Klant
- Het Kadaster zorgt voor betrouwbare gegevens op het gebied van vastgoed en geografie. Het Kadaster dient daarmee de rechtszekerheid in de vastgoedmarkt en levert de basis voor de Nederlandse geo-informatie-infrastructuur. Zij werken klantgericht, kwaliteitsbewust en tegen zo laag mogelijke kosten. Zij zijn een professionele organisatie waarin medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun prestaties en ontwikkeling, waarbij het management hen faciliteert en begeleidt.
- Het Kadaster is een verzelfstandigde overheidsorganisatie met vestigingen in heel Nederland, ruim 2.400 medewerkers en een omzet van circa € 210 miljoen.
- De missie is het tegen zo laag mogelijke kosten dienen van de rechtszekerheid bij het maatschappelijk verkeer in vastgoed (inclusief schepen en luchtvaartuigen), het instandhouden en optimaliseren van geografische basisbestanden en het bevorderen van een optimale informatievoorziening over dit alles aan de samenleving.
- Voor zijn productontwikkeling luistert het Kadaster naar zijn klanten. De doorzettende automatisering schept verwachtingen van snelheid en keuzemogelijkheden: meerdere productvormen, meerdere distributiekanalen, beschikbaarheid los van plaats en tijd, met uitwisselbare en koppelbare gegevens.
- Wist u dat u op Kadaster.nl informatie kunt krijgen over de laatste verkoopprijs van woningen in uw omgeving en ook over uitstaande hypotheken?
- Het hoofdkantoor van het Kadaster is gevestigd in Apeldoorn. In een nieuw gebouw werken ca. 400 IT-ers aan de informatievoorziening en nieuwe projecten. Daar heeft ook het programma PAIS plaatsgevonden.
- Het Kadaster gebruikt SAP als het informatiesysteem voor alle ondersteunende processen, middels de SAP tenzij aanpak.
Aanleiding
- Het Kadaster centraliseert alle administratieve ondersteunende diensten, van de 19 bestaande vestigingen in Nederland, in Apeldoorn. Dit houdt in dat vrijwel al het administratieve ondersteunende personeel in Apeldoorn gaat werken. Dit betreft financiële, personele, ICT en facilitaire afdelingen. Daarnaast zal het aantal vestigingen worden teruggebracht tot ca. 7 locaties.
- Om dit te kunnen uitvoeren is het nodig de processen en informatievoorziening locatieonafhankelijk in te richten.
- Tevens het Kadaster besloten de dienstverlening en efficiency te verbeteren door het invoeren van een Shared Service center voor de volgende diensten: Klantenservices, Interne Services, ICT services en Project Management Services.
- Voor de werkwijze houdt dit in dat alle processen uniform ingericht en uitgevoerd zullen gaan worden
- Het Programma PAIS (Programma Aanpak Interne Services) is opgestart om de Interne Services organisatie locatieonafhankelijk en uniform te laten werken.
- De Interne Services organisatie (ca. 700 mensen) bestaat uit 4 afdelingen: Administratie & Bestuurlijke Informatievoorziening, Management Ondersteuning & Bedrijfsvoering, Facilitaire Zaken en de Kadaster Service Desk.
- Het programma is gestart in januari 2006 en de uiteindelijke Live datum voor de eerste transitie is geworden 21 mei 2007.
- Opdrachtgever voor het programma was de Directeur Services en opdrachtgever voor de Arlande Programmamanager was de Manager van Project Management Services.
Arlande Aanpak
- Tijdens de start van het Programma was het deelplan Interne Services (IS) aanwezig; er was echter nog geen IS management en personeel aanwezig. Kadaster heeft simultaan tientallen aan elkaar gerelateerde projecten lopen. Een Programma aanpak was echter niet gebruikelijk. Daarom is door het Programma, naast uniforme en locatieonafhankelijke processen en (SAP) informatiesystemen, de opstart van de afdeling IS gefaciliteerd.
- In eerste instantie zijn drie projecten opgestart. Omdat duidelijk werd dat samenhang van alle projecten noodzakelijk was voor een integraal resultaat is geleidelijk het Programma PAIS vorm gegeven. Dit bestond uiteindelijk uit 8 projecten conform bijgaand schema.
- Na het formuleren en goedkeuren van de Programmaopdracht is de Stuurgroep en het Programmateam geformeerd. Elk project werd zoals gebruikelijk geleid door een projectmanager en daarnaast werd de businesstrekker verantwoordelijk gesteld voor het verzamelen van de business wensen, het afstemmen met het projectteam en het realiseren van de randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie. Het creëren van draagvlak in de sterk veranderende organisatie en het uniformeren van de processen vanuit de verschillende regio’s was een behoorlijke uitdaging, gezien de zelfstandige besluitvorming in het verleden.
