Gemeente Tilburg bespaart tonnen gemeenschapsgeld door intelligente applicatie

March

2023

In het hart van de provincie Noord-Brabant ligt de gemeente Tilburg. Deze vooraanstaande gemeente heeft een grote focus op digitalisering en automatisering. Om deze beweging te bevorderen is de gemeente de samenwerking aangegaan met Arlande.

Slimmer en sneller werken

Het sociaal domein binnen een gemeente heeft te maken met een lastig werkpakket. Zo ook in Tilburg. De informatie die zij ontvangt is zeer divers en komt uit verschillende hoeken. Om deze informatie op te halen worden veel verschillende systemen en bronnen geraadpleegd. De realiteit is dat dit een tijdrovende klus is, met veelal handmatig uitzoekwerk. Dit wilde gemeente Tilburg anders en daarvoor klopte zij aan bij Arlande.

Binnen de gemeente Tilburg ontstond daardoor enige tijd geleden de behoefte om slimmer met informatie om te kunnen gaan. Er waren geregeld signalen die men niet met elkaar kon verbinden of onderling kon koppelen in de systemen. Om dit mogelijk te maken is een applicatie ontwikkeld voor de afdeling Burgerzaken onder leiding van Arlande. Door gewogen indicatoren, data en signalen aan elkaar te koppelen konden ‘opmerkelijkheden’ gefilterd worden en krijgen medewerkers de benodigde informatie aangereikt, waarmee zij een vervolgonderzoek kunnen starten.

Mutatiesturing

Na een succesvolle ontwikkeling, installatie en implementatie van deze applicatie ontstond dezelfde behoefte binnen de afdeling Sociale zaken. Namens Arlande heeft Ivo Duifhuizen het traject van installatie en functionele implementatie begeleid. Enkel het installeren van een applicatie is immers geen garantie dat het ook (goed) gebruikt zal worden. De borging van werkafspraken, procesaanpassingen en het naleven daarvan waren zijn verantwoordelijkheden.

“De uiteindelijk ontwikkelde applicatie Mutatiesturing zorgt voor een flinke efficiëntie- en effectiviteitsslag! Om met deze applicatie te kunnen werken moet je de gekoppelde data en informatie wel kunnen duiden en weten onder welk proces het valt. Om dat te realiseren stuurde ik op de planning van installatie, maar organiseerde ik ook workshops voor de functionele implementatie en acteerde ik als ‘trouble shooter’ tussen het technische en functionele deel van de applicatie”.

- Ivo Duifhuizen, projectmanager bij Arlande

Resultaat

Om tot het gewenste eindresultaat te komen, is Arlande gevraagd om de informatiebronnen van de applicatie aan elkaar te koppelen, indicatoren te verbinden en ervoor te zorgen dat er een methode ontstond waarop de gemeente Tilburg kon sturen. Ivo begeleidde het installatieproces, richtte een nieuwe werkwijze in en gaf advies over de inrichting van rollen, taken en verantwoordelijkheden. Zo kreeg de afdeling Sociale zaken de mogelijkheid om veel informatie met elkaar te koppelen, wat voor verrassende en vernieuwende inzichten heeft gezorgd.

“Als partner van software leverancier VX Company is Arlande in staat om business en IT vraagstukken bij elkaar te brengen. De ontwikkeling van een IT applicatie an sich zorgt niet voor de juiste inbedding in onze organisatie. Bovendien weet dan niet iedereen ermee te werken. Arlande acteert tussen werkvloer, teamleiders en het management in. Hierdoor zijn er al tijdens de implementatie opmerkelijkheden aan het licht gekomen, die anders niet zouden opvallen. Uiteindelijk heeft dit gezorgd voor een completer dossier, waarmee wij eventuele misstanden beter aan het licht konden brengen. Zogenaamde frauduleuze handelingen worden nu eenvoudiger en sneller herkend en opgelost. Dat heeft al een besparing van enkele tonnen gemeenschapsgeld opgeleverd. Enkel en alleen door het aanpassen van onrechtmatige uitkeringen”.

- Gemeente Tilburg