De informatiemanager van hogeschool ZUYD te Heerlen vraagt mij om de groep van directeuren en hemzelf te ondersteunen bij hun kwartaaloverleg rond de aanpassingen van OSIRIS.

Jan is verantwoordelijk voor:

• De informatiemanager coachen bij het voorbereiden, houden en verslaglegging van het overleg.
• Aanreiken van werkwijzen voor planning en prioritering van wijzigingen in het systeem OSIRIS.
• Het ontwikkelen van een plateauplanning voor middellange termijn sturing op doelen.

Voor grote uitvaartverzorger en -verzekeraar Monuta ben ik als coach van de portfoliomanager gevraagd de projectorganisatie te ondersteunen bij het verbeteren van het project-voortbrengingproces en het inrichten van business case management daarbij.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Het aanhaken van alle stakeholders en het formeren van een werkgroep.
• Het ontwerpen van het business case management proces, van idee tot overdracht aan de lijn.
• Het beschrijven van rollen, informatiebehoefte en bouwen van templates voor formulieren.
• Het benoemen van de implementatiestappen voor de roll-out.
• Het voorbereiden van de besluitvorming over de opzet en uitrol.
• Het opleiden van de stakeholders.

Voor Christelijke Hogeschool Ede ben ik gevraagd om voor de oprichting van het PMO een workshop te organiseren met alle stakeholders om te zorgen voor een goede start.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Het voorbereiden en houden van twee workshopdagdelen, gericht op het in beeld krijgen van de AS-IS, van de TO-BE en van een stappenplan daarnaartoe.
• Het aan boord krijgen van alle betrokkenen.
• Het tussentijds afstemmen en analyseren van resultaten en verwerken in een aanpak.

De IT-portfoliomanager van Gemeente Alphen aan den Rijn vraagt om de rapportages voor (project) portfoliomanagement voor alle projecten met een IT-component te professionaliseren en automatiseren met behulp van moderne PPM-tooling.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventarisatie bestaande processen, rapportages en volwassenheid PPM, samen met het I&A-team.
• Inbrengen van best-practices portfolio-rapportage-formats als verbetering voor bestaande rapportages.
• Definitie, selectie met longlist en shortlist van mogelijk geschikte PPM-tools en te komen tot een keuze
• Organiseren van demonstratie van tools van de shortlist.
• Offertevergelijking, keuze en implementatievoorstel.

CROW, een kennisorganisatie in de weg- en waterbouw die projecten uitvoert voor gemeenten, provincies en andere partijen, vraagt om samen een geschikte manier te ontwikkelen om met behulp van portfoliomanagement-principes weer grip op de projecten te krijgen, op een manier die aansluit bij de nieuwe structuur van zelforganiserende kennisteams.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventarisatie van huidige besturing en processen via workshops met aantal betrokkenen.
• Gezamenlijke schets van het streefbeeld v.w.b. de besluitvormingsstructuur en kaders.
• Aanstelling van een interim Portfolio Management Officer (PMO-er).
• Inrichting van de nieuwe besturing en uitvoeren pilot met 2 kennisteams.

Hoofd Informatiemanagement van Wageningen University & Research (WUR, circa 5000 FTE) vraagt om ondersteuning bij de herinrichting van project portfoliomanagement in een periode dat de organisatie binnen enkele onderdelen kantelt naar een Agile manier van werken.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inrichten portfolio governance met domein-besturing en met aansluiting op bestaande gremia.
• Inrichten PPM-proces met rollen en hybride vormen van multidisciplinaire agile teams en projectteams.
• Aanhaken van stakeholders op alle niveaus, Raad van Bestuur, directeuren, teammanagers en specialisten zoals informatiemanagers, projectmanagers en domeinarchitecten.

