Binnen de organisatie worden enkele stafmedewerkers uit de hoek van beleid en control opgelijnd om schooldirecteuren en afdelingshoofden in hun rol als (aankomend) opdrachtgever te ondersteunen bij het maken van een goede business case bij ideeën en projecten. In een driedaagse masterclass voor een gemêleerde groep afdelingshoofden en schooldirecteuren en deze stafmedewerkers wordt verkend en benoemd wat goede business cases zijn, welke aspecten belangrijk zijn, hoe die op te bouwen aan de voorkant van projecten en wat nodig is om de rol van Business case expert goed in te kunnen vullen in de context van de organisatie.

Binnen PGGM maken de IT-ontwikkelteams een omslag naar een indeling van procesclusters. Om in de gekantelde situatie het werk en bestede tijd goed te kunnen volgen zijn veranderingen in de functionaliteit van het PPM-systeem nodig en nieuwe afspraken tussen portfoliomanagers, projectmanagers, product owners en teammanagers, over het plannen en volgen van het werk en het schrijven van geplande en bestede tijd.

Opdracht samen met junior associate van Arlande. Met het directieteam van deze nieuwe koepelorganisatie over een dertigtal scholen in het VO en BO wordt de toon gezet voor de nieuwe projecten besturing. Er wordt gekozen voor een lichte versie van project portfolio management. Dat vergemakkelijkt het meenemen van de organisatie bij het stapsgewijs invoeren en professionaliseren van project- en portfoliomanagement. Opzetten en opleiden PMO, opleiden van de interne portfoliomanager, inrichten en coachen besluitvormingsteam (regiegroep). Masterclass Opdrachtgeverschap voor alle schooldirecteuren en rectoren en Projectmanagement voor alle afdelingshoofden en teammanagers (projectleiders).

Samen met het Dunea management een scan uitgevoerd waar de organisatie staat en waar ze naar toe wil met het managen van de veranderingen, die vanuit Informatiemanagement (IM) worden aangestuurd voor de verschillende sectoren. Na de scan is intern een vacature voor een Portfoliomanager uitgezet en ingevuld. Met die persoon samen is een ontwerp gemaakt van de gewenste situatie, met voor de besluitvorming verschillende business change boards en een overkoepelende portfolioboard. Uiteindelijk sturen op kpi’s die ertoe doen. Coachen van de nieuwe portfoliomanager bij de implementatie van de verbeteringen in de besturing van de portfolio.

Ondersteuning het MT van ICT bij de monitoring en projectleiding van alle lopende en aankomende projecten met ICT-componenten. Ruim 20 ICT-projectmanagers en ruim 40 grote projecten, en startend in een transitie naar Agile/Scrum werken. Agile softwareontwikkeling van diverse maatwerksystemen, front-office (Internet!) en backoffice. Introductie en gebruik van de Fasenmonitor. Budgetmonitor invoeren en verfijnen met Finance & Control. Instellen Reviewteam voor beoordelen voorstellen en PID’s. Inzichtelijk maken van de pijplijn van ideeën en projecten in divisies. Prioriteren van projecten. Eenvoudige resourceplanning voor ‘kritieke resources’ van interne en externe partners. Na vijf maanden is het aantal ‘rode’ projecten gehalveerd.

Binnen de afdeling Informatievoorziening (IV) van Hanzehogeschool, waar veel projecten lopen, is door de professionalisering van PPM de behoefte ontstaan om het Project Support Office (PSO) om te vormen naar een Project Portfolio Management Office (PMO). Via coaching en een aantal opleidingsdagen, gespreid over enkele maanden, zijn de medewerkers van het PSO meegenomen in de nieuwe werkwijze van PPM. Uitgebreid is stilgestaan bij de veranderingen van de rollen om van een PSO naar een PMO te groeien. Daarnaast is door de portfolio-analist binnen het team de Arlande Masterclass PPM gevolgd.

Ondersteunen van de projectgroep die in het kader van de reorganisatie eind 2015 een ontwerp maakt voor de inrichting van Project Portfoliomanagement (PPM), als middel het in samenhang managen van initiatieven, projecten en programma's om de strategische doelstellingen van de organisatie te bereiken. Het gaat daarbij om het besturen van alle projecten en programma's van Natuurmonumenten, zoals natuurbeheer, marketing en ledenwerving en ICT. Ontworpen is o.a. een organisatiestructuur, kaders voor geld en capaciteit en een wegingssystematiek verbonden met doelenmanagement, alsmede een koppeling naar planning en werkuitvoering van de beheereenheden en van de 'professionelen staven'.

