WUR: Agile Portfoliomanagement

Situatie

Binnen Wageningen University & Research (WUR) IT kantelt de organisatie naar een Agile manier van werken. Er zijn meerdere multidisciplinaire teams gevormd die het werk uitvoeren in sprints, volgens het concept van Scrum. Als gevolg van deze veranderingen is ook behoefte aan een andere aansturing. De behoefte is om (project) portfoliomanagement verder te professionaliseren, op een Agile manier.

Uitdaging

De uitdaging is om een governance in te richten die past op de nieuwe visie van domein-besturing en Agile werken. Hoe zien de domein regieteams er uit, wat zijn de kernrollen daarin, en welke processen gaan maken dat het werkt? Hoe sluiten de domeinregieteams goed aan op het nieuwe Agile werken binnen de multidisciplinaire teams? Hoe zorgen we dat de nieuwe (en lopende) initiatieven worden gewaardeerd en geprioriteerd en dat het werk bij de (juiste) teams gaat komen?

Rol

Arlande coacht en ondersteunt het P&A-team (bestaande uit architectuur, portfoliomanagement, projectmanagement en PMO) bij het inrichten en opstarten van de nieuwe governance voor Agile portfoliomanagement. Daarbij zal de inrichting van Agile portfoliomanagement tevens steunen op componenten uit de best practices van Arlande PPM lite.

Eindresultaten

De eindresultaten van dit traject van Arlande bij WUR bestaan uit:

  • Een portfoliomodel voor veranderingen met een IV-component, binnen een door de Raad van Bestuur geaccepteerde en actief ondersteunde governance voor innovaties, projecten en architectuur.
  • Een structuur van domeinregieteams die de verbindende schakel vormen tussen de multidisciplinaire teams en de Architecture Board.
  • Een helder gedefinieerd proces voor het sturen op doelen en epics (initiatieven) door de domeinregieteams.
  • Een helder proces hoe te komen van epics (initiatieven) en features die door de teams kunnen worden opgepakt, waarbij rekening is gehouden met een hybride situatie van uitvoering via multidisciplinaire teams en projectteams.
  • Op het hoogste niveau een Architecture Board met een duidelijke agenda, samenstelling en mandaat inzake de besluitvorming en advisering over de innovatieportfolio.

De manager(s) van Arlande die voor resultaat zorgen

Jan Bloem - Agile strategisch-tactisch portfoliomanagement | Consultant en coach
Wageningen University & Research (WUR) maakt binnen de IT-organisatie een omslag naar agile werken in multidisciplinaire teams. Deze transitie wordt begeleid door onze zusterorganisatie VX Company en van daaruit kwam de vraag om portfoliomanagement te helpen inrichten in de vorm van domein besturing, vanuit de methodiek PPM lite. In deze structuur wordt het portfolio verdeeld in een aantal domeinen, die op het hoogste niveau worden geclusterd voor de Raad van bestuur (RvB). De opdracht bestaat eruit om samen met de mensen van de WUR deze structuur te ontwerpen, te beschrijven en te implementeren. Na een korte gespreksronde voor de eerste inventarisatie waar WUR staat met de projectenbesturing, wordt samen met de opdrachtgever de ambitie benoemd en bepalen we op hoofdlijnen hoe PPM lite als methodiek kan helpen om de gap te overbruggen. Welke bouwstenen zijn nodig en welk materiaal van de WUR wordt daarop aangepast, welke stappen gaan we zetten en wie betrekken we in het P&A-team dat dit gaat doen. Het P&A-team wordt gevormd en gaat gedurende twee maanden aan de slag met onderwerpen als TBV van domeinregieteams, classificatie voor het besluitvormingsproces, begrippen en definities, projecten- en initiatieven lijsten, templates, tooling en een communicatie/opleidingsplan voor de verschillend soorten stakeholders. Parallel worden de belangrijkste stakeholders voor de domeinbesturing aan boord gehaald en bepalen we samen met hen wat verder nodig is om de start met de besturing ook te operationaliseren.