Contact

De Leijgraaf onder onderwijslogistiek

De Leijgraaf onder onderwijslogistiek

"Hoe vergroten we leerling tevredenheid over roosters met behulp van uniforme, integrale processen en informatievoorziening en dragen we bij aan kwalitatief goed onderwijs en de uitvoerbaarheid daarvan" Ernest van Wijk, Directeur Services ROC De Leijgraaf

De aanleiding

ROC De Leijgraaf is al enkele jaren bezig met het verbeteren van plannen en roosteren. Processen zijn beschreven, taken en bevoegdheden zijn bepaald en er is veel tijd geïnvesteerd in het op orde krijgen van het plan- en roosterproces. Desalniettemin moest er meer wind in de zeilen komen. Een analyse door een onafhankelijke expert eind 2015 heeft aanbevelingen opgeleverd die concreet aangeven waar verbetering noodzakelijk is. Besloten is om in 2016 extra capaciteit aan te trekken om de aanbevelingen te realiseren. Tevens zijn er organisatorische wijzigingen doorgevoerd. Zo is de rol Directeur Plannen benoemd en heeft elke onderwijsafdeling de rol Planner ingericht. Op deze wijze wordt de verbinding tussen onderwijs en bedrijfsvoering versterkt en is er gerichter sturing op het plan- en roosterproces. Het hoofddoel hiervan is tweeledig: vergroten van de leerling tevredenheid over de roosters enerzijds en het ondersteunen van kwalitatief goed en uitvoerbaar onderwijs.

De uitdagingen

  • Vergroten van de leerling tevredenheid op het gebied van roosters en daarvoor leren kennen van de specifieke wensen en eisen van ‘de leerling’
  • Onderwijs in de rol van opdrachtgever krijgen met bedrijfsvoering als opdrachtnemer
  • Doen beseffen van het belang van keten- en procesgericht werken
  • Afdelings- en schooloverstijgend leren samenwerken
  • Creëren / stimuleren van leiderschap en (proces)eigenaarschap
  • Opzetten van een instellingsbreed (en daarmee deels uniform) proces
  • Integraal verbinden van beleid, proces, ict-architectuur en informatievoorziening
  • Borgen van de geïmplementeerde processen in de lijnorganisatie

De aanpak

De specifieke vraag aan de interim-manager Plannen & Roosteren, in casu Peter Oostrom, externe associate van Arlande, is om alle aanbevelingen van de verrichte analyse te implementeren. Zijn dubbelrol omvat Adviseur Plannen (oftewel een vrije rol om de organisatie op het gebied van plannen en roosteren goed georganiseerd te krijgen) en Manager Roosterbureau, waar specifieke aandacht op teamvorming en meer professionaliteit benodigd was. Belangrijke aspecten hierbij waren (proces)eigenaarschap, cultuurverandering, leiderschap, procesmanagement en vooral de structurele verbinding leggen tussen onderwijs en bedrijfsvoering.

Peter heeft in korte tijd kennisgemaakt met alle betrokkenen in het plan- en roosterproces. Hierbij is direct informatie opgehaald over de gang van zaken, pijnpunten en mogelijke verbeteringen. Mede op basis van deze informatie is er een projectplan opgesteld dat volledig integraal aangeeft hoe ROC De Leijgraaf doorontwikkelt. Direct herkenaar voor degenen die input hebben geleverd. Integraal houdt de volgende gebieden in: beleid, proces, ICT-systemen, informatievoorziening, communicatie en governance. Als een rode lijn hier doorheen loopt de focus op (proces)eigenaarschap vanuit uniforme rollen, inclusief definiëren en geaccepteerd krijgen van de nieuwe rollen met bijbehorend functieprofiel. Het creëren van besef van nut en noodzaak (incl. willen/kunnen/doen) door consistent te begeleiden op de afgesproken doelstellingen.

Het fundament voor dit alles zijn de processen met daaronder een goed ondersteunende ICT-architectuur. Volledige, tijdige, correcte en uniforme brondata in de daartoe geëigende bronsystemen zijn cruciaal. Alle vier de deelprocessen van plannen (curriculum, docentinzet, onderwijsruimten en leerlingaantallen) worden met een samenstelling van rollen vanuit de hele onderwijsinstelling doorlopen. Hierbij is de route meer bepalend dan het resultaat zelf: het doordiscussieren van de huidige werkwijze richting de uniform gewenste processtappen en voor wie wat wanneer uitvoert. Betrokkenen leren inzien dat het anders kan, soms moet en ook dat het wél mogelijk is om samen te veranderen. Er ontstaat inzicht in de deelprocessen en de consequenties die iets heeft later in de keten. Er zijn klankbordgroepen samengesteld met leerlingen enerzijds en docenten anderzijds om nou eens écht te bepalen wat de wensen en eisen aan de roosters zijn. En om de eigenlijke dialoog te voeren waarom bepaalde zaken wel of juist niet realiseerbaar zijn en wat eenieders inbreng daarin in.

