Moolenaar is een vijfde generatie familiebedrijf waarvan de oorsprong dateert van meer dan een eeuw geleden. Moolenaar is marktleider in het ontwerpen, ontwikkelen, produceren en leveren van groene en groeiende retail producten voor in huis en tuin. Hier worden jaarlijks meer dan 25 miljoen producten verkocht, in meer dan 30 landen.
Een groot knelpunt voor Moolenaar was dat in het bestaande ERP-systeem de primaire processen onvoldoende werden ondersteund. Diverse documenten buiten het systeem moesten ervoor zorgen dat de juiste papieren en de juiste verantwoording extern en intern kon worden afgelegd. Dit zorgt voor veel extra werk met kans op fouten. Dit laatste gebeurde regelmatig met daarbij het nodige herstelwerk. Een nieuw systeem was nodig.
Het traject tot transformatie naar een nieuw systeem werd in 2018 gestart, maar liep vast. De leverancier kon (toch) niet voldoen aan de eisen, zoals vooraf vastgesteld. Hierdoor liep de implementatie en realisatie vast. Dit leidde tot de inzet van Bostec. Ons doel werd om Moolenaar te ontzorgen. Bostec is gevraagd het veranderingstraject vorm te geven en daarbij ook het projectmanagement van het totale project voor haar rekening te nemen. Hierbij waren wij de verbinder tussen Moolenaar en de leverancier van het systeem.
De processen aan laten sluiten op de techniek is een moeilijke stap. Dit behelst medewerkers meekrijgen en laten begrijpen hoe een werkproces in elkaar zit. Hierbij is het ook van belang om medewerkers in te laten zien wat er nodig is om een proces te laten werken. Er is een start gemaakt om de primaire processen te beschrijven. Hieruit kwam naar voren dat nog veel functionaliteiten niet aanwezig waren in het systeem en ontwikkeld moesten worden.
Door het gehele traject heen heeft Bostec aandacht gegeven aan de stakeholders die betrokken waren bij de implementatie. En hen samengebracht. Door de organisatie mee te nemen, verandering te faciliteren, medewerkers op te leiden en hen de verandering te helpen begrijpen verbindt Bostec de schakels tussen proces, organisatie en techniek.
Medewerkers maken de organisatie. Zij weten heel goed wat wel en niet werkt. Zij weten wat wel en niet nodig is voor klanten. Doorvragen is essentieel. Goed luisteren en hen serieus nemen zorgt ervoor dat het team zich gehoord voelt.
Strak projectmanagement werkte niet (meer). Het project was reeds gestart en er was geen blauwdruk aanwezig. Daarom is er gekozen om binnen de kaders manoeuvreren en de kennis ‘bottom up’ te laten komen. Dit heet de ‘ontwikkelaanpak’ van een implementatie. Deze staat in contrast met de ‘blauwdruk methode’, waarvan bovenaf de eisen worden opgelegd. Als Moolenaar het project opnieuw zou starten zou er wellicht wel meer van de blauwdruk techniek gebruikt worden.
Zo werd zij ook verantwoordelijk voor het succes. Het creëren van deze samenwerking zorgt voor de realisatie.
Samen zorgden we ervoor dat Moolenaar tijdens de transitie kon blijven leveren aan haar klanten.
De techniek en de organisatie werden hierop aangepast. Bostec had hierin ook veel kennis over het systeem en haar limieten. En was hierdoor ook een sparringpartner voor Moolenaar op dit gebied richting de leverancier.
Bostec is onderdeel van Arlande.
Het inleven in de organisatie, de waarde en verbeteringen halen uit de mensen in de organisatie, waar mogelijk onderbouwd door data, om daardoor samen het hoogst haalbare resultaat te behalen, dat is waar ik voor ga!
bekijk pagina