De Arlande aanpak geeft grip op projecten in de gemeenten

15 oktober 2019

De Arlande aanpak geeft gemeenten in drie stappen meer grip op projecten, waardoor tijd en geld wordt bespaard en de juiste doelen worden gerealiseerd.

Herkent u dit?

  • Steeds meer projecten?
  • Besturing op de projecten vindt meer ad hoc plaats dan op basis van integrale afwegingen?
  • Een decibel gestuurde projectorganisatie?
  • De afhankelijkheden tussen projecten nemen toe maar zijn beperkt inzichtelijk?
  • Projecten worden gestart zonder zicht op de consequenties?
  • Te weinig medewerkers voor het doorvoeren van alle veranderingen? De waan van de dag regeert!?

Onze aanpak, in drie stappen krijgt u grip

Om de juiste beslissingen te kunnen nemen, is het noodzakelijk om grip te hebben op projecten: welke projecten hebben prioriteit en welke projecten staan nog op de rol? Wat zijn de afhankelijkheden tussen de projecten en wie bepaalt welke projecten gestart of gestopt worden? Besluitvorming wordt steeds complexer en het aantal veranderingen is groter dan ooit. Dit vraagt om meer grip op lopende en toekomstige projecten.

Stap 1: Inzicht geven

Grip begint met inzicht krijgen in wat er is: aan welke projecten wordt gewerkt, welke veranderingen zitten eraan te komen, wie besluit over starten en stoppen van projecten en op basis waarvan worden deze besluiten genomen?

Deze stap resulteert in een transparant overzicht van alle projecten en initiatieven, de voortgang en de daarmee samenhangende onderlinge afhankelijkheden en risico’s.

Stap 2: Besluitvorming organiseren

Essentieel in de tweede stap is het organiseren van een goed besluitvormingsproces voor het starten en stoppen van individuele projecten. Belangrijk hierbij is het vaststellen van de besluitvormingsstructuur (governance); wie, welk platform, neemt welke besluiten over het starten, stoppen en wijzigingen van projecten en initiatieven?

Slimme classificatie van projecten naar type uitvoering en besluitvorming helpen de bureaucratie te verkleinen en effectiviteit in besluitvorming te verhogen. Kleine of eenvoudige projecten kunnen mogelijk volstaan met een ‘lichte variant’ van het besluitvormingsproces.

Met concrete toetsingscriteria wordt de besluitvorming ondersteund om objectieve beslissingen te nemen over starten en stoppen van projecten. Is er voldoende financiële dekking geregeld? Is het project het antwoord op een bepaalde (wettelijke) verplichting of levert het project waarde op voor de organisatie?

Door gebruik te maken van heldere toetsingscriteria kan ieder besluit achteraf ook verantwoord worden. Door de besluitvorming op de juiste manier te organiseren en met de bovenstaande instrumenten te werken, wordt er transparantie en een gezamenlijke waarheid gecreëerd.

Stap 3: Samenhang creëren

Met de derde stap leert een organisatie om samenhang te creëren in het totale portfolio van projecten door slimme inzet van schaarse middelen en door rekening te houden met afhankelijkheden.

Het concreet in kaart hebben van de doelen van de organisatie en de bijdrage van projecten daaraan is een essentieel onderdeel van deze stap!

Daarbij gaat het om het starten van de juiste projecten die een zo hoog mogelijke bijdrage leveren aan deze doelen, of beter nog, die maken dat deze doelen gerealiseerd worden.

Door het benoemen van de doelen en het starten van projecten die daar aan bijdragen creëer je samenhang. Door het prioriteren van de projecten naar de mate van bijdrage en middelenbeslag wordt het optimale ‘projectenportfolio’ bereikt.

Het borgen van eigenaarschap van het projectenportfolio en de daarbij behorende doelen is een belangrijke voorwaarde om deze derde stap te kunnen zetten.

Ook voor uw gemeente valt er veel te winnen met
"Kiezen voor grip"

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in en we brengen je in contact met onze collega's.

 
1 Begin 2 Voltooid