Contact
Ard van Diepen
Website CV
Professie PMO Coördinator
Woonplaats Rotterdam

WERKGEVERS

Arlande | Associate
2018 - 2020
Stichting Optimale Samenwerking | Business Analist
2018 - 2018
Bureau de Bont | PMO
2016 - 2017
ZZG Herstelhotel | Trainee
2015 - 2016

COMPETENTIES

Samenwerkingsgericht| Reflectief| Daadkracht| Gedreven| Zelforganiserend

OPLEIDINGEN EN ERVARING

2020 - Heden
Organizational Behavior Management (OBM)
2020 - 2020
Leading Safe
2019 - 2019
Scrummaster
2017 - 2017
Prince2 Foundation
2014 - 2016
Extended Master Organization Studies - Tilburg University

PERSOONLIJKE ACHTERGROND EN MOTIVATIE

Toegevoegde waarde creëren is het uitgangspunt in mijn werk. Het geeft mij veel energie wanneer ik samen met een (project)team constructieve oplossingen ontwikkel voor (digitale) bedrijfskundige vraagstukken. Elk project kenmerkt zich door een eigen samenstelling van context, gedrag en proces. De balans vinden tussen de kenmerken van de klant en eerdere succeservaringen blijft een enerverende uitdaging die ik graag aan ga. Voldoening krijg ik zodra klanten meet-en merkbare waarde daadwerkelijk ervaren. De projecten waar ik bij betrokken ben zijn gericht op het inrichten en (her)organiseren van informatievoorziening. Hierin is mijn bijdrage het ontwikkelen van de gewenste informatievoorziening in combinatie met het stimuleren van het gewenste gedrag. In mijn werkzaamheden voor het team ben ik gecommitteerd aan het doel en betrokken bij de mensen. Klanten omschrijven mij als pragmatisch, analytisch en samenwerkingsgericht. Mijn kennis ligt op het gebied van strategie, proces en gedrag. Ik ben nieuwsgierig naar de inhoud en context van het vraagstuk, waarbij ik proactief de verbinding zoek met collega’s en stakeholders. Door de hoofdlijnen te bewaken en te anticiperen op afhankelijkheden met andere trajecten zorg ik voor focus en rust bij collega's. Met een scherp oog voor verschillende perspectieven, belangen, disciplines en een constructief kritische houding, draag ik bij het aan het realiseren van oplossingen die daadwerkelijk waarde hebben. Binnen Arlande ben ik Scrummaster voor de werkgroep Onderwijs. Arlande biedt mij de ruimte om mijzelf te ontwikkelen. De combinatie van gedreven collega’s en begeleiding faciliteren mijn persoonlijke groei. Samen met de mooie projecten bij onze relaties maakt dit dat Arlande voor mij de ideale omgeving is.

OPDRACHTOMSCHRIJVING

ROL Projectleider
OPDRACHTGEVER Concerncontroller
JAAR 2019 - Heden
RESULTAAT

Opspoor verzorgt basisonderwijs, speciaal (basis) onderwijs en voortgezet special onderwijs op 37 scholen. Vanuit de bedrijfsvoeringsorganisatie is het verzorgen van optimale ondersteuning essentieel om het onderwijspersoneel zo veel mogelijk te ontlasten. Naast ondersteuning, is samenwerking met de stafafdelingen voorwaarde om te komen tot adequate ondersteuning. 

In mijn rol als projectleider was het doel om informatievoorziening te optimaliseren. In korte tijd (<3 maanden) was het noodzakelijk om hier verbeteringen te realiseren. Samen met mijn collega's werd de huidige situatie inzichtelijk gemaakt door kortcyclische afstemming en realisatie. Met elkaar werden de oorzaken inzichtelijk, zodat we daadwerkelijk de kern van het probleem konden verbeteren. In korte tijd werden gegevens daadwerkelijk bruikbare en herkenbare informatie. Daarnaast werd afscheid genomen van een aantal projecten, zodat focus en capaciteit op waardevolle projecten toenam. Hierdoor konden we o.a. de financiele sturingsinformatie ontwikkelen, contractenregister invoeren en een automatsering realiseren. Daarnaast is in samenwerking met de afdeling P&O een dashboard gecreeerd waardoor voor elke school inzicht heeft in haar personele formatie en alle onderliggende cijfers. Tot slot is samen met de afdeling Onderwijs een dashboard ontwikkeld waardoor scholen een gezamenlijk referentiebeeld kregen van de leerprestaties. Hiermee werd het goede gesprek gefaciliteerd tussen de scholen, waardoor bijvoorbeeld waardevolle lessen en methodieken gedeeld werden. 


