Gemeente Noordenveld: afronden van de implementatie van het zaaksysteem

Situatie

Door ziekte ontstond bij de gemeente Noordenveld een vacature voor een interim opdracht als teamleider ICT en projectmanager voor het afronden van de implementatie van het zaaksysteem. Het team ICT bestaat uit Automatisering, Informatisering, DIV, GEO-Beheer, Technisch beheer website, Functioneel beheer generieke applicaties.   

Het team heeft de afgelopen jaren veel wisselingen gehad in teamleiders en is voornamelijk vanuit HRM-perspectief gestuurd en minder op (ICT) inhoud. Hierdoor was er behoefte aan een meer inhoudelijke teamleider. Er lag nog geen langeretermijnvisie op ICT en digitalisering. De focus lag op beheer en met de tijd die over was, incrementeel vernieuwen waar de pijn als grootst werd ervaren.                                      

Uitdagingen

In de jaren voorafgaand aan de opdracht is er niet tot nauwelijks in de ICT geïnvesteerd en heeft zowel personeel als techniek zich maar beperkt kunnen ontwikkelen. De aandacht van MT, College en Raad voor ICT stonden niet in verhouding met het belang van goede ICT voor de inwoners en afdelingen van de gemeente. Het belang werd onderschat. 

Rol

Teamleider, Project- en Verandermanager. 

Eindresultaat

Na het creëren van bewustzijn en draagvlak bij het MT heeft Anjo de ruimte gekregen om een verbetertraject te starten. Door het laten uitvoeren van een ICT-Scan en samen met de uitvoerende afdelingen vormgeven van een I-Visie, werd zichtbaar waar de gemeente staat en waar ze graag naar toe wil. In een verbeterplan is dit bij elkaar gebracht. In dit proces is het MT betrokken, maar ook zijn College en Raad middels informatiesessies door Anjo geïnformeerd, mee genomen, waar nodig is akkoord gegaan en zijn de middelen beschikbaar gesteld.

De gestarte verbetertrajecten zijn: herimplementeren van Topdesk, verbeteren van de inrichting van het zaaksysteem, professionaliseren van beheer en vervangen van de werkplekken door een meer flexibele oplossing. Maar ook de ondersteunende processen en het verbeteren van de financiële huishouding van ICT, opstellen van de projectenkalender en het centraliseren van ICT-Inkoop maken onderdeel uit van het verbeterplan. Naast deze veranderingen en vernieuwing was Anjo als lijnmanager verantwoordelijk voor de HRM processen en P&C-cyclus van zijn team.

De trajecten zijn opgestart, doelstellingen uitgedragen en omgezet in eerste stappen, zoals plannen, inrichten en centraliseren van de servicedesk, opnemen van middelen in de meerjarenbegroting.

Aanpak

Na de start van de opdracht werd al snel duidelijk dat er voor het team en de gemeente meer nodig was dan het warmhouden van de stoel. Na inventarisatie van de bestaande problemen heeft Anjo een analyse uitgevoerd, aanpak beschreven en na akkoord van de opdrachtgever en het MT, de aanpak uitgevoerd.

De manager(s) van Arlande die voor resultaat zorgen

Anjo Grakist