken betekent bij deze organisatie: klanten beter bedienen door processen continu te verbeteren, meer vanuit de keten denken en werken en de klant centraal te stellen om zo meer verbinding creëren tussen de verschillende organisatieonderdelen. Er was behoefte aan een gemeenschappelijk beeld over het ‘waarom’, duidelijkheid met betrekking tot de taken en verantwoordelijkheden en handvatten om aan de slag te gaan binnen de eigen teams.
Focus Zoals eerder genoemd betrof het een ambitieuze organisatie, het liefst werd alles tegelijkertijd opgepakt. Dit was direct ook een uitdaging binnen de opdracht. De agenda van de MT-tweedaagse was goed gevuld en het liefst pakte men nog meer op. Continu was er aandacht voor focus aanbrengen en prioriteren, zowel in het proces als de inhoud. We hebben het MT geholpen om van 31 strategische doelstellingen terug te gaan naar 6 strategische thema’s met concrete doelstellingen.
Bij de aftrap van procesgericht werken zat de uitdaging in het diverse kennis- en ervaringsniveau van de procesmanagers in hun rol. Tevens kenmerken de procesmanagers zich meer als ‘doeners’ dan ‘sprekers over’. Door middel van workshops zijn gezamenlijk definities bepaald en in samenspraak de werkwijze van het ketenoverleg gevormd. Door steeds in gesprek te blijven over welke behoeften er bij de procesmanagers speelden en op basis daarvan de volgende agenda te bepalen, groeide het eigenaarschap/draagvlak. Bij iedere workshop is een procesmanager betrokken bij het vormgeven van de inhoud.
Resultaat De organisatie werkt nu gericht aan concrete doelstellingen, welke op regelmatig wijze worden besproken en herijkt. Ook het procesgericht werken is onderdeel geworden van de strategische doelstellingen en leeft binnen de organisatie. Het ervaringsniveau van de deelnemers is gelijkgetrokken, processen zijn uitgewerkt en het begrip over procesgericht werken is vergroot evenals de individuele taken en afhankelijkheden in de keten. Er heeft een groepsproces plaatsgevonden met teamvorming en er is energie om er zelf verder mee aan de slag te gaan. De vervolgstap is om het verandervermogen van de organisatie te vergroten en gericht te kijken naar de benodigde kennis en competenties binnen de organisaties door een strategische personeelsplanning.