Door mijn projecteam opgeleverde resultaten:

>       Realisatie van succesvolle begrotingsronde 2019 en 2020 
>       Succesvolle migratie naar één financieel pakket
>       Ontwikkeling van managementsturingsinformatie 
>       Automatisering van financiele transacties en verwerkingen (besparing 0,5 fte)
>       Invoering van het contractenregister
>       Ontwikkeling en implementatie van een formatiemodel samen met de concerncontroller en P&O. 
>       Ontwikkeling en implementatie van managementdashboard voor afdeling onderwijs
>       Ontwikkeling en implementatie van dashboard financiele uitgaven ondersteuningsgelden
>       In mijn rol als bidmanager eindverantwoordelijk voor succesvolle subsidie aanvraag met als opbrengst ruim €660.000

ROL Business Proces Analist
OPDRACHTGEVER CROW | Manager Digitale Innovatie
JAAR 2019 - 2019
RESULTAAT

CROW streeft naar continue verbeteren bij het creëren en inspelen van de behoefte van haar klanten. Een optimale klantreis waarbij IT optimaal ondersteunend is, vormt het uitgangspunt om klantwaarde te leveren. Als Business Proces Analist was het mijn taak om de bijbehorende processen te inventariseren, verbeteringen te achterhalen én deze verbeteringen te implementeren. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor het organiseren van het IT servicemanagement. 

Aan de hand van individuele en groepsinterviews werd de data verzameld om de huidige situatie in kaart te brengen. Met behulp van de visualisatie van de stand van zaken werden uitkomsten gedeeld en de verbetermogelijkheden steeds duidelijker. Gezien de samenhang tussen processen, was de volgende stap om mét elkaar de daadwerkelijke verbeterslag te doen. Met interactieve workshops, regelmatige reflectie en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid, zijn de verbeteringen ten behoeve van de klantreis gerealiseerd.

Zoals aangegeven was een ander onderdeel het implementeren van IT servicemanagement. Workshops en interviews hebben aan de basis gestaan om inzicht te krijgen in elkaar positie, behoefte en strubbelingen. Aan de hand van kort cyclische opvolging, is ITIL servicemanagement binnen CROW ingevoerd. IT kan voorspelbaarder wijzigingen opleveren en changes worden, aan de hand van integrale afstemming, gekozen en ingevoerd

Het was mijn taak om de workshops en interviews te organiseren, uit te werken en medewerkers te begeleiden. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor de procesvisualisaties, de afstemming en reflectie met de opdrachtgever en stakeholders gedurende het traject. Het door mij bereikte en opgeleverde resultaat:

>       Procesflow van de IST situatie. 
>       Optimalisatie van het klantreis proces
>       Ruimte gecreëerd door eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij de medewerkers
>       Implementatie IT servicemanagement conform ITIL. 

ROL PMO
OPDRACHTGEVER Commissariaat voor de Media | Programmamanager
JAAR 2018 - 2018
RESULTAAT

Het Commissariaat voor de Media stond voor de uitdaging om IT optimaal te laten ondersteunen aan het primaire proces. Ter ondersteuning van de programmamanager, was het mijn taak om medewerkers mee te nemen in de nieuwe manier van werken. De uitkomsten van individuele interviews vormden de basis voor onze workshops. Met behulp van interactieve workshops, werden medewerkers meegenomen in de nieuwe manier van werken en de rol van IT daarbij. Door successen te vieren en regelmatige afstemiming met opdrachtgever en stakeholders, zijn de medewerkers optimaal ondersteund gedurende het traject. 

Het was mijn taak om workshops de organiseren en te begeleiden in de nieuwe manier van werken. Daarnaast werd geoefend met de apparatuur en werden nieuwe werkafspraken gemaakt. Ook ondersteunde ik de projectleider bij het leveranciersmanagement en rapportages aan de opdrachtgever.  

Het door mij bereikte en opgeleverde resultaat:

>      Alle eindgebruikers (>80) werken conform de nieuwe manier.
>      Leverancier levert conform de afspraken in het contract 
>      Project is uitgevoerd binnen het budget en de deadline. 