NUON wil voor haar projectmanagers in de Noord-Europese projectmanagement community worden bijgepraat over de ontwikkelingen in het vakgebied van portfoliomanagement.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventariseren van de business area’s en de verschillen in aansturing en projectdynamiek.
• Samenvatten van pest practices gekoppeld aan de besturingsissues bij NUON.
• Engelstalig verzorgen van een live presentatie inclusief discussie via Internet.

De project portfolio manager van de Kamer van Koophandel (KVK) vraagt om de samenwerking en kennisuitwisseling tussen de verschillende project- en programma support offices en het (centrale) PMO te onderzoeken en samen verbeteringsvoorstellen te ontwikkelen. De performance van de portfolio en de projecten wil men verbeteren, de roep om standaardisatie en versimpeling van werkwijzen is groot.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren van workshops en gesprekken uitvoeren van een scan met alle direct betrokken personen om de AS-IS en de TO-BE in kaart te brengen.
• Formuleren van de onderzoeksbevindingen en conclusies samen met de portfoliomanager
• Opstellen en bespreken van het eindadvies inclusief een globaal plan van aanpak.

De I&A-portfoliomanager van Provincie Zuid-Holland vraagt ondersteuning bij de verdere invulling en professionalisering van Project Portfolio Management binnen de organisatie en zijn rol daarin.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Verkenning van feiten en meningen inzake de huidige projectenbesturing in en om I&A.
• Formuleren aanbevelingen voor mogelijke verbeteringen voor besluitvorming (bestuur en beleid), communicatie (processen en informatie) en competenties (expertise en attitude).
• Schematisch overzicht van het verbeterde portfoliomanagementproces.

De project portfolio manager van Onderwijsgroep Tilburg (OGT) vraagt om een training voor enkele stafmedewerkers om business case expertise te ontwikkelen. Doel is dat alle belangrijke projecten van OGT bij aanvang van een business case zijn voorzien en daarmee een grotere slagingskans hebben om de juiste bijdrage te leveren. De nieuwe business case experts gaan schooldirecteuren in hun rol van opdrachtnemer helpen bij het opstellen van die business cases.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Samen met de portfoliomanager vormgeven en houden van een meerdaagse workshop, gericht op het BCM-proces, de vormgeving van de BC-template en de plaatsing en vormgeving van de nieuwe rol BCE. 
• Betrekken van de stakeholders zoals de op te leiden specialisten alsmede stafhoofden, een schooldirecteur en een projectmanager.
• Mijn expert inbreng op het gebied van portfoliomanagement en business case management en als trainer/coach.
• Benoeming van de pilot-cases die worden opgepakt in de komende maanden.

De nieuwe koepelorganisatie O2G2 bevat een dertigtal scholen in het VO en BO komt de vraag om invoering van een praktijkgerichte, lichte, project- en portfoliomanagement methodiek om grip te krijgen op alle grote en ingrijpende veranderingen om de onderlinge samenwerking te verbeteren.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Masterclass Opdrachtgeverschap voor een kerngroep van CvB, schooldirecteuren en staf die samen de Portfolioregiegroep zullen vormen. 
• Opzetten en beginnen van de maandelijkse portfolioregiegroep.
• Een portfoliomanagementproces voor het starten, stoppen en monitoren van projecten, dat wordt ondersteund door een PMO met 2 specialisten.
• Rapportageformats voor inzicht in voortgang en financiën van alle nieuwe en lopende projecten.
• Eén integrale documenttemplate, waarin het project ‘groeit’ van idee naar eindoplevering.
• Een tweedaagse masterclass Opdrachtgeverschap voor alle schooldirecteuren, rectoren en stafhoofden.

