‘Verandering is de enige constante in een organisatie.’ Wie kent deze uitspraak niet. Hoe zorgen wij ervoor dat we anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en hoe creëren we toegevoegde waarde? Gerard Ramaekers, Ard van Diepen, Onno-Hans Noteboom en Kasper Nobel delen hun meest recente ervaringen over projectmatig werken en waardecreatie.
‘Verandering is de enige constante in een organisatie.’ Wie kent deze uitspraak niet. Hoe zorgen wij ervoor dat we anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en hoe creëren we toegevoegde waarde? Gerard Ramaekers, Ard van Diepen, Onno-Hans Noteboom en Kasper Nobel delen hun meest recente ervaringen over projectmatig werken en waardecreatie.
Vragen over programma’s of projecten leiden veelal tot uitspraken van betrokkenen als, “We weten dat het eigenlijk niet kan maar we doen het toch, er is geen overzicht, we maken projecten niet af of we zijn veel te lief voor elkaar.” Kwesties die bij eenieder bekend zijn maar toch lijken wij maar weinig te leren. Organisaties blijken onvoldoende te kunnen inspelen op een veranderende omgeving.
Belangrijk uitgangspunt is dat veranderingen en vernieuwingen structureel zijn. Het is daarom logisch om een structurele veranderorganisatie in te richten. Dit is een groep professionals die regie voeren, prioriteren en zorgdragen voor de afstemming. Hieronder vind je een visualisatie van de veranderorganisatie.
Een veranderorganisatie functioneert optimaal als je:
Onderbouwde keuzes maakt en prioriteiten stelt. Grondig bent voorbereid, met bijvoorbeeld een businesscase. De juiste mensen hebt ingeschakeld. Goed hebt overgedragen, geïmplementeerd en geborgd. Logisch en herkenbaar, alleen hoe doe je dat? Op basis van onze casus bij een Hogeschool zijn hier interventies uitgelicht, waarmee je direct aan de slag kan!
Interventies voor het verbeteren van de besturing Voor elke organisatie zijn de mensen, middelen en mogelijkheden om te veranderen schaars. Keuzes maken, prioriteren van capaciteit en vertalen van doelen naar acties zijn essentieel. In onze vorige blog gaven wij aan dat het inzetten van een Policy Deployment een handig instrument is. Vaak starten organisaties te veel projecten op met als ongewenste consequentie dat projecten niet afkomen. Policy Deployment helpt met aanbrengen van focus en bewuste inzet van capaciteit.
Interventie bij de voorbereiding: de Project Start-Up Bij een PSU bespreken projectteam en opdrachtgever in de voorbereidingsfase alle belangrijke aspecten van het project. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een projectbrief waarin de belangrijkste onderdelen van eerdere gesprekken tussen opdrachtgever en projectleiders staan.
Een PSU resulteert in afspraken op het gebied van onder meer uitdaging, effecten, gebruikers, afbakening, doelstelling en beoogd resultaat. Dit komt tot uiting in een projectcontract, commitment en teamspirit. Daarnaast krijg je inzicht in de persoonlijke kwaliteiten van teamleden en stakeholders. Kortom: een stevig fundament voor het project op zowel inhoud als commitment naar elkaar.
Interventies voor competenties en cultuur Mensen en de kwaliteit van hun hulpmiddelen hebben grote invloed op het succes van een project. Enerzijds betreft dit de competenties van projectmedewerkers, opdrachtgever en projectleider. Anderzijds is het gebruik maken van standaarden. Het gebruik van een heldere en eenduidige projectwerkwijze kan daarbij helpen. Mensen spreken dezelfde taal en weten welke stappen ze moeten zetten. Het gebruik van standaard templates voor documenten en rapportages draagt daaraan bij. De kosten van het invoeren van een standaard gaan voor de baten uit, de investering wordt dubbel en dwars terugverdiend in de uitvoering!
Interventies voor daadwerkelijke waardecreatie Hoe zorg je dat een verandering waarde oplevert? Een belangrijk aandachtspunt is de implementatie, waarbij ‘in gebruik name’ of ‘borging’ essentieel zijn. Pas wanneer men daadwerkelijk met de resultaten aan de slag gaat is er sprake van waardecreatie.
Hoe zorg je ervoor dat men straks met de vernieuwing aan de slag gaat? Door in co-creatie te werken. Gebruikers kunnen zelf bepalen waarom, hoe en wat de vernieuwing voor impact heeft. Samen ontwerpen, testen en aanpassen, oftewel samen experimenteren om vooruit te komen. Dit draagt bij aan eigenaarschap, trots en resultaat. Men zal daadwerkelijk aan de slag gaan met het resultaat! Zie hiervoor onder meer de blog over medewerkers betrekken.
Structureel verandervermogen Een structurele veranderorganisatie draagt bij aan het succesvol anticiperen op ontwikkelingen. De geschetste interventies bieden houvast om samen te experimenteren en betekenis te geven aan een project. Het verandervermogen wordt sterk verbeterd. Veranderen wordt leuker en de kwaliteit van de resultaten neemt merkbaar (en meetbaar) toe. Zo creëer je toegevoegde waarde en maak je het verschil!
In volgende artikelen nemen we je graag mee in onze ervaringen met betrekking tot projectportfoliomanagement, workshops en uitvoering
Wil je meer weten over het organiseren van projectmanagement of wil je hier eens met ons over van gedachten wisselen, neem dan contact met ons op.
