Een project op tijd en binnen budget afronden, met het gewenste resultaat …..? Voor veel projectmanagers is dat helaas nog een utopie. Vaak duren projecten twee maal zo lang als gepland, kosten tweemaal zoveel als begroot en leveren slechts de helft van het gewenste resultaat. Het tweejaarlijkse onderzoek van de Standish Group toont dat keer op keer aan.
Toch is het mogelijk. Een project dat op tijd en binnen budget het gewenste resultaat oplevert. Goede besturing van het projectproces zorgt ervoor dat het projectresultaat een optimale toegevoegde waarde levert aan de bedrijfsvoering. Voorwaarden voor het succes van een project zijn goed projectmanagement (methoden en technieken) en de persoon van de projectmanager (stijl en karakter). De verbindende factor voor dit geheel vormt de staat van dienst, ofwel de ervaring.
Ditzelfde geldt ook voor programmamanagement. Vaak wordt programmamanagement gezien als het aansturen van een samenhangend geheel van projecten dat nodig is om de bedrijfsvisie te implementeren. De programmamanager is verantwoordelijk voor de procesmatige besturing van het programma. Daarnaast neemt hij de organisatie mee in de veranderingen, de risico’s, afhankelijkheden en prioriteiten. Het zijn factoren die elk programma tot een complex proces maken. De programmamanager moet op strategisch niveau met lijnmanagers kunnen praten over de doelstellingen en en wat ervoor nodig is om ze te bereiken.
Wat is er nodig voor succesvol project- en programma-management?
- Een gedegen voorbereiding – dit voorkomt problemen later in het project.
- Heldere opdrachtformulering waarbij met name goed gekeken wordt naar het bedrijfsdoel achter de doelformulering van het project of programma
- Haalbare en meetbare resultaten
- Commitment van het management
- Tijdige en complete communicatie naar alle belanghebbenden
- Methodisch werken zodat opzet en structuur duidelijk zijn
- Reëel verwachtingsmanagement
- Coördinatie van deeltrajecten zodat alle afzonderlijke delen op elkaar aansluiten
- Evaluatie van het programma om de gewenste (tussen)resultaten te toetsen en de leer- en verbeterpunten vast te leggen