Binnen pensioenverzekeraar PGGM maken enkele divisies voor hun ontwikkelteams een omslag naar een indeling in procesclusters. Om in de gekantelde situatie zowel de grote als kleinere projecten goed te volgen zijn nieuwe afspraken nodig tussen projectmanagers, product owners en teammanagers. Daarbij zijn inzicht in de voortgang van de projecten (onderhanden werk) als het plannen van medewerkers en het verantwoorden van bestede tijd belangrijke speerpunten voor het management, zowel de inrichting van het proces daarvoor als de aanpassingen in het plannings- en tijdverantwoordingssysteem.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inrichten van het proces en aanpassingen aan het softwaresysteem voor project-, resources- en portfoliomanagement.
• Opzetten nieuwe codering van project en cluster-activiteiten zonder hiaten in het tijdschrijven.
• Indeling van type werkpakketten en de wijze van plannen en tijd verantwoorden.
• Alle stakeholders aanhaken. Rapportages aanpassen. Opleiden doelgroepen in nieuwe werkwijze.
• Coachen product owners in het wegwerken van ‘kleine klussen’.

Dunea staat in 2016 voor een professionaliseringsslag in de besturing van het portfolio van projecten met een IV-component. Er is behoefte aan meer grip op de projecten en prioritering ervan.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en uitvoeren van een ‘nulmeting’ d.m.v. de Arlande PPM Scan, samen met een aantal betrokken afdelingsmanagers, teamleiders en stafspecialisten.
• Schetsen van een streefbeeld van de gewenste situatie, met business change boards.
• Het selecteren van een interne kandidaat voor de nieuwe rol van portfoliomanager.
• Het coachen van de nieuw portfoliomanager enkele maanden bij het opstarten.

Sanquin IT is een centrale dienst binnen Sanquin (3000 medewerkers, 7 divisies, waaronder de Bloedbank). Sanquin IT kampt met hoge werkdruk en veel projecten.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Bezetting en ontwikkeling van een groep van circa 15 interne en externe projectmanagers.
• Inzicht in de planningsstatus en knelpunten van lopende projecten, samen met PMO.
• Inzicht in de project- en portfolio-financiën, samen met de controller IT.
• Opzetten resourcemonitor projectmanagers, architecten en beheerders – eigen mensen en derden.
• Opzetten proces voor het prioriteren van nieuwe projecten, samen met de informatiemanagers.
• Verbeteren van project- en portfoliomanagement, o.a. door opzetten Portfolio Reviewteam.

De Stichting Elisabeth is een grote care instelling en heeft project portfolio management geïmplementeerd

Jan is verantwoordelijk voor:

• Selecteren van een PPM-tool dat geschikt is voor de ingerichte besturing van het projectportfolio.
• Eisen definiëren samen met het projectteam, voorselectie (long-list), shortlist, offertes en demonstraties, finale keuze.
• Invoeringsplanning en contractonderhandelingen met finale leverancier.
• Implementatiebegeleiding.
• Verzorgen masterclass opdrachtgeverschap voor directie en afdelingshoofden.

Waternet staat aan de vooravond van het installeren van een CIO Office en een kanteling naar Agile werken. Samen met de interim manager IT ontwerpen we een opzet voor de inrichting van het CIO Office.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Sparren met de interim manager IT.
• Aandragen van best practices.
• Beoordelen en becommentariëren van ontwerpschetsen.

Eind 2015 voert Natuurmonumenten een reorganisatie door. Ook het project portfoliomanagement verandert. Het gaat daarbij om het besturen van álle projecten en programma's van Natuurmonumenten.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Ondersteunen van de projectgroep voor de inrichting van Project Portfoliomanagement (PPM)
• Ontwerpen van de governance-opzet, besluitvormingskaders en een wegingssystematiek verbonden met doelenmanagement,
• Opzetten systematiek voor planning en werkuitvoering van de beheereenheden en van de professionelen staven.
• Opleveren van het eindadvies aan het Directieteam.

De portfoliomanager van Cargill heeft de uitdaging om in deze wereldwijde organisatie een meer uniforme aanpak en inrichting van PMO’s te creëren. Als aftrap van dat proces wordt in Nederland een bijeenkomst georganiseerd gekoppeld aan het PPM Jaarcongres 2015, dat voor die gelegenheid Engelstalig is.  Voorafgaand wordt door mij een dagdeel workshop verzorgd voor circa 25 vertegenwoordigers van PMO’s van Cargill vanuit alle werelddelen.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Programma bepalen en inhoudelijk voorbereiden van de bijeenkomst.
• Verzorgen van een interactieve presentatie tijdens de bootcamp.
• Leiden van korte werksessies met de deelnemers.

