Door op “Accepteren” te klikken, ga je akkoord met het opslaan van cookies op je apparaat om je de best mogelijke ervaring te geven op het gebied van user experience, analytics en marketing. Lees onze Privacy Policy voor meer informatie of om je voorkeuren aan te passen.
klant
Zaam
segment
blog & cases
Onderwijs
ZAAM is een stichting voor voortgezet onderwijs in Amsterdam en omstreken met 23 aangesloten scholen (van praktijkonderwijs tot gymnasium) en ca 11.000 leerlingen. De grootste uitdaging voor de organisatie is om de kwaliteit van het onderwijs op peil te houden en een concurrerende positie te behouden in de Amsterdamse onderwijsmarkt. Binnen ZAAM Diensten zijn de bedrijfsvoeringstaken belegd zodat de ZAAM-scholen zich 100% kunnen concentreren op goed onderwijs. Zo worden P&O-, financiën, ICT- en huisvestings-processen vanuit ZAAM Diensten ondersteund. Door deze samenwerking profiteren alle scholen van efficiency en schaalvoordelen. ZAAM Diensten werkt vanuit een afdeling Advies en een afdeling Service: • Advisering en beleidsontwikkeling vindt plaats vanuit de afdeling Advies. • De voortbrenging van de afgesproken diensten en regie daarop vindt plaats vanuit de afdeling Service.

Hoge werkdruk door onduidelijke processen

De organisatie is overgestapt naar Afas als HR-applicatie. Na ruim een jaar gebruik blijven er diverse knelpunten. Zo zorgen onduidelijke processen voor stagnerende workflows, foutieve invoer en onnodige, te hoge werkdruk. ZAAM Diensten wil dit oplossen door de PSA-afdeling meer te stroomlijnen en processen (verder) inzichtelijk te maken. Arlande is gevraagd om een probleemanalyse uit te voeren.

Knelpunten inzichtelijk maken

Anne-Maaike Pluijter en Marc Janssen van Arlande hebben gezamenlijk de knelpunten boven water gekregen en de organisatie een oplossingsgericht advies gegeven. In een drietal multidisciplinaire werksessies gingen zij met het team van ZAAM aan de slag om (A) de knelpunten in kaart te brengen, (B) deze te prioriteren en (C) mogelijke oplossingsrichtingen inzichtelijk te maken.

Na een brede verkenning zijn de zaken uitgediept met diverse betrokken teams, om zo de grondoorzaken van de knelpunten inzichtelijk te maken. Dit inzicht bood ruimte om de zaken te prioriteren en vervolgens stapsgewijs op te pakken met oog op het gewenste resultaat. Over de analyse en de vervolgstappen is een advies uitgebracht aan de organisatie.

Van advies naar implementatie

Mede door de positieve en interactieve samenwerking met de diverse betrokken teams is Arlande gevraagd om te faciliteren bij het implementeren van de eerste vervolgstappen. Hierbij is het principe ‘voordoen, samendoen en daarna zelf doen’ continu gehanteerd. Het PSA-team is zo door Anne-Maaike en Marc gesteund om stapje voor stapje steeds processen en werkzaamheden te optimaliseren waarna zij zelf de volgende verbeterstappen konden oppakken.

Bij de implementatie van het uitgebrachte advies zijn drie sporen ingezet:

  • Inzicht in afdelingsprocessen (& werkzaamheden)
  • Processen en workflows (verder) optimaliseren
  • Rollen en taken samen stroomlijnen met processen

Hierbij waren de beperkte doorlooptijd (tot de schoolvakantie 2023), de praktische toepasbaarheid en de fundering voor verdere optimalisatie rand voorwaardelijk.

De uitvoering vertaalde zich in een kort cyclische werkwijze, waarbij elke 4 weken een aantal (verbeter)acties met het team is opgepakt. Start met de basis op orde, de fundering voor verdere optimalisatie en innovatie. Door de gezamenlijke werkwijze en betrokkenheid zijn zowel inhoudelijke stappen gezet, als in de samenwerking binnen het team.

Focus op het resultaat

Arlande heeft drie eindproducten opgeleverd:

  • Een producten- en diensten catalogus die inzicht biedt in de afdelingsverantwoordelijkheden en werkzaamheden: waar is het team verantwoordelijk voor, en waarvoor niet?
  • De belangrijkste processen en workflows zijn geoptimaliseerd: na een kernselectie uit alle processen zijn de eerste optimalisaties direct geïmplementeerd in de meest belangrijke processen en workflows. Hierbij stond eenvoud en gebruikersgemak centraal.
  • Rollen en taken van het team zijn verder uitgediept met elkaar, een gezamenlijke werkwijze is afgestemd en deze resultaten zijn geborgd in teamwerkinstructies zodat een eenduidige werkwijze gehanteerd kan worden.

