Doorontwikkeling naar een toekomstbestendige gemeente

De gemeente wil groeien naar een meer wendbare, vraaggerichte, klantgerichte en toekomstbestendige gemeente met meer focus op de uitvoering. 

Situatie

Gemeente Doesburg heeft de uitdrukkelijke ambitie om een zelfstandige gemeente te blijven. Om de uitdagingen, waarvoor de stad gesteld wordt, aan te kunnen, is een vitale en toekomstbestendige organisatie een belangrijke voorwaarde.

Er is meer integrale focus nodig om samen met de samenleving maatschappelijke effecten te realiseren. Het denken en werken in sectoren/domeinen heeft steeds vaker verkokering tot gevolg, met alle consequenties van dien. Nieuwe vraagstukken en opgaven houden zich niet aan de domeingrenzen. Een goed voorbeeld daarvan is de invoering van de nieuwe omgevingswet. Deze wet heeft veel fysiek domein aspecten, maar onderwerpen als veiligheid, sociale cohesie, leefbaarheid et cetera maken het dat het een integraal/domein overstijgend onderwerp wordt.

Ook dringt steeds meer het besef door dat enkel in het samenspel met partners en burgers gewenste maatschappelijke resultaten behaald kunnen worden. Mede door technologie ontstaan er allerlei horizontale vormen van (samen)werken, in verbinding met en door de samenleving. De rol van de gemeente verandert: meer empathisch, minder afstandelijk, minder procedures en regels en beter inspelen op persoonlijke omstandigheden. Een overheid die dichtbij is en een bijdrage levert aan de (sociale en maatschappelijke) binding tussen verschillende partijen.

Burgers weten steeds beter hun stem te laten horen. De burger is excellente dienstverlening (als consument) gewend en verwacht dit ook steeds vaker van de gemeentelijke organisatie. Zij verwachten dat de gemeente en haar partners snel anticiperen op hun vragen en behoeften en dat de gemeente flexibel (wendbaar) omgaat met haar doelen en prioriteiten. Kortom: inwoners vragen om een organisatie die van buiten naar binnen gericht is en dat vraagt vervolgens weer dat medewerkers van de gemeente en haar partners daadkrachtig en flexibel opereren.

Uitdagingen

De gemeente Doesburg wil groeien naar een meer wendbare, vraaggerichte, klantgerichte en toekomstbestendige gemeente met meer focus op de uitvoering, zodat er maximaal gestreefd kan worden naar excellente dienstverlening. De hierbij gestelde acties zijn:

  • Ontwikkelen excellente publieke dienstverlening en processen;
  • Verbeteren en vergroten inhoudelijke en organisatie-overstijgende samenwerking;
  • Opheffen domeinen en inrichten resultaatverantwoordelijke teams;
  • Creëren aanspreekcultuur en een lerende organisatie.

Ontwikkelingstaken (beleid) en het beheer (uitvoering) zijn waar mogelijk apart georganiseerd. Hierdoor ontstaat een structuur van wederzijdse afhankelijkheid. Dit bevordert de integraliteit in denken en doen, met de juiste aandacht voor zowel beleid als uitvoering.

In fase 1 van de doorontwikkeling stond het ontwerp en inrichting van de organisatiestructuur centraal, waarbij de herziene organisatiestructuur uiteraard geen doel op zich is, maar dient bij te dragen aan de gewenste doelen en ambitie.

Er was een tijdschema waarin de nieuwe structuur per 1 juli 2019 moest staan. Niet voor elk team waren tijdig kwartiermakers beschikbaar.

Rol

Aranka was als projectmanager aanspreekpunt voor alle zaken die te maken hadden met fase 1 van de doorontwikkeling van de organisatie. Ze was o.a. verantwoordelijk voor:

  • het opstellen van het projectplan;
  • het aansturen en inspireren van het bouwteam (bestaande kwartiermakers van de (toekomstige) teams, met als doel het opleveren van een nieuwe organisatiestructuur, inrichting en teamindeling);
  • het aansturen en inspireren van het inspiratieteam (bestaande uit een doorsnede van de organisatie met als doel het opleveren van ideeën voor het creëren van een aanspreekcultuur en teamontwikkeling);
  • het opleveren van het inrichtingsplan ten behoeve van de adviesaanvraag aan de OR en opstellen van de adviesnota ten behoeve van het besluit van het College.

Tevens was zij in deze rol een kritische gesprekspartner voor de opdrachtgevers (burgemeester en gemeentesecretaris), de OR en P&O.

Eindresultaat

Fase 1 van de doorontwikkeling is tijdig opgeleverd met als eindresultaat een tevreden opdrachtgever, een positief advies van de OR en een akkoord van het College B&W op de uitwerking van de nieuwe organisatiestructuur, de teamindeling en de plannen voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie.
De (nieuwe) teams kunnen op basis hiervan aan de slag en fase 2 van de doorontwikkeling kan van start.

Aanpak

De volgende punten waren kenmerkend in de aanpak van Aranka:

  • Projectmatig;
  • Bottom up;
  • Sturen waar nodig, ruimte geven waar dat kan;
  • Inspireren, spiegelen, prikkelen en najagen;
  • Medewerkers in beweging krijgen om de gewenste doelen en resultaten met plezier te realiseren.