 

ROL Business Analist
OPDRACHTGEVER Optimale Samenwerking
JAAR 2017 - 2018
RESULTAAT

Business analist bij een onderzoek-, en adviesbureau op het gebied van vraaggestuurd en professioneel samenwerken. Hier heb ik opdrachten uitgevoerd op de scheidslijn van bestuur, handhaving, veiligheid en zorg waarbij IT een belangrijk element is om ketensamenwerking slagkracht te geven.

In opdracht van meerdere zorginstellingen, heb ik aan de hand van cliënt maps informatie- en gegevensstromen inzichtelijk gemaakt. Door de informatie en gegevens goed te analyseren, werd helder hoeveel partijen en professionals op welke manier (persoonlijk, brief, mail, telefonisch) en op welke momenten met een persoon met verward gedrag contact hebben gehad of onderling contact hebben over de cliënt. De analyse was de basis om samen met ketenpartners een samenwerkingsmodel te ontwikkelen waardoor hulpvragen eerder gesignaleerd worden door de betrokken hulpverlenende organisaties

Het door mij bereikte en opgeleverde resultaat:

>       Structuur en inzicht in de informatiestromen 
>       Een nieuw ingericht samenwerkingsmodel
>       Vroegtijdig signalering van complexe casuïstiek

OVERZICHT OPDRACHTEN

ROL Projectleider
OPDRACHTGEVER Concerncontroller
JAAR 2019 - Heden
RESULTAAT

Opspoor verzorgt basisonderwijs, speciaal (basis) onderwijs en voortgezet special onderwijs op 37 scholen. Vanuit de bedrijfsvoeringsorganisatie is het verzorgen van optimale ondersteuning essentieel om het onderwijspersoneel zo veel mogelijk te ontlasten. Naast ondersteuning, is samenwerking met de stafafdelingen voorwaarde om te komen tot adequate ondersteuning. 

In mijn rol als projectleider was het doel om informatievoorziening te optimaliseren. In korte tijd (<3 maanden) was het noodzakelijk om hier verbeteringen te realiseren. Samen met mijn collega's werd de huidige situatie inzichtelijk gemaakt door kortcyclische afstemming en realisatie. Met elkaar werden de oorzaken inzichtelijk, zodat we daadwerkelijk de kern van het probleem konden verbeteren. In korte tijd werden gegevens daadwerkelijk bruikbare en herkenbare informatie. Daarnaast werd afscheid genomen van een aantal projecten, zodat focus en capaciteit op waardevolle projecten toenam. Hierdoor konden we o.a. de financiele sturingsinformatie ontwikkelen, contractenregister invoeren en een automatsering realiseren. Daarnaast is in samenwerking met de afdeling P&O een dashboard gecreeerd waardoor voor elke school inzicht heeft in haar personele formatie en alle onderliggende cijfers. Tot slot is samen met de afdeling Onderwijs een dashboard ontwikkeld waardoor scholen een gezamenlijk referentiebeeld kregen van de leerprestaties. Hiermee werd het goede gesprek gefaciliteerd tussen de scholen, waardoor bijvoorbeeld waardevolle lessen en methodieken gedeeld werden. 


Door mijn projecteam opgeleverde resultaten:

>       Realisatie van succesvolle begrotingsronde 2019 en 2020 
>       Succesvolle migratie naar één financieel pakket
>       Ontwikkeling van managementsturingsinformatie 
>       Automatisering van financiele transacties en verwerkingen (besparing 0,5 fte)
>       Invoering van het contractenregister
>       Ontwikkeling en implementatie van een formatiemodel samen met de concerncontroller en P&O. 
>       Ontwikkeling en implementatie van managementdashboard voor afdeling onderwijs
>       Ontwikkeling en implementatie van dashboard financiele uitgaven ondersteuningsgelden
>       In mijn rol als bidmanager eindverantwoordelijk voor succesvolle subsidie aanvraag met als opbrengst ruim €660.000

ROL Business Proces Analist
OPDRACHTGEVER CROW | Manager Digitale Innovatie
JAAR 2019 - 2019
RESULTAAT

CROW streeft naar continue verbeteren bij het creëren en inspelen van de behoefte van haar klanten. Een optimale klantreis waarbij IT optimaal ondersteunend is, vormt het uitgangspunt om klantwaarde te leveren. Als Business Proces Analist was het mijn taak om de bijbehorende processen te inventariseren, verbeteringen te achterhalen én deze verbeteringen te implementeren. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor het organiseren van het IT servicemanagement. 

