Klant
Onderwijsinstelling: Grootste HBO instelling in Nederland met 40.000 studenten en 3.000 medewerkers.
Aanleiding 1: pakketselectie en implementatie Document Management pakket
- Behoefde om een generiek document management pakket te gebruiken ter ondersteuning van recentelijk gecentraliseerde bedrijfsfuncties
- Centralisatie van financiële en HRM functies naar Shared Service Centers heeft tot een nieuw informatievoorzienings-model geleid: centraal documentbeheer en gecontroleerde decentrale toegang
- Uitgangspunt is dat het te selecteren pakket in de toekomst veel breder toegepast zal worden, voor o.a. document management tbv alle studenten
- Licentieovereenkomsten moeten geschikt zijn voor gebruik door alle medewerkers en studenten
Aanleiding 2: pakketselectie en implementatie Cursusadministratie pakket
- Het commerciële onderdeel van de onderwijsinstelling dat voornamelijk kortdurende cursussen en training levert wil standaardisatie van processen en een hogere efficiency bereiken
- Door een recente grootschalige fusie zijn de werkwijzen, processen en de vastlegging ervan zeer divers
- Een nieuw standaardpakket voor deze specifieke gedecentraliseerde bedrijfsfunctie wordt gezien als hulpmiddel en breekijzer om de doelstellingen te bereiken
Arlande aanpak
Arlande productselectieproces binnen een Prince2 projectraamwerk:
- Focus op doeltreffende selectie en implementatie
- Proven templates en Best Practices toegepast
- Besluitvorming en aansturing doorzichtig
- Maximale betrokkenheid met minimale inzet
- Leveranciers, als deskundigen, nemen een trekkersrol onder regie van de opdrachtgever
- Realistische planning en verwachtingen
- Kosten altijd helder
Resultaat:
- Productselectie- en implementatie-aanpak met bijbehorende templates bij onderwijsinstelling als standaardproces voor toekomstige selectietrajecten geïmplementeerd
- Document- en Records-Management pakket inclusief Document-Workflow geselecteerd en geïmplementeerd. Succesvolle toepassingsimplementaties voor HRM (personeelsdossiers), financiën (inkoopfacturen) en studentenadministratie (studentendossiers) uitgevoerd
- ERP Cursusadministratiepakket geselecteerd en succesvol geïmplementeerd. Functionaliteit omvat o.a.: CRM, verkoopondersteuning, planning, boeking, certificaat-productie en financiële afhandelingen. Dataconversie, training en beperkt maatwerk maken hiervan onderdeel uit