ICT- en Informatiebeleidsplan met Roadmap

Introductie opdracht

Paul Rehm heeft aan Arlande gevraagd om samen met een ICT kernteam van GLR binnen twee maanden te komen tot een ICT- en Informatiebeleidsplan inclusief een strategische agenda (Roadmap) om dit plan uit te kunnen voeren. Van belang is dat er binnen GLR een gedragen beeld ontstaat van de huidige situatie, de strategische uitgangspunten, de gewenste situatie, de beleidskeuzes en de strategische agenda voor 2019-2023. Ook is het noodzakelijk om inzicht te hebben in de organisatie die vereist is op het gebied van de Infrastructuur (ICT) en de informatievoorziening (IV).

Situatie

De maatschappij verandert en GLR moet mee veranderen.  GLR weet als geen andere onderwijsinstelling dat IT-toepassingen belangrijk zijn om in een door technologie en media gedreven omgeving optimaal te functioneren. De organisatie moet hierin vooroplopen.
Het strategisch plan voor de komende jaren is recent opgesteld. Op basis van dit plan heeft het College van Bestuur gevraagd om vier aparte roadmaps op te stellen voor ICT, innovatie, P&O en cultuur. Het op te stellen ICT- en Informatiebeleidsplan inclusief de strategische kalender omvat niet enkel de plannen en het overzicht, maar ook de organisatorische randvoorwaarden om dit plan te realiseren.

Uitdagingen

De praktische workshops en vlotte terugkoppeling is de basis geweest voor het opgestelde plan. De grootste uitdaging was het korte tijdsbestek waarin het plan opgeleverd moest worden. In 2011 heeft Arlande een soortgelijk traject met succes voor GLR opgesteld. De roadmap hiervan is stap voor stap uitgevoerd. Dit laatste was een belangrijke reden om de opdracht aan Arlande te gunnen. 

Rol

Rob Knechten was overall eindverantwoordelijk voor deze opdracht. Harald Schuren heeft de belangrijkste ICT vraag- en aanbod zijde van de organisatie en de ICT proces  elementen geanalyseerd, vastgesteld en passende aanbevelingen opgesteld. John Onion en Kasper Nobel hebben de informatiemanagement workshops gefaciliteerd en hebben de opdracht gemanaged. De informatiemanagement workshops bevatten: business model, processen, applicatielandschap, data en managementinformatie, ICT Infrastructuur, prioriteitstelling op basis van strategische doelen, opstellen en afstemmen ICT roadmap.

Eindresultaat

Het resultaat voor GLR omvat de strategische uitgangspunten (ambitie) en voor de aandachtsgebieden (processen, applicaties, gegevens/managementinformatie en infrastructuur) een ‘schematische weergave’ ter onderbouwing met daarin een schets van de huidige situatie (constateringen en bevindingen), en de toekomstige situatie (ambitie en visie). 
Bovenstaande aspecten hebben geleid tot een strategische agenda met daarin de noodzakelijke transitie (projecten). Tevens zijn er aanbevelingen gegeven voor aanpassingen in de organisatie van de ICT- en informatievoorziening die noodzakelijk zijn om de doelen binnen 3-4 jaar te bereiken.
Binnen twee maanden is dit plan binnen scope en budget met succes opgeleverd. Omdat de ICT manager nieuw in de functie was en vanuit het onderwijs afkomstig heeft Paul Rehm nu concrete handvaten om te sturen en te verbeteren. 
Op basis van het plan kan GLR de juiste initiatieven op het juiste moment opstarten. Op basis van de beleidsuitgangspunten en de governance structuur kan continue bijgestuurd worden. 

Aanpak

De aanpak is gebaseerd op het houden van specialistensessies waarvan de resultaten zijn beschreven in het rapport. Deze worden getoetst en voorgelegd ter besluitvorming. Hierdoor ontstaat een grote mate van draagvlak en ownership binnen de organisatie.
Resultaten worden vooral vastgelegd in visualisaties of schema’s die een afspiegeling geven van de situatie.
Het inzicht en overzicht gecreëerd door de opgeleverde visualisaties helpen GLR in het maken van bewuste besluiten over IV- en ICT-onderwerpen zonder belemmering van de technische details.