Voor de afdeling Informatievoorziening (IV) van Hanzehogeschool, waar veel projecten lopen, is door de professionalisering van PPM de behoefte ontstaan om het Project Support Office (PSO) om te vormen naar een Project Portfolio Management Office (PMO).

Jan is verantwoordelijk voor:

• Coaching en opleidingsdagen voor de medewerkers van het PSO
• Meenemen van mensen in nieuwe werkwijze van PPM.
• Analyseren veranderingen in rollen en rolprofielen in een PSO en PMO.

Het management team van BFG ziet de uitdaging van een toenemend aantal projecten. Om samen inzicht te krijgen in de mogelijkheden en behoeften aan sturing van projecten wordt een eendaagse workshop georganiseerd.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en voorbereiden van de bijeenkomst.
• Leiden van de masterclass.
• Inbrengen van best practices.
• Evaluatie.

De directie van NHL wil project portfolio management invoeren om meer grip te krijgen op het toenemende aantal projecten. Zowel de projectenvoor de verbetering van de eigen organisatie als projecten waarbij studenten met bedrijven en andere organisaties samenwerken.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Deelnemen in het Arlande team dat de analyse maakt aan de hand van interviews en workshops.
• Maken van een ontwerp voor onderdelen van de gewenste situatie en die afstemmen binnen het ontwerpteam
• Presentaties voor de stuurgroep voorbereiden en houden.

College van Bestuur van Onderwijsgroep Tilburg vraagt om inrichting van project portfolio management, (PPM) om beter grip te kunnen houden op alle grote veranderingen binnen bedrijfsvoering en onderwijs.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inrichten governance en portfolio-proces, inclusief projectfasering, classificatie en toetsingskaders.
• Organiseren van en deelnemen aan portfolioboard en portfolioregiegroepen (deelportfolio-besturing).
• Inrichten en bemensen van een Portfolio Management Office (PMO).
• Opstellen portfoliorapportages en advisering directie en CvB.
• Coachen en monitoren van diverse projecten.

Bouwt voort op eerder traject (in 2011) waarin PPM voor CB is ingericht. De basis is prioritering en Stage-Gate-besturing op portfolioniveau en uitvoering van projecten door vaste Agile teams opgepakt, met toepassing van principes als Scrum en Kanban.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Selecteren van een PPM-tool dat geschikt is voor Stage-Gate besturing van het portfolio, combinatie met werken in scrum teams.
• Eisen definiëren samen met het projectteam, voorselectie (long-list), shortlist, offertes en demonstraties, finale keuze. I
• Invoeringsplanning en contractonderhandelingen met finale leverancier.
• Implementatieplan op hoofdlijnen.

Bij de startbijeenkomst van een KLM-breed HRM-programma wordt de Quality Assurance nog eens extra benadrukt. Opdrachtgeverschap is daarvan een belangrijk onderdeel.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en voorbereiden van de werkbijeenkomst v.w.b. het aspect ‘Opdrachtgeverschap’.
• Mede begeleiden van de workshop en inbrengen van best practices.

Eendaagse werkbijeenkomst met de directie, afdelingshoofden, projectmanagers en informatiemanager van Miss Etam met als doel het creëren van bewustwording en afspraken rond het opdrachtgeverschap van projecten.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en voorbereiden van de werkbijeenkomst.
• Leiden van de workshop en inbrengen van best practices.
• Klankbord voor verbeteringsvoorstellen inzake processen en rolprofielen.

