Aanpak
Om te beginnen is het belangrijk om inzicht te krijgen over de functies en processen in de onderneming, de bijbehorende managementaanpak en de knelpunten die hierin optreden. Met interviews, workshops, assesments en desk research komen de grotere kwesties boven tafel, maar vaak ook problemen die relatief snel opgelost kunnen worden. Direct aanpakken van deze quick wins is sterk motiverend voor de medewerkers.
Vervolgens is het zinvol om te kijken naar andere succesvolle bedrijven in dezelfde branche: hoe gaan zij om met hun processen? Waar is winst te behalen? Wat doen zij anders c.q. beter? Deze benchmarking vormt de input om voor de eigen onderneming zinvolle en haalbare Key Performance Indicators (KPI’s) te definiëren.
Maar het gaat niet alleen over meten en weten. Luisteren naar medewerkers en structureel tijd voor ze vrijmaken levert de business intelligence op die bij de medewerkers aanwezig is. Daarom moeten managers leren hun team te coachen en het uitwisselen van kennis te stimuleren.
Een BPI-traject kan alleen succesvol en vlot verlopen als het management daadkracht toont en pragmatisch te werk gaat. Geen halve maatregelen neemt, maar de durf toont om knopen door te hakken. Om in de spiegel te kijken, zelf resultaten te boeken en deze zichtbaar te maken. Dit voorbeeldgedrag straalt uit in de lijn, en geeft de medewerkers vertrouwen en energie. Medewerkers zien dat het BPI-traject een gezamenlijke inspanning is. Daarnaast is het belangrijk om te zorgen voor actie en innovatie: stimuleer medewerkers om op een andere manier naar functies en processen te kijken.
Resultaat
Een BPI traject kan pijnlijk zijn. Het legt immers de zwakke plekken in de organisatie bloot. Maar als het traject standvastig wordt doorlopen, is de winst voor de onderneming en de medewerkers groot. De resultaten van de verschillende bedrijfsprocessen worden meetbaar én voorspelbaar, waardoor sturen en bijsturen veel beter mogelijk is. De kosten komen weer in balans. Managers en medewerkers worden beter aangesproken op hun capaciteiten en groeimogelijkheden. En er wordt een stevig fundament gelegd voor de toekomst, want continue procesverbetering wordt verankerd in de organisatie.
Business Process Improvement referenties