Praktische ingrediënten voor verbonden bedrijfsvoering in het hoger onderwijs

17 februari 2021

Door: Rieks Oosting | Leestijd: 6 minuten.

Maandag 25 januari 2021 organiseerde Arlande samen met de Hogeschool van Amsterdam een digitale rondetafelconferentie met als thema: De maat van jouw succes: “Hoe definieer je de toegevoegde waarde van bedrijfsvoering in relatie tot studentsucces in het hoger onderwijs?” Vanuit de invalshoeken bestuur, onderwijs en bedrijfsvoering werd een toelichting op dit thema gegeven. Aansluitend werd de materie aan de hand van diverse stellingen met de 13 deelnemers vanuit acht hogere onderwijsinstellingen verder verkend.

Allereerst werd er stilgestaan bij de vraag wat er onder bedrijfsvoering moet worden verstaan. Samenvattend: “Het geheel van activiteiten om de kernactiviteiten van een onderwijsinstelling in samenhang uit te kunnen voeren en beter te maken”. Het woord samenhang is hierbij essentieel om tot verbonden bedrijfsvoering te komen.

Wat maakt de rol van bedrijfsvoering zo essentieel op dit moment?

Het onderwijs is continu in beweging; studeren wordt steeds flexibeler en het vele thuiswerken vraagt om een digitale inhaalslag. Dit betekent dat de bedrijfsvoering van een instelling ook diezelfde wendbaarheid moet gaan ontwikkelen. Het onderwijs kenmerkt zich echter door een sterk verzuilde (verticale) aansturing ten aanzien van onderwijs en bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering van een onderwijsinstelling is traditioneel horizontaal georganiseerd als stafdienst. De gezamenlijke doelstellingen zijn echter evident: directeuren willen zich 100% verbinden met de maatschappelijk relevante strategie van de hogeschool, veelal weergegeven in een strategisch meerjarenplan. De vraag komt dan naar voren vanuit welke sturingsdomeinen bedrijfsvoering hierbij kan ondersteunen en aan welke randvoorwaarden moet zijn voldaan. Hierin heeft de stafdienst Bedrijfsvoering een zelfstandige rol te spelen als partner van het onderwijs, om te voorkomen dat er producten worden ontwikkeld die niet in het hier en nu, maar slechts in de toekomst van het onderwijs gebruikt kunnen worden. Het is de kunst om daarbij niet voor of achter te lopen op de vraag vanuit het onderwijs.

Vanuit een primaire reflex op gevraagde veranderingen werkt bedrijfsvoering aan typische SCOPAFIJTH-onderwerpen. De vraag vanuit het onderwijs is primair gericht op onderwijskwaliteit, meer contacttijd, binding met de student en voorkomen van uitval.

Praktische denkrichting als basis voor verbonden bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering zou ingericht moeten zijn vanuit de kerntaken van een onderwijsinstelling. De belangrijkste kerntaken zijn o.a. kennisoverdracht, diplomeren en onderzoek waardoor kenniscirculatie mogelijk wordt. Snel uitgelegd gaat kenniscirculatie over alles wat er in en rondom de klas gebeurt met studenten, docenten en ruimtes. Het logistieke proces moet daarbij precies aansluiten bij de vraag vanuit het primaire proces. Denken vanuit de klas waarbij decanen en bedrijfsvoering behoren tot de keten van waardecreatie, en waarbij het traditionele “wij/zij” denken met bijvoorbeeld communicatie vanuit de eigen terminologie is losgelaten. Hiervoor is ownership vanuit het onderwijs essentieel. De wens tot innovatie is hierbij een mooi vehikel voor gezamenlijke ambitie. Doelmatige besteding van middelen blijft te allen tijde van nature een mogelijke ondersteunende factor om tot verbinding te komen.

Sturingsprincipes

Om te komen tot een verbonden bedrijfsvoering zijn een aantal sturingsprincipes aan te bevelen. Deze principes verdienen continu aandacht. Te denken valt aan onderstaande principes:

  • Consequent verbinding organiseren: door met elkaar na te denken over het instellingsplan en het decanaat en bedrijfsvoering hier permanent bij te betrekken.
  • Ownership en afstemming bij onderwijs & onderzoek: om te voorkomen dat er vanuit bedrijfsvoering producten ontwikkeld worden die niet direct toepasbaar zijn. Hierbij helpt een duidelijke vraagstelling (duiding van de behoefte) vanuit het onderwijs en een partnerrol van bedrijfsvoering.
  • Zelfbewustzijn bij bedrijfsvoering: vanuit bedrijfsvoering moet kritisch mee- en tegen- gedacht kunnen worden. Hoe generieker iets is, des te specialistischer de aansturing ervan. Het aansturen van het team IT benodigd kennis en kunde.

