Onderwijsinstellingen worstelen met het optimaliseren van hun onderwijslogistiek. Ard van Diepen, Gerard Ramaekers, Kasper Nobel, Onno-Hans Noteboom en Paul Vercauteren, allen adviseurs in het Onderwijs-team van Arlande, lichten toe hoe instellingen kunnen toewerken naar een gestroomlijnde onderwijslogistiek.
Het nieuwe schooljaar is bijna twee maanden bezig. De roosters zijn godzijdank af, het past allemaal net. Eerstejaars studenten mopperen, omdat de studie minder bevalt dan gehoopt terwijl vierdejaars studenten ontevreden zijn over hun verkeerd verwerkte inschrijving. Docenten geven aan dat zij woensdagmiddag staan ingeroosterd, terwijl dat hun vrije middag is. Tel hier de ontwikkelingen zoals ‘flexibilisering’, ‘leven lang ontwikkelen’ en ‘gepersonaliseerd leren’ bij op, en je komt uit in de context van menig onderwijsinstelling.
Een van de belangrijke thema’s die verwant is met deze ontwikkelingen is onderwijslogistiek. Het SIG definieert onderwijslogistiek als het geheel van processen, systemen en informatiestromen die mogelijk maken dat het onderwijs op hogescholen en universiteit gestroomlijnd verloopt. Opvallend is dat degene om wie het draait, de student, ontbreekt in deze definitie. Dit verklaart mogelijk dat onderwijslogistiek vaak wordt geassocieerd met administratieve en ondersteunende processen, zoals planning en roostering.
Binnen Arlande nemen we waardecreatie als uitgangspunt voor onderwijslogistiek. Onderwijslogistiek richt zich primair op de inrichting, monitoring en bijsturing van het leerproces dat een student (student journey) doorloopt. Kortom, de vraag en behoefte van de student is het uitgangspunt.
In zowel de visie op onderwijs, als de onderwijskwaliteit speelt onderwijslogistiek een belangrijke rol. De vertaling van onderwijsvisie naar de praktijk beïnvloedt sterk de balans tussen de studeerbaarheid, doceerbaarheid en organiseerbaarheid. De keuzes per variabele heeft consequenties voor de organisatie van onderwijslogistiek. Het kan bijvoorbeeld leiden tot spanningen in de relatie tussen onderwijsprofessionals en onderwijsondersteuning. Vaak merken wij een voel- en meetbare frustratie die zich bijvoorbeeld uit in een wij versus zij houding en het creëren van duidelijke (taak)afscheidingen.
Onderwijslogistiek heeft invloed op zowel de meet-, en merkbare kwaliteit van onderwijs. Het inventariseren van randvoorwaarden en organisatieprocessen zijn essentieel voor de kwaliteit van het onderwijs. In de eerste plaats betekent dat de verantwoordelijkheid en besluitvorming faciliterend is voor onderwijslogistiek. Ook de inzet en gebruik van informatie is belangrijk. Meestal wordt hier gedacht in statische informatie, waarbij de neiging aanwezig is om de informatie uitsluitend te delen via informatiesystemen, diploma’s en indicatoren, zoals de lokaalbezetting. Dit leidt tot minder aandacht voor de dynamische informatie; de interactie tussen student en docentcoach. Deze kwaliteit is minder goed te meten, maar wel te merken.
Het maken van keuzes is lastig mede door de zoektocht naar de juiste informatie bij de instellingen. Onderwijsprofessionals houden elkaar in de houdgreep, iedereen doet zijn plas en alles blijft zoals het was. Daarnaast roept het verbeteren zowel interesse als angst op. Bij het uitspreken van termen als ‘lean’ of ‘digitalisering’ komen bezwaren naar voren, “je kunt toch een leerproces niet met een productieproces vergelijken?!” Dat is begrijpelijk, want een leerproces is anders dan een productieproces. Juist ter inspiratie, is het interessant om te leren van commerciële organisaties hoe zij met behulp van hun logistiek de variatie in klantvragen succesvol bedienen.
Arlande ontwikkelt samen met onderwijsinstellingen programma’s om onderwijslogistieke uitdagingen op te lossen. Hierbij helpen wij zowel bij het inzichtelijk maken als het expliciteren van keuzes gericht op de toekomst (de ambitie). Op basis daarvan bepalen we de benodigde speelruimte voor de verandering (optimaliseren versus transformeren), wat de eerste stap is richting grip en regie.
Daarnaast is het aan te raden is om stil te staan bij hoe verschillende inzichten (op basis van de huidige situatie) zoals het meetbare (bijvoorbeeld lokaalbezetting) en het merkbare (bijvoorbeeld de interactie docent/leerling) zich tot elkaar verhouden. Met dat inzicht wordt het verbeteren van bestaande en bepalen van toekomstige leerroutes mogelijk, zodat deze meer waarde opleveren voor studenten.
Centraal in onze aanpak staat het werken met fases. De drie fases die wij onderkennen:
Na het opdoen van gezamenlijke inzichten (multidisciplinair) worden keuzes gemaakt en uitgevoerd. Tussentijdse evaluaties vormen de basis om per fase de eerder opgedane inzichten en aannames te toetsen, aan te passen, en actie hierop te ondernemen.
Als projectleider ben ik betrokken projecten op het gebied van sturingsinformatie en organisatieontwikkeling. Mijn bijdrage zit in het zien van de (dys) functionaliteiten in organisaties waarbij ik in staat ben om vanuit de relatie stapsgewijs verbeteringen aan te brengen.
bekijk pagina