Om meer grip te krijgen op de projectenkalender en afstemming met IV/ITwordt project portfolio management opgezet en ingevoerd.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Maken van een analyse van de huidige situatie e het in kaart brengen van de sturingsbehoeften.
• Ontwerpen van de gewenste situatie.
• Overdragen aan een intern projectleider die de implementatie gaat uitvoeren.
• Opleiden van de nieuwe portfoliomanager – in de Masterclass PPM.

Om meer grip te krijgen op alle vernieuwings- en onderhoudsprojecten met een IV- of IT-component wordt project portfolio management opgezet en ingevoerd.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Maken van een analyse van de huidige situatie e het in kaart brengen van de sturingsbehoeften.
• Ontwerpen van de gewenste situatie.
• Maken van een start met onderdelen van de gewenste situatie.
• Overdragen aan een intern projectleider die de implementatie verder doorzet.

Eendaagse werkbijeenkomst met de PMO-leden en projectmanagers binnen Van Gogh Museum met als doel het stroomlijnen van het projectproces en –fasering alsmede het samenstellen van een goede bijpassende set met projectmanagement documenten.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en voorbereiden van de bijeenkomst.
• Leiden van de workshop.
• Inbrengen van best practices.
• Klankbord voor verbeteringsvoorstellen inzake processen, formuleren, rapportages en rolprofielen.

Door interne en externe druk op de projectenorganisatie voor alle projecten met een I-component, is de behoefte om portfoliomanagement verder te professionaliseren.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en uitvoeren van een PPM-scan om een beeld te krijgen van de situatie.
• Definiëren van een aanpak voor het doorvoeren van de verbeteringen.
• Uitwerken aanpassingen in de besturing en besluitvorming, opzetten toetsingskaders.
• Verbeteren van het prioriteringsmodel voor projecten.
• Doorvoeren van procesaanpassingen, verbeteren formulieren en rapportages, inrichten PMO.
• Opleiden en coachen van betrokken projectmanagers en directie en coachen van de ‘Toetsgroep’.

Dienst IT van de Vrije Universiteit te Amsterdam vraagt om de opzet van een PMO, om de toenemende projectenvraag vanuit de verschillende faculteiten beter te kunnen managen en bedienen.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Uitvoeren van een scan om een gezamenlijk beeld te krijgen van AS-IS en streefbeeld.
• Inrichten van en deelnemen aan een Project Delivery Board (PDB) voor prioritering en planning.
• Inrichten, bemensen en coachen van het PMO.
• Opzetten duidelijke projectproces/fasering en toetsingskaders voor go/no-go besluiten.
• Installeren en coachen van een Toetsgroep ter voorbereiding van besluiten in de PDB.
• Opzetten van een systematiek voor capaciteitsmanagement (forecast) en resourceplanning.

Eendaagse werkbijeenkomst met de directie en afdelingshoofden van het Van Gogh Museum met als doel het creëren van bewustwording en afspraken rond het opdrachtgeverschap van projecten.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en voorbereiden van de werkbijeenkomst.
• Leiden van de workshop en inbrengen van best practices.
• Klankbord voor verbeteringsvoorstellen inzake processen en rolprofielen.

Binnen TenneT Portfoliomanagement is het werken aan goed opdrachtgeverschap en zorg voor business cases van projecten een volgende stap in de professionalisering van het management.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Opzetten van een 1-daagse training voor meerdere groepen van in totaal 60 managers en stafleden. 
• Organiseren en voorbereiden van de bijeenkomsten.
• Leiden van de workshop en inbrengen van best practices.
• Evalueren met de portfoliomanager.

SVB-portfoliomanager ondersteund bij selectie van een modern geavanceerd tool voor project portfoliomanagement en resource management.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Pakket van eisen samenstellen met PPM-team, projectmanagers en afdeling contractmanagement.
• Opstellen long-list en short-list.
• Voorgesprekken met leveranciers en offertes beoordeeld.
• Ondersteunen bij finale keuze voor het tool.

