Contact

Gemeente Zaandstad: Professionaliseren Project Portfolio Management Gemeente

Gemeente Zaandstad: Professionaliseren Project Portfolio Management Gemeente

"IT wordt gezien als enabler voor de nieuwe ontwikkelingen in onze organisatie, daarbij is het noodzaak om betere keuzes te maken!"

“Er is een kentering waarneembaar in onze organisatie”

“IT wordt gezien als enabler voor de nieuwe ontwikkelingen in onze organisatie, daarbij is het noodzaak om betere keuzes te maken!”

(Mark Smit, Portfoliomanager)

Uitdagingen

De directie wilde meer regie krijgen op projecten met een IT component. Er waren veel veranderingen in de organisatie gaande, zoals een reorganisatie van het ‘dienstenmodel’ naar een algemene directie met sectoren. Gemeentes zitten tegenwoordig in de tijd van enorme bezuinigingen en van diverse decentralisaties van taken van hogere overheden naar gemeentes. IT wordt gezien als enabler voor deze ontwikkelingen, en door de beperkte (interne) IT verandercapaciteit ontstond de noodzaak om betere keuzes te maken. Betere keuzes binnen sectoren en betere keuzes over de sectoren heen. 


Verkennen en Inrichten

Arlande is geselecteerd als een partij die de projectenbesturing op een hoger niveau kon krijgen, zodat in de toekomst betere keuzes kunnen worden gemaakt. Binnen de gemeente wordt op diverse plaatsen al lange tijd projectmatig gewerkt, zo ook binnen het IT-domein. De vraag die in de starfase van het project centraal stond bij Gemeente Zaanstad was: ‘hoe kunnen we optimaal aansluiten op de bestaande kennis en ervaring en waar kunnen we vanuit Arlande bouwstenen toevoegen?’.

  • Via gesprekken en workshops met management, projectleiders en PMO, werden de bestaande werkwijze, sterke punten en knelpunten in kaart gebracht langs de lijnen van het Arlande PPM Maturity model;
  • Vervolgens ontstond de puzzel: hoe kunnen de organisatie veranderingen aanbrengen zonder dat het bestuurlijk als te groot wordt ervaren, hoe kan er klein worden begonnen? Het streefbeeld werd opgebouwd langs de drie sporen van het Arlande model: Bestuur & Beleid, Processen & Informatie en Expertise & Attitude;
  • Het prioriteringsmodel dat Zaanstad al kende kreeg een formeler kader door introductie van het Toetsingsformulier en de Toetsgroep, de adviesgroep die de projectvoorstellen en plannen beoordeelde voorafgaand aan de besluitvorming in het Management Team (Portfolioboard) en Directie;
  • Het proces werd in stapjes neergezet, zodat het voor iedereen helder te begrijpen was.

Opleiden en Operationaliseren

Nadat de ambities voor de projectenbesturing waren bepaald, was het tijd om aan de slag te gaan volgens de nieuwe opzet. Immers, al werkende leert men het beste.

  • Na de kick-off met alle betrokkenen werden, gedurende de daarop volgende maanden, de projecten door het nieuwe proces geloodst. Daarmee ontstonden ook de successen;
  • De verschillende doelgroepen, zoals opdrachtgevers, projectleiders, toetsers en leden van het management team/portfolioboard en directie kregen een korte voorlichting en vervolgens ‘coaching on the job’. Omdat er steeds kleine stapjes werden gezet en het meenemen van mensen werkt hierbij goed;
  • Na zo’n drie maanden in de nieuwe opzet te hebben gewerkt, inclusief daar bijbehorende toetsingsbijeenkomsten en MT/Board bijeenkomsten, kon er gekeken worden naar wat goed en wat minder goed ging en konden verbeteringen worden doorgevoerd.

Resultaten

Als gevolg van de PPM implementatie binnen Gemeente Zaanstad zijn verschillende resultaten bereikt, zoals:

  • Een door de hoogste leiding geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven, bestaande uit een besturingsstructuur (Portfolioboard, Regiegroepen en PPM Toetsgroep en PPMO) en beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten;
  • Een transparant proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus en templates voor projectmanagementdocumenten en portfoliorapportages;
  • Bij beslissers, voorbereiders, uitvoerders en ondersteuners is expertise en attitude is aanwezig - via opleiding, coaching en communicatie – om de portfoliobesturing en projectuitvoering succesvol te laten zijn;
  • Een aantal projecten succesvol opgeleverd en minder verstoringen in de operatie doordat verwachtingen over projectresultaten, inzet en financiën voorspelbaarder zijn geworden.

De succesfactoren

  • Aansluiting en actieve participatie van het management bij de methodiek en aanpak;
  • Bezetting van het PMO kwalitatief en kwantitatief op orde;
  • Veel aandacht voor de menskant: PPM implementeren is een verandertraject!

Over de Gemeente Zaanstad

De Gemeente Zaanstad is een ambitieuze gemeente met 145.000 inwoners. Het ambtenarenapparaat is relatief klein, zo’n 1.200 medewerkers, met 1.000 werkplekken. Sinds 2012 is er en nieuwe locatie en staat de gemeente in de top 3 nominatie ‘fijne werkplekken’. Flexwerken, het nieuwe werken, is geheel omarmd.
Dat betekende ook een geheel nieuwe infrastructuur en een volledige mobiele telefonie-omgeving.