Contact

Onderwijsgroep Tilburg: Portfoliomanagement

Onderwijsgroep Tilburg: Portfoliomanagement

"We zijn net begonnen met PPM en nu melden zich de eerste projecten zich al met een budgetoverschrijding … Het goede nieuws is dat we dat nu vooraf weten en een keuze kunnen maken!" Fred van der Westerlaken

Aanleiding

Binnen Onderwijsgroep Tilburg (OGT) wordt al enige jaren projectmatig gewerkt. Door enkele grote ICT-projecten en andere grote veranderambities in het onderwijs en bedrijfsvoering in het vooruitzicht neemt bij directie en College van Bestuur (CvB) de behoefte aan betere sturing toe.

Uitdaging

Het ambitieniveau voor de veranderingen in de Informatievoorziening en ICT is hoog, wat zich uit in een stevige projectenkalender. Er zullen veel projecten worden uitgevoerd die een beroep doen op IM- en ICT-expertise. Een groot programma zorgt voor de innovatie van de complete ICT Infrastructuur en dit heeft hoge prioriteit. Daarna volgen er nog vele andere verandertrajecten op het vlak van bedrijfsvoering en MBO-onderwijs, zoals het programma Focus op vakmanschap, alsmede diverse grote PPS-en (samen met bedrijfsleven, educatieve instellingen en overheid).

Aanpak

De Project Portfolio Management methodiek van Arlande wordt geadopteerd om de projecten in de grip te krijgen en het verandervermogen van de organisatie te verbeteren. “We zijn er in het onderwijs erg goed in om een gekozen methode vervolgens weer ter discussie te stellen, maar dat gaan we nu niet doen. We gaan  deze methode nu toepassen en daarna evalueren we om te verbeteren” aldus Fred van der Westerlaken, voorzitter CvB, bij aanvang van het implementatietraject.

Rollen

Arlande vervult verschillende rollen van consultant en interim-portfoliomanager, en parallel daaraan interim-manager PMO, projectmanager voor enkele projecten en trainer/coach om de organisatie langere tijd bij te staan in het besturen en realiseren van de projectenportfolio. En om stappen te blijven maken in de professionalisering daarvan.

Bereikte resultaten

Door de PPM-implementatie zijn binnen OGT als belangrijke resultaten bereikt:

  • Een door Directie en CvB geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven, bestaande uit een besturingsstructuur en beleidskaders.
  • Een duidelijk proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus en rapportages.
  • Een ingericht en werkend Portfolio Management Office (PMO).
  • Opleiding- en kennisdelingsplatform voor projectleiders.
  • Masterclasses opdrachtgeverschap voor alle schooldirecteuren en stafhoofden.
  • Inzicht bij CvB en Directie hoe projecten bijdragen aan doelen en strategie.
  • Meerdere projecten succesvol over besloten en opgeleverd.
  • Meer voorspelbare projectresultaten, inzet en financiën.
  • In 2016 PPM-scan uitgevoerd die tot aantal verbeteracties heeft geleid.
  • In 2017 aantal stafmedewerkers opgeleid tot ‘business case experts’ die opdrachtgevers helpen bij het opzetten van projectideeën en -voorstellen.

Succesfactoren

Nodig voor een succesvolle implementatie is ook weer in deze situatie bij OGT bewezen:

  • Volledige aansluiting en participatie van bestuursleden.
  • Actieve participatie van schooldirecteuren en stafmanagers.
  • Ruimte voor leren door positieve feedback, opleiding en kennis- en ervaringsdeling.

Over Onderwijsgroep Tilburg

Onderwijsgroep Tilburg verzorgt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo) voor ruim 13.000 deelnemers, via een 20-tal scholen. Daarnaast biedt OGT volwassenenonderwijs (vavo), educatie en een uitgebreid cursusaanbod.

Onderwijsgroep Tilburg onderscheidt zich door het in de regio in stand houden en functioneren van een doorlopend en aansluitend aanbod van voorbereidend middelbaar en middelbaar beroepsonderwijs in alle sectoren en leerwegen vanaf de lagere school tot aan het hoger beroepsonderwijs en biedt haar onderwijsinstellingen professionele en efficiënte ondersteuning.