Het management team van het Reinier de Graaf Ziekenhuis in Delft e.o. wil meer grip op het succes van lopende projecten en de wijze waarop dat wordt aangestuurd.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventarisatie huidige situatie via gesprekken.
• Voorbereiden en houden opleidingssessie (dagdeel) met MT.
• Evaluatie.

Als een van de voorwaarden om PPM op een hoger professioneel niveau te krijgen is ‘resourcemanagement’ benoemd. Doel is mede het voorkomen van ad-hoc werken, inzicht hebben in onderhanden werk en blijft I&A een betrouwbare partner maken.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventarisatie van behoeften.
• Inbreng van bouwstenen voor best practices.
• Opstellen plan van aanpak samen met interne projectmanager.

Waternet Afdeling Informatiemanagement wil het Project Portfolio management naar een volgend niveau brengen om betere prioriteiten te kunnen stellen. Daarvoor worden enkele workshops georganiseerd om het beeld te bepalen en een plan te maken.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Bepalen agenda van de workshops.
• Voorbereiden en leiden van de workshops.
• Uitwerken resultaten en nabespreken.

Verzorgen van een gerichte training aan twee ketenteams voor het beter besturen van hun projecten portfolio, om meer grip te krijgen en meer projectsucces.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventarisatie van de situatie en knelpunten, leerbehoefte.
• Bepalen inhoud van het trainingsprogramma.
• Voorbereiden opzet masterclass en voorbeeldcases.
• Rol van waarnemer ’gedrag’ tijdens de masterclass.\
• Evaluatie.

Door interne en externe druk op de projectenorganisatie voor alle projecten met een I-component, is de behoefte om portfoliomanagement verder te professionaliseren.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en uitvoeren van de Arlande PPM scan om een beeld te krijgen van de situatie.
• Definiëren van een aanpak voor het doorvoeren van de verbeteringen.
• Uitwerken aanpassingen in de besturing en besluitvorming, opzetten toetsingskaders.
• Aanpassen van het prioriteringsmodel voor projecten.
• Procesaanpassingen doorvoeren, aanpassingen op formulieren en rapportages.
• Opleiden en coachen van betrokkenen, projectmanagers en directie.
• Coachen van de ‘Toetsgroep’, op het beoordelen van voorstellen voorafgaand aan besluitvorming.
• Inrichten PMO.

Het CvB van de Vrije Universiteit (VU) te Amsterdam, heeft een groot veranderprogramma gedefinieerd om haar ambities waar te maken. Dit legt grote druk op de IT-organisatie en de noodzaak om op een aantal punten te professionaliseren in de projectenorganisatie. De roep is om een ‘PMO’, maar hoe te beginnen?

De aanpak is om met behulp van de Arlande PPM Maturity Scan snel inzicht te krijgen in waar Dienst IT nu staat met de projectenbesturing en in wat het streefbeeld voor de projectenbesturing is. Om vervolgens te definiëren hoe we stapsgewijs naar het streefbeeld toe gaan werken.

Mijn opdracht is om als consultant samen met een Arlande collega de scan te organiseren en begeleiden via een enkele workshops.

De eindresultaten van dit traject bij VU Dienst IT bestaan uit:

• Inzicht in waar Dienst IT nu staat met de projectenbesturing en uitvoering, waar belangrijke knelpunten worden gevoeld en wat de impact zal zijn van het ambitieuze CvB-programma.
• Het streefbeeld voor de projectenbesturing en -uitvoering in de gewenste situatie, waarbij een oplossing is gevonden voor de belangrijkste uitdagingen.
• Een implementatieplan voor het bereiken van het streefbeeld, met voldoende draagvlak onder management en medewerkers van Dienst IT én de stakeholders van het CvB innovatieprogramma.

