Medewerkers betrekken…. Maar dan echt!

10 maart 2020

Door: Lara Schout

Onderwijsinstellingen kiezen steeds vaker voor onderwijs waarin studenten de ruimte krijgen om te experimenteren en oefenen met actuele vraagstukken uit de praktijk. Dit betekent nogal wat voor de processen ondersteunend aan het onderwijs. Om de vernieuwing van het onderwijs goed te laten slagen, is een wendbare en goed georganiseerde onderwijslogistiek noodzakelijk. Maar hoe richt je processen slimmer in en weet je hierin ook de medewerkers enthousiast te krijgen? Lees mee met mijn ervaringen!

Nergens trof ik zulke betrokken medewerkers als binnen het onderwijs. Met een enorm verantwoordelijkheidsgevoel en een groot hart voor de studenten zorgen deze medewerkers er elke dag weer voor dat studenten zich binnen korte tijd kunnen ontwikkelen tot creatieve professionals. Toch voelen veel van de medewerkers zich lang niet altijd serieus genomen. De vele initiatieven beginnen zijn tol te eisen: medewerkers voelen zich niet gehoord, hebben continue het gevoel achter de feiten aan te rennen en gaan niet meer met plezier naar het werk. Zo ook de mensen die ik begeleidde de afgelopen maanden.

Ik vergeet nooit mijn eerste kennismaking met een afvaardiging voorzitters van examencommissies. Meteen vanaf minuut één was hun frustratie voelbaar. Je zag het ze denken: “weer een verandering, nog meer werk op ons bordje….”. Toen ik vroeg naar de knelpunten van de huidige processen, gingen ze er eens goed voor zitten en raakten ze niet uitgepraat. Grappig genoeg veranderde hun houding toen ik hen vroeg mee te denken over mogelijke verbeteringen. Vragende ogen keken mijn kant uit en met moeite kreeg ik een enkeling zover om ideeën te delen met de groep. Was dit hun natuurlijke habitat geworden? Waar was het enthousiasme en de energie voor de student gebleven?

Een aantal weken, en meerdere sessies later, is de sfeer omgeslagen. De projectkamer hangt inmiddels vol met vrolijke flipovervellen vol ideeën en suggesties. Collega’s delen trots hun successen met elkaar en helpen elkaar vooruit als ze twijfelen. De samenwerking tussen examencommissies, opleidingen en ondersteuning is sterk verbeterd en er worden zelfs grapjes over en weer gemaakt. En het belangrijkste: collega’s lachen weer! Hoe dan?

Samenwerking versterken

Hoewel de meeste processen in onderwijsland ketenprocessen zijn, viel mij op dat er – als er al samengewerkt werd – dit vooral binnen teams gebeurde. Hierdoor voelen medewerkers zich niet verantwoordelijk over het hele proces, maar alleen over hun eigen stukje. Bovendien komt, zoals bij alle ketenprocessen, de ellende vaak pas helemaal aan het einde van het proces naar boven. Dit kan anders!

Wat heel goed werkte was het samenstellen van een (pilot)groep, waarbij een afvaardiging van alle betrokken teams aansloot, om sámen een nieuw proces te ontwerpen en te testen. Dit was een representatieve groep, waarbij een balans gezocht was tussen positivo’s en critici. Ik zorgde ervoor dat er begrip was voor de werkzaamheden van alle collega’s, door medewerkers de gevolgen van hun eigen handelen op de rest van het proces te laten inzien en hen bewust te maken van al het werk dat verzet wordt in de keten. Resultaat? De medewerkers waren trots op hun bijdrage aan het nieuwe geheel en voelden zich gehoord en gesterkt door hun collega’s. Hierdoor werden de muren tussen de verschillende teams doorbroken en zochten medewerkers elkaar op, zodat knelpunten al vroeg in het proces op een effectieve manier opgelost konden worden.

Flipovers, flipovers, flipovers…

Oké, je hebt een representatieve groep bij elkaar. En nu? Aan de slag! Drie tips die je altijd kunt gebruiken.

Hulp nodig?

Door de samenwerking tussen de verschillende teams te vergroten en eeuwigdurende overleggen te veranderen in korte interactieve sessies kun je mooie resultaten boeken. Heb jij hulp nodig of wil je graag meer horen over hoe je dit aanpakt? Ik help je graag!

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in en we brengen je in contact met onze collega's.

 
1 Begin 2 Voltooid