In de tussentijd zijn (voortgangs)rapportages opgesteld zodat het management weet wat de werkelijke stand van zaken is. Geen excuses of uiteenlopende beelden meer: hetgeen in de systemen staat, is de enige bron van waarheid. Vanuit dat uitgangspunt kan structureel worden gewerkt aan het de rolvastheid van betrokkenen en het hierin complimenteren en aanspreken van elkaar. Op het Roosterbureau zelf vindt eenzelfde soort transformatie plaats. De expertise op roostergebied is ruim vertegenwoordigd, het gaat om het versterken van elkaar vanuit ieders kracht/competenties en betere samenwerking met onderwijsafdelingen, de klanten.

Resultaat

Eind 2016 zijn alle componenten van de integrale aanpak bediscussieerd door betreffende rollen binnen de hele onderwijsinstelling. Alles is vastgelegd in KPI’s/management informatie, procesbeschrijvingen, RASCI’s / TBV-matrices en FO’s voor systemen en koppelingen daartussen. Er is één pagina op de portal waarin alle relevante informatie rondom plannen en roosteren staat en wordt bijgehouden. Niemand heeft meer een reden om iets niet te weten. Alle lijnmanagers zijn vol betrokken bij de doorontwikkeling van de processen waar zij eigenaar van zijn/worden. Kortom, de basis is gelegd om goed voorbereid, op uniforme wijze het planproces richting rooster van schooljaar 2017/2018 te staten. En vooral: men weet elkaar te vinden, tijdig in het planproces en met de juiste ondersteuning. Hierdoor wordt niet alleen aan de kwantiteit van benodigde brongegevens gewerkt, maar direct ook de kwaliteit daarvan in een vroegtijdig stadium getoetst  en waar nodig direct verbeterd. Dit alles in nauw overleg met de klankbordgroepen, bestaande uit leerlingen en docenten, die op hun beurt ambassadeur zijn richting hun grote achterban.

De succesfactoren

  • Formuleren van een helder overkoepelend doel en daar de juiste rollen aan verbinden
  • Complexe zaken afpellen tot overzichtelijke onderdelen
  • ‘Uniformeren wat moet, flexibiliseren wat kan’
  • Ego ‘thuis’ laten: het gaat om goed onderwijs en de leerling tevredenheid
  • Blijven herhalen van integraliteit tussen beleid, proces, systeem en informatievoorziening
  • Inzichtelijk maken van processen en voortgang daarvan in de tijd
  • Verbinden van de juiste mensen met elkaar vanuit hun (uniforme) rol
  • Elkaar aanspreken/complimenteren in een open, duidelijke en eerlijke cultuur
  • Gebruik maken van aanwezige kracht, kennis en kunde
  • Positiviteit / ‘Alles is mogelijk’ / Samen komen we verder

Over ROC De Leijgraaf

ROC De Leijgraaf is een Regionaal Opleidingen Centrum (ROC) met vestigingen in o.a. Veghel, Oss, Uden en Cuijk. Het primaire proces is het verkrijgen van een maatschappelijk relevante kwalificatie door de leerlingen. Het ROC biedt een breed onderwijsaanbod van middelbaar beroepsopleidingen, volwassenenonderwijs en bedrijfsopleidingen aan ca. 5.800 leerlingen en cursisten. Er werken circa 700 medewerkers.

Voor De Leijgraaf staat goed onderwijs boven alles. De persoonlijke ontwikkeling en het leren van de leerlingen hebben daarin een centrale plek. Zij worden niet alleen voorbereid op de toekomst, het ROC zorgt ook dat ze daar voortdurend zelf aan werken. Dat gebeurt voor de regio, maar vooral ook steeds meer met de regio. Onderwijs maken we samen! Het missiestatement luidt als volgt: “Met ons onderwijs dagen wij, samen met de regio onze leerlingen uit om te blijven werken aan hun toekomst.”