Vijf tips voor complexiteitsreductie bij flexibel onderwijs

18 september 2020

Door: Ard van Diepen, Kasper Nobel en Onno-Hans Noteboom | Leestijd: 6 minuten.

Flexibilisering: een actueel thema waar veel onderwijsinstellingen mee bezig zijn. Maar hoe maak je ruimte voor flexibilisering, terwijl er zoveel andere ontwikkelingen spelen en er zoveel verschillen zijn binnen het onderwijs? Hoe zorg je voor complexiteitreductie in het onderwijs om het begrijpelijk en werkbaar te houden? Werken onder architectuur kan hieraan een waardevolle bijdrage leveren. Alexander Dortland, enterprise-architect en programmamanager bij mboRijnland, staat voor de uitdaging om de organisatie optimaal te ondersteunen in de strategie 2022. Een prachtige uitdaging met spannende vraagstukken. In gesprek met Ard van Diepen, Onno-Hans Noteboom en Kasper Nobel deelt Alexander vijf uitgangspunten bij deze complexiteitsreductie.

1. Bouwen onder architectuur

De trend om te flexibiliseren is onderdeel van onderwijs dat volop in beweging is. Flexibilisering leidt tot complexe vraagstukken omdat de samenhang tussen onderwijs en ondersteuning intensiever is. Om opstapeling van de problemen te voorkomen, is een belangrijk uitgangspunt om terug te gaan naar het fundament van de organisatie en daar de (on)mogelijkheden in kaart te brengen.

Enterprise architectuur gaat over de vertaling van organisatiedoelen naar de inrichting van de organisatie, processen en informatievoorziening. Zo bewaak je de samenhang. Flexibiliteit en integraliteit zijn daarbij sleutelbegrippen, want gemaakte keuzes zorgen steeds weer voor een nieuw spanningsveld. Bijvoorbeeld als het gaat om processen, applicaties en technische infrastructuur. Het is dan ook belangrijk om helder te hebben waarom je bepaalde keuzes maakt, op welke criteria de projecten worden getoetst en hoe je zorgt voor een goed, gezamenlijk beeld en beleid.

2. Bewust worden van de onderwijskaders en impact daarvan

Het is vrijwel een gegeven: elk onderwijsteam vindt zichzelf uniek en beschikt over een eigen dynamische blik op het onderwijsconcept. Het gevolg: veel variatie in denkwijzen en werkwijzen, soms zelfs binnen één opleiding. Een ingewikkelde brei ontstaat als het beleid daarnaast veelvuldig aan verandering onderhevig is als daar alle vrijheid voor is. Zo staat ‘vandaag links, morgen rechts’ aan de ene kant van het spectrum. Deze vrijheid om het onderwijsconcept volledig naar eigen inzicht in te richten, lijkt misschien aantrekkelijk voor de vernieuwing en kwaliteitsverbetering. Het heeft echter grote impact op de informatievoorziening, de uitvoerbaarheid en de kosten. Vaak onrealistisch. Aan de andere kant van het spectrum staat Henry Ford met zijn bekende uitspraak ‘Een klant kan een auto in elke kleur bestellen, zo lang het maar zwart is’. Oftewel, alle onderwijsconcepten zijn hetzelfde. Dit is erg goed te organiseren, maar zal ten koste gaan van de inspiratie en daarmee de onderwijskwaliteit.

Het is noodzaak om een verstandige balans te vinden. Bewustwording hiervan is een belangrijke stap. Deze bewustwording leidt tot een gezamenlijk beeld over de na te streven flexibiliteit en de impact hiervan op de processen en de organisatie. Is het haalbaar en betaalbaar?

3. Structuur en inzicht brengen, de dialoog aangaan en draagvlak creëren

Het in kaart brengen van de heersende variatie in de onderwijsconcepten is van evident belang. Denk hierbij eveneens aan de reeds bestaande gepersonaliseerde en hybride leervormen. Op basis daarvan kun je de dialoog aangaan met onderwijsteams, bedrijfsvoering en ICT. Daardoor werk je als organisatie aan gezamenlijk inzicht en ontstaat bewustwording van de impact. Positief gevolg is dat dit bijdraagt aan het ontstaan van kaders en draagvlak bij stakeholders. Deze kaders borgen vervolgens de ruimte waarbinnen mogelijkheden ontstaan voor verdere onderwijsflexibilisering. Daarom is het aan te raden om, in de vernieuwing van het onderwijsconcept, per revisieperiode te focussen op een beperkt aantal variabelen. Zowel bij het ontwerp als tijdens de verbeteringen kun je samenwerken. Daardoor ontstaat een collectief beter resultaat en blijft het proces van vernieuwen werkbaar.

