Contact

NDC: Inrichten PPM voor reguliere en innovatie projecten

NDC: Inrichten PPM voor reguliere en innovatie projecten

"Innovatieprojecten vergen een andere besturing dan reguliere projecten."

“Vernieuwing en verbreding is voorwaarde om te overleven als mediabedrijf”

(Jan Bloem, Associate Principle bij Arlande)

“Innovatieprojecten vergen een andere besturing dan reguliere projecten”

(Rob Knechten, Directeur van Arlande)

De uitdaging

Onder druk van de markt - het gestaag afnemende en vergrijzende abonnementenbestand - was NDC genoodzaakt een nieuwe koers in te zetten. Nieuwe doelstellingen diende te worden geformuleerd, zoals het ontwikkelen van nieuwe brands en channels die passen in de toekomstvisie van NDC.

Projecten namen sindsdien vanaf een centrale plaats in bij het ontwikkelen van de toekomst van NDC en bij de directie ontstond de behoefte aan een andere manier van projectensturing.

De aanpak

De redactionele afdelingen en ondersteunende staf waren toe aan reorganisatie. Het nieuwe model is meer gericht op samenwerking tussen staf en ‘business’, waarbij het ‘I3-model’ is gevolgd voor de ICT-discipline: Infrastructuur, Informatievoorziening en Innovatie. Arlande ondersteunde NDC om op elk van deze drie vlakken te professionaliseren, evenals op de projectenbesturing. De Arlande methodiek bood ruimte om per type project een verschillende besturing en fasering te hanteren, daarbij volgden de ICT en IV-projecten de PRINCE2 aanpak en werd voor Innovatieprojecten de aanpak van Richard Cooper (NPV-sector) gebruikt, in combinatie met het business canvas van Osterwalder. Deze aanpakken vormen de kern van de Arlande PPM-methodiek die bij NDC gehanteerd is.

Voor beide gebieden werd een werkgroep ingesteld waarin NDC-mensen samen met de Arlande professionals de fasen doorliepen om de besturing werkend te krijgen:

  • Ontwerpfase: Definitie van kernbegrippen (project, change), zicht krijgen op de projecten en het projectproces en inrichten projectfasering, classificatie- en toetsingskaders. Aanstellen van de Portfoliomanager en opzet PMO, bemensen van de Toetsgroep en van de drie Regiegroepen. Opleiden van de managers en toetsers;
  • Startfase: bijeenkomen van de Regiegroepen en nemen van besluiten op basis van adviezen van de Toetsgroep. Systematisch besluiten nemen over starten en faseovergangen van projecten en grip krijgen op geld, in combinatie met systematisch toetsen op de kaders, voorafgaand aan besluitvorming;
  • Borgfase: Na twee maanden evalueren en bijstellen.

Inmiddels is door de directie een stap gemaakt naar doelensturing en kunnen ook de projecten daarmee gekoppeld worden in de toetsing en besluitvorming.

Het resultaat

Door de PPM implementatie zijn binnen NDC inmiddels diverse resultaten bereikt, zoals:

  • Een door de hoogste leiding geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven, bestaande uit een besturingsstructuur (Portfolioboard, Regiegroep per I-domein, Toetsgroep en PPMO) en beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten;
  • Een transparant proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus en templates voor projectmanagementdocumenten en portfoliorapportages, waarbij er een duidelijke splitsing is in het aanvliegen, besturen en uitvoeren van enerzijds ‘reguliere’ projecten en anderzijds Innovatieprojecten;
  • Bij beslissers, voorbereiders, uitvoerders en ondersteuners binnen NDC is expertise en attitude aanwezig - via opleiding, coaching en communicatie –om de portfoliobesturing en projectuitvoering succesvol te laten zijn;
  • Successen met het ontwikkelen van nieuwe brands en markten, waardoor de toekomst van het mediabedrijf nieuw perspectief krijgt.

De succesfactoren

  • Aansluiting en actieve participatie van het I3-management bij de methodiek en aanpak;
  • Actieve participatie van een aantal business managers (o.a. redactie en sales) en staf managers (o.a. Financiën en ICT/IV);
  • Kwalitatieve en gemotiveerde bezetting van het PPMO.

Over NDC Mediagroep

NDC mediagroep is uitgever van dag- en weekbladen, internet, tv en magazines die specifiek gericht zijn op de provincies Groningen, Friesland, Drenthe en Flevoland. Via drie dagbladen en bijna veertig weekbladen voorziet NDC mediagroep de lezers en adverteerders van nieuws en informatie. Nieuws, actualiteiten en informatie worden kritisch verzameld en onafhankelijk geduid om betekenisvol bij te dragen aan de dagelijkse gang van zaken van de lezer. Evenementen, beurzen en bijeenkomsten worden georganiseerd om beleving te creëren in de leefwereld van het Noorden.