Onder druk van de markt zet de Noordelijke Dagblad Combinatie (NDC) een nieuwe koers in. Projecten nemen vanaf nu een centrale plaats in en bij de directie. PRINCE2 voor de reguliere ICT- en IV-projecten en Stage-Gate voor Innovatieve projecten, in combinatie met het ‘business canvas’ van Osterwalder.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inrichten werkende besturingsstructuur met portfolioboard, regiegroepen.
• Benoemen beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten.
• Opzetten proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus.
• Inrichten separate processen voor het besturen en uitvoeren van de typen projecten.
• Opzetten en coachen van de Toetsgroep, die projectvoorstellen beoordeelt voor besluitvorming.
• Een ingericht PMO en een toegeruste portfoliomanager.

Centraal Boekhuis (later CB Logistics) heeft binnen de IT afdeling een transitie doorgemaakt naar Agile werken met scrum teams. Tevens maakt de organisatie een transformatie door van ‘boekendistributiecentrum’ naar logistiek dienstverlener voor verschillende typen organisaties. Er is behoefte om de portfoliobesturing – doen we vanuit de business de juiste projecten – hierop aan te passen en te professionaliseren.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inrichten PPM governance met domeinregie.
• Inrichten PPM-proces.
• Oefenen met de rollen.

Om verschillende projectaanvragen sneller in de juiste banen te leiden heeft Rijkswaterstaat behoefte aan een project classificatiesysteem, dat aansluit bij de (project) governance van de organisatie.

Jan is verantwoordelijk voor:

• In beeld brengen van de huidige projectgovernance binnen RWS.
• Maken van een concept-voorstel voor classificatie.
• Organiseren van een werkbijeenkomst met enkele direct betrokken managers.
• Afronden van het model voor gebruik binnen RWS.

Ziggo vraagt Arlande om advies bij het inrichten, het uitvoeren en het verbeteren van Project portfoliomanagment, inclusief het resourcemanagement en projectmanagement

Jan is verantwoordelijk voor:

• Organiseren en mede-uitvoeren van een drietal werkbijeenkomsten.
• Uitwerken van de resultaten van de werkbijeenkomsten.

De Portfoliomanager IT heeft behoefte aan sparring om een aantal verbeteringen door te voeren binnen zijn project portfolio besturing.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Periodiek, op maandelijkse basis, organiseren van sparringbijeenkomsten.
• Voorbereiding en inbreng van best practices.

Voor de technisch directeur van Priva – een wereldwijd opererende speler in klimaat en voedings-technologie voor land- en tuinbouw en gebouwbeheersing – is de uitdaging om meer grip te krijgen op de ontwikkeling van het productportfolio van de organisatie. Stage-gate besturing van de projectmatig aangevlogen productontwikkeling is daarbij een belangrijk uitgangspunt.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Analyseren knelpunten in de huidige procesgang rond en in projecten
• Opzet nieuwe besturing en proces, inrichting governance.
• Kick-off en start van het nieuwe proces.
• Begeleiding en ondersteuning in de eerste maanden na de start.

Door de ingezette professionalisering van Project Portfolio Management voldoen de spreadsheets voor informatie en rapportage niet meer. Er is behoefte aan een professioneel softwaretool om met verschillende personen te kunnen samenwerken aan het beheer van projecten.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Pakket van eisen definiëren, samen met PMO en projectmanagers.
• Opstellen long-list en short-list kandidaat leveranciers PPM-tooling.
• Voorgesprekken met leveranciers en demonstraties voorbereid.
• Ondersteunen bij offertebeoordeling en finale keuze voor het tool.
• Fasegewijze implementatie van het tool binnen de klantorganisatie.

Ondersteunen van het management bij organisatie van een organisatiebrede werkconferentie die als doel heeft het helder krijgen van de projectenkalender van 2011 en het winnen van het vertrouwen van het management, de interne opdrachtgevers van projecten, zodat er voldoende draagvlak komt voor het portfolio en het te volgen proces.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Voorbereiden organiseren van 2 voorbereidingsbijeenkomsten.
• Programmeren en inhoudelijk helpen voorbereiden van de werkconferentie.
• Verzorgen rapportage en terugkoppeling.