Om uiteindelijk de verbeteringen in het onderwijs en de ondersteuning door te voeren, worden projecten in het leven geroepen. Deze vinden veelal plaats naast de reguliere werkzaamheden. Zoals aangegeven in deze blog is de balans tussen de projecten en de waan van de dag flinterdun. Dit zorgt voor uitdagingen in besluitvormging en voortgang: hoe trappen we niet in de valkuil om het ‘even snel (maar onzorgvuldig) op te lossen’? Bovendien wil iedere partij zijn eigen doelen bereiken. Dat kan frictie opleveren. Essentieel is de architectuur mee te nemen in de besluitvorming bij belangrijke stappen in het project. Juist door de samenwerking en afstemming te organiseren, ontstaat inzicht en draagvlak. Onmisbaar voor het slagen van flexibel en goed werkend onderwijs.

4. Visualisatie van de projecten en uitdagingen

Visualisatie is een andere belangrijke stap in het begrijpelijk maken van de realiteit waarin we werken, de gestelde doelen en de koers daarnaartoe. Binnen mboRijnland is hiervoor een metromap gemaakt. Deze geeft op de horizontale as de tijd weer en op de verticale as de hoofdthema’s. Op deze manier kun je als organisatie projecten plannen en wordt de samenhang zichtbaar. Twee belangrijke toevoegingen zijn de impact op belanghebbenden (student, docent, personeel) en op de architectuur (processen, gegevens en systemen). Deze aspecten worden aan de bovenkant en onderkant van de metromap weergegeven voor inzicht in de samenhang. Ten slotte is de gezamenlijke focus op de gewenste einddoelen van groot belang. Ervoor zorgen dat projecten zich niet alleen focussen op hun eigen deliverables, maar als team samenwerken om de strategische doelstellingen te bereiken.

5. Koers houden door Projectplannen, Project Start Architectuur en wekelijks overleg

Een laatste stap voor de daadwerkelijke start is een Projectplan (of PID) en een Project Start Architectuur (PSA) opstellen. Dit helpt om vroegtijdig inzichtelijk te maken of en hoe bepaalde ontwerpkeuzes de organisatie raken. De PSA is een overzicht waarin de impact op belangrijke aspecten – zoals processen, user experience, privacy en security – is meegewogen. Door dit vooraf te doen in je ontwerp, schep je heldere kaders en voorkom je veel (onnodige) complexiteit tijdens het project.

Om vervolgens de voortgang en de koers van alle projecten in samenhang te bespreken, raadt Alexander aan om een gezamenlijke weekstart in te plannen. Met een vooraf afgestemde agenda komen de belangrijkste aspecten van de samenhang aan bod. Deelnemers vertellen over de voortgang, eventuele wijzigingen, impact en capaciteit. Dit helpt om gezamenlijk zicht te houden op de samenhang, koers te houden en tijdig bij te sturen op alle niveaus. Zo houd je de veranderingen werkbaar en maak je als team toekomstbestendig en flexibel onderwijs mogelijk, zonder vast te lopen in complexiteit.

Tot slot

In tijden waarin de complexiteit van veranderingen toeneemt, wordt architectuur belangrijker. Als enterprise-architect is het belangrijk om de complexiteit inzichtelijk te maken en te reduceren door een optimale samenwerking met en tussen alle stakeholders. De beschreven initiatieven om de besluitvorming en voortgang te verbeteren, versterken deze samenwerking. Zo wordt gebouwd aan de organisatie van morgen en toekomstbestendig onderwijs. De resultaten bij mboRijnland spreken voor zich.

Wil je meer weten over onze aanpak, training of een onderwijsbijeenkomst? In de eventkalender van Arlande staat een overzicht van de geplande onderwijsevents. Graag komen wij met jou in contact. Je kunt ons bereiken via onderstaand contactformulier.  Wij delen graag onze ervaringen; kennis verdubbelt als je het deelt.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in en we brengen je in contact met onze collega's.

 
1 Begin 2 Voltooid