Contact

ROC Nijmegen: Informatiebeleid, Project Portfolio Management en Professionalisering Projectmanagement

ROC Nijmegen: Informatiebeleid, Project Portfolio Management en Professionalisering Projectmanagement

"ICT- en Project Portfolio Management als tool voor betere onderwijskwaliteit en een gezonde financiële organisatie."

De aanleiding

ROC Nijmegen is een gedecentraliseerde organisatie met een informeel karakter. De ICT-infrastructuur was voor aanvang gefragmenteerd en onsamenhangend. Er waren ruim 1.000 applicaties in gebruik en er liepen honderden projecten, terwijl het projectmanagement de hiervoor benodigde deskundigheid mistte. Hierdoor waren de ICT kosten veel te hoog, was er veel ontevredenheid over de ICT dienstverlening en waren er zeer beperkte controle mogelijkheden.

De uitdaging

De ICT-omgeving van ROC Nijmegen was dringend aan een opwaardering toe. Ook de processen van de gehele organisatie dienden efficiënter georganiseerd te worden en er moest meer gestandaardiseerd en gecentraliseerd worden. Hierdoor moesten grote kostenbesparingen te behalen zijn.

De aanpak

In opdracht van het College van Bestuur is een Quick Scan uitgevoerd van de ICT-/ Informatievoorziening en vervolgens uitgewerkt in een visie en beleid. Op basis hiervan is de projectenkalender met meer dan 50 projecten gedefinieerd. Vervolgens is Portfolio Management als besturing ingericht, waardoor de kaders voor besluitvorming kwamen vast te staan en prioritering van de benodigde veranderingen mogelijk werd.

Het projectmanagement is geprofessionaliseerd door o.a. de inzet van een multi-projectmanager die de ROC Nijmegen projectmanagers op sleeptouw heeft genomen. De opdrachtnemers en opdrachtgevers van projecten hebben allen deelgenomen aan de leergang projectmatig werken. Gedurende 1 jaar heeft Arlande op een coachende wijze op de meer dan 50 projecten regie gevoerd.

Arlande heeft de lijnorganisatie ondersteund met meerdere interim rollen, zoals ICT Manager, Directeur Bedrijfsvoering en Informatiemanager.

Het resultaat

ROC Nijmegen heeft op een zeer gecontroleerde manier haar ambities geoperationaliseerd door veel business projecten ten behoeve van het onderwijs en de bedrijfsvoering te realiseren en de ICT kosten te verlagen. In 2013 is de afdeling Informatiemanagement opgericht. Deze maakt beleid voor en voert regie op de samenhang van de informatievoorziening van de organisatie. ICT is verantwoordelijk voor het realiseren en in stand houden van de benodigde techniek die de  informatievoorziening mogelijk maakt. Hieronder vallen zowel de volledige infrastructuur (werkplekken, netwerk en datacentra) als de applicaties (en de bijbehorende koppelingen, database etc.). Tevens is een zogeheten procesplaat opgesteld. Hierin is op hoofdlijnen de manier van werken binnen de organisatie verdeeld over ‘bedrijfsfuncties’. Voor elk van deze bedrijfsfuncties is een eigenaar benoemd. Daarmee is onderscheid gemaakt tussen de procesverantwoordelijkheid (het beschrijven en faciliteren van processen, belegd bij eigenaren) en de resultaatverantwoordelijkheid (de uitvoering van de processen, belegd bij de lijnorganisatie (directeuren en teammanagers).

De organisatie-brede Jaarkalender is geëvalueerd en bijgesteld. Deze geeft een globale opsomming van de activiteiten die een bepaalde periode van het jaar moeten worden uitgevoerd. Hierdoor wordt meer samenhang en een betere aansluiting gecreëerd tussen verschillende processen in de organisatie.

De opbrengsten voor de gehele organisatie zijn:

  • schaarse middelen worden meer efficiënt ingezet;
  • er wordt beter prioriteiten gesteld;
  • projecten starten alleen op voorwaarde dat er een helder besluitvormingsproces aan vooraf is gegaan, waarbij duidelijk is dat het project bijdraagt aan de strategie en doelstellingen van de organisatie;
  • risico’s worden tijdig gesignaleerd, waardoor projecten vaker succesvol zijn;
  • er is betere afstemming tussen de verschillende stakeholders;
  • er is hiermee voldaan aan de inspectienormen inzake de jaarresultaten (oftewel ROC Nijmegen staat niet meer onder toezicht van onderwijsinspectie).

De succesfactoren

Voor ROC Nijmegen is de ervaring van de leverancier een belangrijk kwalificatiecriterium voor de samenwerking met Arlande geweest. Arlande heeft kunnen aantonen dat zij meerdere succesvolle trajecten bij vergelijkbare onderwijsinstellingen heeft uitgevoerd. Tevens bleek er veel synergie tussen het team van Arlande team en dat van het ROC Nijmegen. Arlande heeft veel  expertise op  meerdere vakgebieden ingebracht (Corporate Informatiemanagement, Project Portfolio Management, Professionalisering Projectmanagement, Opdrachtgeverschap en Verandermanagement).

Over ROC Nijmegen

ROC Nijmegen is een middelgrote Regionaal Opleidingen Centrum, wat zich richt op Economie, Zorg & Welzijn en Techniek met 22 onderwijsteams, met ruim 200 opleidingen en zo’n 950 medewerkers. Het biedt de ruim 9.500 studenten, zowel jongeren als volwassenen, opleidingen aan in het middelbare beroepsonderwijs en in de volwasseneneducatie. Daarnaast verzorgt het contractonderwijs voor bedrijven en instellingen. Bij ROC Nijmegen studeren 12.500 studenten en werken er ca.
1.200 medewerkers.