Aan de hand van individuele en groepsinterviews werd de data verzameld om de huidige situatie in kaart te brengen. Met behulp van de visualisatie van de stand van zaken werden uitkomsten gedeeld en de verbetermogelijkheden steeds duidelijker. Gezien de samenhang tussen processen, was de volgende stap om mét elkaar de daadwerkelijke verbeterslag te doen. Met interactieve workshops, regelmatige reflectie en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid, zijn de verbeteringen ten behoeve van de klantreis gerealiseerd.

Zoals aangegeven was een ander onderdeel het implementeren van IT servicemanagement. Workshops en interviews hebben aan de basis gestaan om inzicht te krijgen in elkaar positie, behoefte en strubbelingen. Aan de hand van kort cyclische opvolging, is ITIL servicemanagement binnen CROW ingevoerd. IT kan voorspelbaarder wijzigingen opleveren en changes worden, aan de hand van integrale afstemming, gekozen en ingevoerd

Het was mijn taak om de workshops en interviews te organiseren, uit te werken en medewerkers te begeleiden. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor de procesvisualisaties, de afstemming en reflectie met de opdrachtgever en stakeholders gedurende het traject. Het door mij bereikte en opgeleverde resultaat:

>       Procesflow van de IST situatie. 
>       Optimalisatie van het klantreis proces
>       Ruimte gecreëerd door eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij de medewerkers
>       Implementatie IT servicemanagement conform ITIL. 

ROL PMO
OPDRACHTGEVER Commissariaat voor de Media | Programmamanager
JAAR 2018 - 2018
RESULTAAT

Het Commissariaat voor de Media stond voor de uitdaging om IT optimaal te laten ondersteunen aan het primaire proces. Ter ondersteuning van de programmamanager, was het mijn taak om medewerkers mee te nemen in de nieuwe manier van werken. De uitkomsten van individuele interviews vormden de basis voor onze workshops. Met behulp van interactieve workshops, werden medewerkers meegenomen in de nieuwe manier van werken en de rol van IT daarbij. Door successen te vieren en regelmatige afstemiming met opdrachtgever en stakeholders, zijn de medewerkers optimaal ondersteund gedurende het traject. 

Het was mijn taak om workshops de organiseren en te begeleiden in de nieuwe manier van werken. Daarnaast werd geoefend met de apparatuur en werden nieuwe werkafspraken gemaakt. Ook ondersteunde ik de projectleider bij het leveranciersmanagement en rapportages aan de opdrachtgever.  

Het door mij bereikte en opgeleverde resultaat:

>      Alle eindgebruikers (>80) werken conform de nieuwe manier.
>      Leverancier levert conform de afspraken in het contract 
>      Project is uitgevoerd binnen het budget en de deadline. 

 

ROL Business Analist
OPDRACHTGEVER Optimale Samenwerking
JAAR 2017 - 2018
RESULTAAT

Business analist bij een onderzoek-, en adviesbureau op het gebied van vraaggestuurd en professioneel samenwerken. Hier heb ik opdrachten uitgevoerd op de scheidslijn van bestuur, handhaving, veiligheid en zorg waarbij IT een belangrijk element is om ketensamenwerking slagkracht te geven.

In opdracht van meerdere zorginstellingen, heb ik aan de hand van cliënt maps informatie- en gegevensstromen inzichtelijk gemaakt. Door de informatie en gegevens goed te analyseren, werd helder hoeveel partijen en professionals op welke manier (persoonlijk, brief, mail, telefonisch) en op welke momenten met een persoon met verward gedrag contact hebben gehad of onderling contact hebben over de cliënt. De analyse was de basis om samen met ketenpartners een samenwerkingsmodel te ontwikkelen waardoor hulpvragen eerder gesignaleerd worden door de betrokken hulpverlenende organisaties

Het door mij bereikte en opgeleverde resultaat:

>       Structuur en inzicht in de informatiestromen 
>       Een nieuw ingericht samenwerkingsmodel
>       Vroegtijdig signalering van complexe casuïstiek

OVERIG

Als ‘voorleesouder’ kom ik vijf maanden lang voorlezen aan een kind met een taalachterstand, met als doel om leesplezier in het gehele gezin te vergroten. Het is ontzettend mooi om samen met het kind de taal te ontdekken en het lezen te stimuleren. Het is een uitdaging om aan te sluiten op het niveau van het kind, bijpassende doelen te ontwikkelen met bijbehorende oefeningen. Het resultaat is dat het kind na 20 weken beter kan lezen en het gezin actiever leest en stimuleert om de taal te ontdekken.