Een rondetafeldiscussie
In 2009 en begin 2010 heeft Arlande zes PPM klantevents gehouden, met deelname van zo’n 50 managers van een 30-tal van onze relaties. Als format is gekozen voor een rondetafeldiscussie met een beperkte groep deelnemers die direct betrokken zijn bij de invoering van PPM in hun eigen organisatie. Dit resulteerde in diepgaande discussies over de succesfactoren om PPM stap voor stap te implementeren.
Verschillende vragen die vaak de aanleiding zijn om met PPM te starten zijn: Welke projecten dragen het meeste bij aan de strategie? Wat doen we met projecten die uitlopen en meer kosten? Hoe gaan we slim om met kritische resources? En: Hoe organiseren we besluitvorming over projecten? Daarnaast blijkt uit de ervaringen van de deelnemers dat een organisatie zich ervan bewust moet zijn dat PPM invoeren een veranderproces is dat impact heeft op de besluitvorming en hoe medewerkers met elkaar omgaan. Die impact moet gemanaged worden, anders kan het project al stranden tijdens de implementatiefase. Een belangrijk deel van de discussie ging dan ook over: Hoe krijgen we PPM echt werkend?
Om de discussie in goede banen te leiden is als definitie van PPM gegeven dat dit het proces is voor het bepalen van een optimale set van projecten die maximaal waarde toevoegen aan de organisatie. Kortom: zorgen dat de organisatie de juiste projecten doet en blijft doen.
De aanleiding om PPM in te voeren kan zijn:
- Regie krijgen over de implementatie van de strategie
- Behoefte aan inzicht in bijdrage van projecten aan de bedrijfsstrategie
- Behoefte om de portfolio met projecten te managen
- Behoefte om objectieve afwegingen te maken welke projecten prioriteit krijgen
- Behoefte om meer grip op de portfolio te krijgen
- Behoefte aan resourcemanagement
- Behoefte aan inzicht tussen projecten
- Behoefte aan eenduidige (financiële) planning en rapportage
- Behoefte aan tool.
Tijdens de klantevents is door de deelnemers ook toegelicht hoe en in welke mate PPM in hun organisatie is ingevoerd. Een korte opsomming van deze ervaringen:
- Resultaten zijn zeer verschillend. Het is mogelijk om goede resultaten te boeken in een half jaar
- Indien de doelen van PPM niet goed zijn vastgesteld leidt dit tot een lastige implementatie
- PPM blijkt meer impact te hebben op cultuur dan verwacht
- De relatie met het projectmanagementproces moet optimaal worden ingeregeld wil je succesvol zijn
- De alignment met de strategie kan lastig zijn als je de beoordelingscriteria van projecten niet goed kunt vaststellen en transparant maken
- Een geleidelijke groei naar een volwassen PPM is noodzakelijk. Doe het stap voor stap.
De discussies zijn door de deelnemers als zeer positief ervaren vanwege de unieke manier om met geïnteresseerden van gedachten te kunnen wisselen. In 2010 gaat Arlande dan ook door met het organiseren van PPM klantevents. Nu ook met enkele verdiepingssessies, bijvoorbeeld over processen en systemen, over sturen op baten en businesscases en over het realiseren van een cultuuromslag met PPM.
Indien u geïnteresseerd bent kunt u dit aangeven en zich hiervoor inschrijven.