Gemeente Zaanstad: Portfoliomanagement Implementatie

Uitdaging

Binnen het veld van informatiemanagement in Gemeente Zaanstad wordt projectmatig gewerkt. Door interne en externe druk op de projectenorganisatie (voor alle projecten met een I-component) is de behoefte om portfoliomanagement verder te professionaliseren.

Aanpak

Na de uitgevoerde Arlande PPM scan en het daarin gemaakte stappenplan voor het doorvoeren van de verbeteringen om het streefbeeld te bereiken voor de portfoliobesturing, is het plan ter uitvoering gebracht. Dat betekent dat de aanpassingen in de besturing en besluitvorming verder zijn uitgewerkt, procesaanpassingen zijn gemaakt, de stakeholders zijn opgeleid en de organisatie gedurende een periode is ondersteund en gecoached bij het operationaliseren ervan. 

Rol

Arlande heeft gemeente Zaanstad gecoacht en gefaciliteerd bij het ontwerpen van de verbeteringen, bij het coachen van de stakeholders bij het implementeren ervan en als  interim PMO-lead - voor het verbeteren van de project- en portfoliorapportages.

Eindresultaten

De eindresultaten van dit traject van Arlande bij Gemeente Zaanstad bestaan uit:

  • Een door de Directie Bedrijfsvoering geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven.
  • Een duidelijk proces voor portfoliobesluitvorming en communicatie.
  • Een verbeterd projectproces en projectrapportages, met duidelijke faseovergangen voor go/nog-go besluiten.
  • Het prioriteringsmodel dat Zaanstad maakte een kwaliteitsslag door introductie van het Toetsingskader en de Toetsgroep, de adviesgroep die de projectvoorstellen en plannen beoordeelde voorafgaand aan de besluitvorming.
  • Een Portfolio Management Office (PMO) ingericht op de nieuwe besturing en toetsing.
  • Uitgeschreven beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten.
  • Verbeterde kwaliteit van projectvoorstellen en -plannen, met een hoogwaardiger business case.