Selecteren en voorbereiden implementatie van een PPM-tool dat geschikt is voor Stage-Gate besturing van de portfolio, combinatie met werken in Scrum teams (Agile) in de uitvoering van projecten. Eisen definiëren samen met het projectteam, voorselectie gemaakt (long-list), shortlist samengesteld, voorlopige offertes en demonstraties gehouden, finale keuze maken. Invoeringsplanning en contractonderhandelingen met finale leverancier. Tool is succesvol ingevoerd in Q1 2015.
Bouwt voort op eerder traject waar we PPM voor CB hebben ingericht in de setting waarin CB de slag aan het maken was naar Agile werken. PPM met stage-gate besturing ingericht, waarbij de uitvoeringsfasen van projecten door vaste Agile teams binnen IT werden opgepakt, met toepassing van principes als Scrum en Kanban.

Inrichten, managen en daarna coachen van een nieuwe besluitvormingsstructuur voor het projectportfolio. Installeren en organiseren van een Portfolioboard met CvB en Twee Regiegroepen ‘Onderwijs’ en ‘Bedrijfsvoering’. Upgraden projectenbureau naar Project Portfolio Management Office (PPMO). Installeren en coachen Toetsgroep (projectadviesgroep). Opleiden en coachen CvB en schooldirecteuren, stafdirectie en stafhoofden in Goed Opdrachtgeverschap. Opleiden en coachen PPMO en interne en externe projectleiders. Inzetten Fasenmonitor en Budgetmonitor (sturing projecten). Aanpassen en invoeren van Projectmanagement-templates voor start-stop besluiten. Monitor voor grote meerjarige onderwijs-ontwikkeltrajecten met externe subsidiestromen. portfolio-informatievoorziening in SharePoint.

Eendaagse werkbijeenkomst georganiseerd met de PMO-leden en alle projectmanagers binnen Van Gogh Museum bij het stroomlijnen van het projectproces en –fasering alsmede het samenstellen van een goede bijpassende set met projectmanagement documenten.

De directie sector Bedrijfsvoering wil meer regie op de veranderingen en met name op projecten met een IT/IV-component. Analyse van de situatie en de ambitie. Opstellen implementatieplan. Ontwerpen uniform projectproces. Directieteam Bedrijfsvoering coachen in rol Portfolioboard. Inrichten en coachen Toetsgroep (projectadviesgroep) voor beoordelen business cases en projectplannen. Versterken Portfolio Management Office. Coachen projectleiders. Coachen portfoliomanager.

Vraag om opzetten en runnen PMO voor IT-dienst van Vrije Universiteit Amsterdam. Groot, ambitieus veranderprogramma vanuit CvB, inclusief forse bezuinigingen, zet forse druk op de Dienst IT. Hoe wordt VU IT een (lever) betrouwbare partner voor de faculteiten en andere diensten? Analyse van de situatie en de ambitie. Opzet Project Management Office binnen VU IT en aantrekken Manager PMO. Ontwerpen projectproces, samen met programmamanager CvB. Opzet en runnen Project Delivery Board binnen Dienst IT. Instellen Toetsgroep (projectadviesgroep) met specialistische stafmedewerkers en toetsingskaders. Ontwerpen en gebruiken Fasenmonitor en Budgetmonitor voor volgen van de projecten. Opzet tactisch en strategisch resourcemanagement Dienst IT.

Masterclasses Opdrachtgeverschap ontwikkeld en gegeven voor het middel management. In totaal circa 60 personen in 4 groepen deelgenomen aan deze training. De training was gericht op de bewustwording van hun rol als opdrachtgever, op het bepalen van doelen en business cases en het managen daarvan en op de samenwerking met andere partijen in projecten, zoals de projectmanager, leveranciers en ‘gebruikers’ van het eindproduct van projecten.

SVB portfoliomanager samen met tweede Arlande associate de SVB ondersteund bij selectie van een modern geavanceerd tool voor project portfoliomanagement en resource management. Pakket van Eisen samengesteld met PPM-team, projectmanagers en afdeling contractmanagement/juridisch. Short list gemaakt en offertes verzameld, ondersteund bij finale keuze voor het tool. Doorlooptijd tweemaanden.

Coachen portfoliomanager IT. Helpen bij het zicht krijgen op de complexiteit van besturing, processen en informatie en zoeken naar en adresseren van verbetermogelijkheden. Governance, afweging doelenkaders, voortgangsmonitor.

Begeleiden van een projectgroep met vertegenwoordigers van vijf verschillende afdelingen binnen New Product Development om gezamenlijk te komen tot definities van werkprocessen en projectplanning en -uitvoering, en dat te borgen in een nieuw bedrijfssoftwaresysteem voor portfolio- en projectbeheersing, urenverantwoording en –facturatie en documentenbeheer. Werkprocessen beschreven en geüniformeerd. Nieuwe standaardsoftware geselecteerd en ingericht en daarna de implementatie met succes afgerond.