Van strategie tot succes. De gids voor het succesvol implementeren van een ERP systeem

Wendbaar organiseren

Bij het in kaart brengen van je organisatie en al haar taken en subtaken, is het van belang om het eindpunt in gedachten te houden. We streven immers naar die operational excellence en daarvoor is bij start de stip op de horizon al erg belangrijk. Maar zoals we al eerder zeiden kan dat eindpunt nog ver weg lijken en hebben we tussenstops nodig om het hele proces behapbaar te maken. Het succes van de implementatie valt of staat dan ook bij het vermogen van je organisatie om zich wendbaar op te stellen. Wendbaarheid zit hem in het organiseren van de implementatie zodat de continuïteit van je bedrijf niet in het geding komt. Een manier van het organiseren van zo’n project is bijvoorbeeld door AGILE te werken. Wendbaarheid brengt ons ver, maar zonder stevige governance zou dit een schip zonder roer zijn.

Governance op orde

Zo’n implementatie vraagt namelijk veel van je medewerkers. Je wil namelijk niet dat je medewerkers met de hakken in het zand gaan zitten, maar juist dat ze de vernieuwing gaan omarmen. De kracht van een verandering zit hem dan ook in de communicatie. Bij communicatie is het, niet in de laatste plaats, belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden binnen het project goed helder zijn. Dit kan je goed doen in een governance model. Zorg voor duidelijke taken, verantwoordelijkheden en planning en leiderschap. Bij twijfel en onvrede moeten je medewerkers ten slotte weten waar ze terecht kunnen en hun zorgen kunnen uiten.

Train, draag over en excelleer

Op een gegeven moment komt het eind van de implementatie in zicht. Dat betekent niet dat we achterover kunnen leunen. Juist niet, op dat moment is het taak om na te gaan denken over de overdracht van het project aan de interne organisatie en het trainen van de medewerkers in het gebruik van het systeem.

Het trainen van je medewerkers in het gebruik van een ERP systeem is net zo belangrijk als het systeem zelf. Het zijn tenslotte jouw mensen die met het systeem moeten werken en er het maximale uit moeten halen. Een trainingsprogramma zorgt ervoor dat medewerkers zich bekwaam en comfortabel voelen bij het navigeren door het nieuwe systeem, en dat ze de functies ervan vol vertrouwen kunnen gebruiken. Zo maken we de stap van projectfase naar lijnorganisatie soepeler en zorgen we ervoor dat de investering in nieuwe technologie daadwerkelijk bijdraagt aan de werkzaamheden.

Data als strategische brandstof

Daarbij komt kijken dat een ERP systeem meer is dan een tool; het is een bron van data, een generator van informatie. De datastromen die door het ERP systeem vloeien, moeten met precisie worden beheerd en getransformeerd in bruikbare inzichten. Het is deze informatie die dient als strategische brandstof, die de organisatie in staat stelt om slimme, vooruitziende beslissingen te nemen en daarmee de klantbeleving altijd te overtreffen.

Het is daarom van belang om bij een transitie naar het nieuwe ERP systeem een goede datastrategie te hebben, waar datamanagement een groot onderdeel van is. Voordat er met het nieuwe systeem gewerkt wordt, is schoning nodig vanuit het oude systeem, zodat bij het overzetten van de data geen fouten worden gemaakt

Met daadkrachtige begeleiding naar een efficiënte bedrijfsvoering

In conclusie, een ERP implementatie is een strategisch proces dat nauwkeurige planning, sterk leiderschap en een heldere communicatie vereist. Het is een weg die een organisatie niet alleen efficiënter maakt, maar ook klaarstoomt voor de toekomst. Bij Arlande hebben we een breed scala aan rollen en expertises om jouw ERP implementatie te begeleiden naar een succes. Neem contact op met Edwin van Putten of Richard Deijkers en plan een verkennend gesprek.