Kansen om tot verbonden bedrijfsvoering te komen

Om hier actief met elkaar aan te werken zijn er voldoende kansen. Het instellingsplan is hier een voorbeeld van om te komen tot grote doelen. De vervolgvraag is wat de specifieke professional dan gaat doen om daar te komen. In de vorm van convenanten (KPI’s niet loslaten!) kan hierop gestuurd gaan worden. Het HOE daarvan is voor de meeste instellingen nog wel een ontdekkingsreis. Een andere kans is de planning/control cyclus uit de corvee sfeer te trekken door het goede transparante gesprek te voeren. Daarnaast is het creëren van een vraag-aanbod arena een belangrijk instrument. Voor een dergelijke arena zijn sterke portefeuillehouders, die met elkaar de scherpte opzoeken, randvoorwaardelijk. In dit overleg dient geïnvesteerd te worden, waardoor de deelnemers in alle openheid de discussie kunnen voeren zonder het gevoel te hebben persoonlijk aangevallen te worden. Innovaties samen vormgeven is misschien wel de mooiste manier om in de ontwerpende modus aan tafel te komen om verbonden bedrijfsvoering te organiseren. “Verbonden bedrijfsvoering gaat niet vanzelf,” aldus één van de deelnemers.

Wat verlangt het onderwijs van bedrijfsvoering?

Het verzorgen van onderwijs vraagt een multidisciplinaire omgeving. Maar wat is dat dan die multidisciplinaire omgeving? Het bestaat uit specialisten die, zonder hiërarchie, bereid zijn om samen te werken met andere disciplines om zo sterker te worden. Het is het vooral samen bouwen met diverse benodigde disciplines die stap voor stap op een iteratieve manier goed onderwijs realiseren in een prettige werksfeer. Een cyclische manier van werken met behulp van prototypes en het scherp krijgen van de vraag helpt hierbij.

Wat mag je als onderwijs verwachten van bedrijfsvoering?

Liefde voor onderwijs, erkenning dat de lead van het ontwerp bij onderwijsexpertise ligt, dat discipline en expertise vanuit bedrijfsvoering ter beschikking wordt gesteld voor beter onderwijs, dat de dialoog gevoerd wordt, dat er actief wordt meegebouwd en dat de benodigde legosteentjes beschikbaar zijn.

En wanneer zijn de legosteentjes bruikbaar? Als ze passen en helpen de doelen te realiseren. Als ze constructief zijn en de onderwijsontwerpers blij zijn. Als ze zorgen uit handen nemen in plaats van zorgen creëren. En als de feedback positief is!

Is dat makkelijk? Nee, dat is niet makkelijk en is ook een zoektocht. Het helpt daarbij wel om de studenttevredenheid als kapstok te nemen en per faculteit maatwerk te creëren.

“Door samen met het onderwijs en op basis van die studenttevredenheidsonderzoeken één backlog te creëren, heb je een praktisch hulpmiddel in handen om de gewenste verbeteringen via prioritering één voor één aan te pakken,” aldus een deelnemer vanuit het primaire proces.

Definiëren van kwaliteit en succes

Is de maat van kwaliteit in het onderwijs hetzelfde als in het bedrijfsleven?

Het onderwijs als primair proces is minder met geld en fte’s bezig. In het onderwijs is men niet gericht op de maximalisatie van het financiële resultaat. Het doel is juist om de beschikbare middelen zodanig in te zetten dat deze maximaal worden benut om doel en missie van de organisatie te bereiken. Kwaliteit van onderwijs (maatwerk) is leidend, maar hoe meten we dat dan? Zijn er goede standaarden? En als de standaarden er zijn, hoe zijn deze dan interpreteerbaar? Hoe meten we, beoordelen we, werken we en ontwikkelen we kwaliteit? Het verband tussen de kwaliteitsknoppen waaraan gedraaid kan worden blijft vaak vaag. Bedrijfsvoering kent vaak harde KPI’s maar hoe wordt deze dan vertaald in studentsucces?

Ook in dezen is samenwerking het sleutelwoord. Kwaliteit kan samen door onderwijs en bedrijfsvoering worden gedefinieerd. Met elkaar gaan voor het meest haalbare waarbij kaders wel nodig zijn en het ownership bij het onderwijs ligt. Alleen dan kan bedrijfsvoering waarde toevoegen en tot verbinding komen en zal direct leiden tot het doelmatig inzetten van de middelen. En dit alles komt rechtstreeks ten goede aan de student, de kennisoverdracht en het onderzoek!

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in en we brengen je in contact met onze collega's.

 
1 Begin 2 Voltooid