Doel van de second opinion is het op hoofdlijnen beoordelen van de voorgenomen aanpak voor het inrichten van Strategisch Portfoliomanagement binnen DUO. De second opinion dient een basis te bieden voor de volgende stappen in het traject: nadere audit(s), design, implementatie en coaching. Daardoor kunnen risico’s worden gesignaleerd en mogelijk worden weggenomen.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Analyseren van het aangeboden materiaal.
• Formuleren van aanbevelingen voor het vervolg.

Er is behoefte aan meer grip op noodzaak en voortgang van projecten. Recent is het PPM-besturingsmodel van Arlande geadopteerd. De invoering van nieuw tooling (Microsoft EPM, voorloper van Project Online) is vertraagd.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventarisatie en analyse van knelpunten en vertalen naar een aanpak.
• Vormgeven van project-portfoliorapportages.
• Verbeteren informatievoorziening projectmanagement en resources management.
• Uniformeren projectplanning en -scheduling samen met de projectmanagers.
• Opstellen procesplaten en beschrijvingen samen met de interne procesanalist.
• Inrichten van de benodigde functionaliteiten in het systeem, samen met de een externe applicatieconsultant.

In de ontvlechting van WUB uit de ING-organisatie past ook het kiezen voor eigen systemen, zoals het systeem voor project- en portfoliomanagement.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Pakket van eisen samenstellen met een werkgroep van betrokken managers.
• Informatiebehoeften inventariseren onder de diverse lijn- en projectmanagers van met name IT.
• Opstellen long-list en short-list.
• Voorgesprekken met leveranciers en demonstraties voorbereid.
• Ondersteunen bij finale keuze voor het tool.

In het kader van het inrichten en werkend krijgen van Project Portfolio Management (PPM) wordt een workshop georganiseerd, met als doel dat het bewustzijn over PPM bij de betrokkenen wordt verhoogd en dat ze eenzelfde taal gaan spreken over PPM om nut en noodzaak van PPM te verhelderen en om de relatie tussen PPM en architectuur te zien.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Inventariseren huidige situatie onder de deelnemers.
• Bepalen van het programma van de workshop.
• Voorbereiden en houden van de workshop.
• Evaluatie.

Verzorgen van een intern opleidingstraject voor business consultants en projectleiders op het gebied van doen van vooronderzoeken en voorbereidende analyses voor projecten.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Verkennend gesprekken met de deelnemers over hun behoeften en knelpunten.
• Bepalen inhoudelijke agenda van de workshops
• Voorbereiden en houden van enkele werkbijeenkomsten.
• Evalueren.

Information Services van Tata Steel wil een nieuw tool voor project portfoliomanagement op Europese schaal inrichten en in gebruik nemen. Zij zoekt ondersteuning bij het maken van het plan van aanpak daarvoor.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Voorbereiden en houden van enkele werkbijeenkomsten.
• Beoordelen en becommentariëren plan van aanpak inrichting pan-Europese PPM-tooling.

De in eigen beheer ontwikkelde applicatie voor urenschrijven t.b.v. de doorbelasting aan interne en externe klanten (wereldwijd) van de Product Development groep is aan vervanging toe. Tevens is er behoefte om beter te kunnen samenwerken in een toenemend aantal afdeling-overstijgende projecten, daarvoor wordt een nieuw projectproces ontworpen.

Jan is verantwoordelijk voor:

• Analyseren werkwijzen van de 3 betrokken afdelingen en vervolgens ontwerpen van een proces o.b.v. stage-gate principes voor samenwerking in projecten vanuit meerdere afdelingen.
• Pakket van eisen definiëren samen met de projectgroep en de afdeling IT (beheer en integratie SAP).
• Opstellen short-list kandidaat leveranciers PPM-tooling, demonstraties organiseren. 
• Ondersteunen bij offertebeoordeling en finale keuze voor het tool.