De rol van Anne-Maaike was tweeledig. Op inhoud was ze verantwoordelijk voor de voortgang en resultaten van de implementatie van de verbeterpunten en optimalisaties. Daarnaast heeft zij tijdens haar opdracht bijgedragen aan de verdere ontwikkeling van het PSA-team. Enerzijds door haar manier van werken en het meenemen van de collega’s, anderzijds door het aanscherpen van de rolverdeling binnen het team zodat ieder zijn en haar verantwoordelijkheden beter inzichtelijk kreeg.

‘Na de eerste werksessies met de diverse betrokkenen werd inzichtelijk dat het PSA team verschillende knelpunten ervaarden. Door gezamenlijk te bepalen waar de eerste stappen gezet moesten worden ontstond energie om samen een nieuwe weg in te slaan. Ik heb met veel plezier mogen faciliteren bij de stappen die het team met elkaar zette. Na een gezamenlijke start werd het team steeds zelfstandiger. Ik vind het prachtig om de collega’s zo te zien groeien en ontwikkelen. Ik bood de handvatten die ze nodig hadden om elkaar weer te vinden en inzicht te krijgen in de verschillende werkzaamheden. Ik lette daarbij op verschillende factoren zoals de verschillende rollen en kwaliteiten in het team en de diverse behoeften vanuit de organisatie. Het is mijn passie om deze aspecten met elkaar in verbinding te brengen zodat ieder een krachtige meerwaarde kan leveren in het grotere plaatje. Dit doe ik vanuit bevlogenheid, enthousiasme en resultaatgerichtheid. Ik heb het team zien groeien gedurende het proces en de verschillende werksessies waarin ze steeds verder zelfstandigheid ontwikkelde. Een prachtig eindresultaat waarin inhoudelijk procesoptimalisaties en teamontwikkeling elkaar versterkte.’

Anne-Maaike
“Ik heb Anne-Maaike ervaren als erg verbindend in het team. Ze is sterk in communicatie, is resultaatgericht en zelfstandig. Door in de eerste fase van de samenwerking de verbinding met het team te versterken zijn er daarna enorme stappen gezet en resultaten geboekt. De uitspraak ‘zacht op de relatie en hard op de inhoud’ past zeker bij haar. Ze weet een goede balans te brengen tussen vraag vanuit de organisatie en de vertaling naar haalbare stappen en doelen voor het team. Anne-Maaike biedt het team duidelijke handvatten wanneer nodig, en weet ook het team te motiveren wanneer ze zelfstandig dingen moeten oppakken. Door haar tussentijdse informatie over de voortgang straalt ze helderheid en controle uit. Dit geeft rust en vertrouwen in de uitvoering en geboekte resultaten. Anne-Maaike is loyaal, betrouwbaar en heeft duidelijk kennis van zaken. Ik heb de samenwerking met mij én het team als zeer prettig ervaren!”.

ZAAM
Meer weten?
Neem dan contact op met Rieks.
bekijk profiel
Of bel direct op
06-20735755
Over de auteur(s)
Anne-Maaike Pluijter

Met mijn verbindende en ondernemende stijl van werken weet ik groepen te enthousiasmeren en motiveren. Samen aan de slag om doelen te vertalen naar praktische toepassing, dat is wat mij energie geeft. Groei realiseren kan alleen als je nieuwe wegen durft te betreden!

bekijk pagina
andere interessante blogs
Nog meer blogs die je misschien interessant vindt: want als je eenmaal begint met lezen is het moeilijk om te stoppen.
Case
NHL Stenden verbetert onderlinge samenwerking
lees verder
Case
NHL Stenden flexibiliseert onderwijs deeltijd studenten
lees verder
Case
NHL Stenden optimaliseert onderwijslogistieke processen
lees verder
Case
MBO sector op weg naar landelijke standaarden met koppelvlakken
lees verder
bekijk ook alle cases & interviews
lees ook de andere interviews
We zetten stuk voor stuk graag onze collega’s in het zonnetje en laten we zien wie de mens achter de manager is. Want eerlijk is eerlijk: stiekem best wel interessant.
meer cases over
Daar kunnen we bij Arlande over blijven praten. De successen van onze klanten zijn onze grootste trots.