CROW: verkrijgen van meer strategische focus

Situatie

Als organisatie wil CROW bewuste keuzes kunnen maken ten aanzien van de strategische richting en het uitvoeren van projecten. Ook is het voor CROW belangrijk om de kosten en benodigde uren voor projecten beter in te kunnen schatten. Daarnaast moet de interne verbinding tussen collega’s verbeterd worden.

CROW is een zeer kundige organisatie met veel inhoudelijke kennis. Door het zeer uiteenlopende werkgebied van deze organisatie was er voornamelijk winst te behalen op het gebied van interne afstemming en strategische focus.

Op het moment van starten was er weinig tot geen ervaring binnen CROW met het aansturen van een projectenportfolio.

Uitdaging

De grootste uitdaging lag bij het meekrijgen van de collega’s van CROW. Deze collega’s zijn veelal experts en autoriteiten op gebied van een bepaald onderwerp. Zij waren echter niet gewend om intern te overleggen of af te stemmen. Daarnaast kwam de organisatie net uit een grote transitie naar zelf-organiserend werken. Hierdoor werd elke ‘centrale’ sturing door veel medewerkers ervaren als een inbreuk op het zelf-organiserend werken.

De opdrachtgever heeft voor Kira gekozen vanwege haar inhoudelijke kennis over het proces. Vervolgens bleek al snel dat Kira ook in staat is om mensen mee te krijgen in verschillende processen. Met veel geduld en doorzettingsvermogen zijn alle teams stap voor stap meegenomen. Kira is in staat om makkelijk te schakelen tussen conceptueel denken en operationele uitvoering. Haar opdracht bij CROW is dan ook meerdere keren verlengd.

Rolbeschrijving

In eerste instantie is Kira gestart als interim Portfoliomanager. Gezamenlijk met belangrijke stakeholders vanuit de directie, marketing, product en ontwikkeling, IT, financiën, kenniswerkers en financiers is een nieuw PMO vormgegeven. Na de implementatie hiervan is Kira als strategisch adviseur begonnen met het inzichtelijk krijgen van de strategische richting, het vormgeven van een nieuw strategisch proces en vervolgens met de inrichting van de organisatie (strategic alignment).

Eindresultaat

CROW heeft meer inzicht gekregen in welke projecten er gaan starten. Er kan nu vanuit verschillende disciplines worden meegedacht over bijvoorbeeld de vorm en de benodigde tijd, geld, kwaliteit en competenties. Op die manier kan de organisatie succesvoller zijn in de werkzaamheden die zij uitvoert.

Voor het verkrijgen van meer strategische focus was het nodig om inzicht te krijgen waar CROW als organisatie voor staat. Om dit mogelijk te maken is doormiddel van ‘strategic mapping’ een categorisatie gemaakt van de werkzaamheden van CROW waaruit zeven hoofdthema’s zijn gekristalliseerd. Vervolgens is een start gemaakt met het (in)richten van de organisatie zodat op het gebied van deze thema’s ook daadwerkelijk een meerjarenstrategie kan worden ontwikkeld en kan worden uitgevoerd.

Voor de succesvolle implementatie van dit nieuwe proces zal de organisatie hier de komende jaren mee moeten blijven oefenen.

Aanpak

De belangrijkste competenties die binnen deze opdracht cruciaal waren: resultaatgerichtheid, overtuigingskracht, verbinden, strategisch inzicht, conceptueel denken en de vertaling ervan naar de praktijk.