- Het afstemmen van de afhankelijkheden tussen de verschillende projecten werd vormgegeven door 2-wekelijkse Programmateam meetings, waarbij de Projectmanagers en Business Trekkers van alle projecten aanwezig waren. Daarnaast waren het Kadaster SAP cluster, architect, testafdeling en afd. communicatie vertegenwoordigd. Gaandeweg het Programma kreeg deze meeting steeds meer inhoud en resultaat. Daarnaast was er natuurlijk ook rechtsreeks overleg tussen de diverse projectteams en Kadaster specialisten.
- Communicatie over het Programma inclusief de maandelijkse statusrapportage naar alle stakeholders, opvolging van actie en besluitenlijsten, uniforme templates etc . werd verzorgd door het PAIS Programmabureau. De ervaring leert dat dit een full-time klus is voor een Programma Office Manager. Naast de duidelijke (status) communicatie, efficiency in projectuitvoering en focus op een uniforme projectrapportage heeft deze aanpak het voordeel dat de Programmamanager de ‘bovenkant’ van het Programma kan managen en de stakeholders kan informeren.
- Om het noodzakelijke draagvlak in Apeldoorn en in de zeven regio’s te realiseren zijn er 2 rondes van Roadshows gehouden, samen met de IS manager. Dit heeft de basis gelegd voor de opleiding en succesvolle implementatie door de diverse projectteams.
Resultaat
- De IS afdelingen en diverse andere Kadasterprocessen zijn locatieonafhankelijk en uniform ingericht.
- Kadaster heeft een start gemaakt met de invoering van Employee & Manager SelfService (SAP ESS / MSS). Hierdoor wordt de zelfredzaamheid van het personeel en management en de efficiency aanzienlijk verbetert. Hierdoor kunnen de gewenste besparingen in de administratie worden gerealiseerd.
- De tienduizenden mutaties in de Kadaster personeelsgegevens worden nu uniform en binnen afgesproken doorlooptijden gerealiseerd. Door de invoering van het SAP Employee Interaction Center (SAP EIC) is er on-line inzicht in de voortgang en status van deze mutaties. Daarnaast kan de workload verdeeld worden over alle personeelsfunctionarissen, terwijl vroeger de ene regio capaciteit over en de ander tekort kwam.
- Het complete inkoopproces wordt nu door SAP Supplier Relationship Management (SRM) digitaal ondersteund. Dit houdt in dat het inkoopproces veel sneller en efficiënter zal plaatsvinden en kan de status van het inkoopproces door alle SAP gebruikers zelf worden opgevraagd. Daarnaast worden vrijwel alle bezwaren uit de Management Letter van de accountant weggenomen. Door SRM is ook de basis gelegd voor verdergaande professionalisering van Inkoop via self-billing, auctioning e.d.
- Alle Personeelsdossiers zijn digitaal beschikbaar zodat die op elke werkplek geraadpleegd kunnen worden. Daarnaast is het risico van brand, verloren gaan van cruciale dossiers, voorkomen. Hiermee wordt ook het onderhoud en gebruik verbeterd en kunnen uiteindelijk de papieren dossiers worden afgeschaft, wat de nodige besparingen oplevert.
- Er is een op de nieuwe organisatie afgestemde AO/IC beschikbaar.
- De SAP beheerorganisatie is goed vorbereid op het beheren van de diverse nieuwe SAP concepten en systemen
- De Kadaster Service Desk is op de hoogte van de nieuwe processen en systemen, zodat ze de gebruikers optimale service kan verlenen.
- De Facilitaire Processen zijn uniform en zodanig ingericht dat ze centraal kunnen worden aangestuurd en gemanaged en lokaal kunnen worden uitgevoerd, gebruikmakend van Planon als informatiesysteem.
- Het Programma PAIS heeft de resultaten binnen het budget en de uiteindelijke
IS-transitieplanning opgeleverd. Er zijn ca. 4000 mensdagen besteed door ICT en business-mensen - De binnen PAIS opgezette statusrapportage wordt inmiddels gebruikt voor alle Kadaster ICT projecten.
- De opdrachtgever heeft tijdens de evaluatie aangegeven dat hij ‘beretrots’ is op het behaalde PAIS-resultaat.
- In 2008 zal de optimalisatieslag door de nieuwe organisatie kunnen worden ingezet.
- Na de laatste transities die in het 3e kwartaal van 2007 zullen plaatsvinden en een korte stabilisatieperiode kan, na het PAIS tijdperk, de VREE komen.